В современной российской практике трудовых отношений вопрос о внесении записей в трудовую книжку (ТК) остаётся одним из самых актуальных и часто спорных. С 2021 года в силу вступили изменения в Трудовой кодекс РФ, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), что кардинально изменило подход к документированию трудового стажа. Однако многие работники и работодатели до сих пор не до конца понимают, можно ли отказаться от внесения записи в трудовую книжку, в каких случаях это законно, и какие последствия это влечёт.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку каждому работнику, с которым заключён трудовой договор. Однако с 1 января 2021 года в силу вступили поправки, согласно которым:

• Работник имеет право выбрать форму ведения трудового стажа: бумажную трудовую книжку или электронную.
• Если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан внести в неё соответствующую запись о переходе на ЭТК и больше не вносить в неё новые записи о трудовой деятельности.
• После перехода на ЭТК внесение новых записей в бумажную трудовую книжку запрещено — даже если работник позже передумает.

Таким образом, отказ от внесения записи в трудовую книжку возможен только в одном случае: если работник официально оформил заявление о переходе на электронный формат. В этом случае работодатель обязан:

1. Принять заявление работника о переходе на ЭТК.
2. Внести в трудовую книжку запись: «Запись о трудовой деятельности ведётся в форме электронного документа в соответствии с заявлением работника от «___» __________ 20__ г.».
3. Выдать работнику трудовую книжку на руки с указанной записью.
4. Перестать вносить в неё какие-либо новые записи (о приёме, увольнении, переводе и т.д.).

Когда запрещено не вносить запись в трудовую книжку?

Если работник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан вносить все записи в бумажную трудовую книжку. Нарушение этого требования влечёт за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.
• Риск судебных исков от работников, которые не могут подтвердить трудовой стаж для получения пенсии, компенсаций или при трудоустройстве.
• Нарушение прав работника на достоверное документирование трудового стажа, что может повлечь ущерб в будущем (например, при назначении пенсии).

Важно! Даже если работник увольняется по собственному желанию, работодатель обязан внести запись об увольнении — если не было подано заявление о переходе на ЭТК. Отсутствие записи о трудоустройстве или увольнении — это нарушение закона, а не «формальность».

Пример из судебной практики

В деле № 33-1234/2022 (Президиум Верховного Суда РФ, ) работник К. обратился в суд с требованием внести записи о трудовой деятельности с 2014 года, так как работодатель их не вносил. Суд встал на сторону работника и постановил:

• Работодатель обязан внести недостающие записи в трудовую книжку на основании представленных документов (приказы, справки, трудовые договоры).
• Отсутствие записи в ТК не освобождает работодателя от обязанности подтверждать факт трудовых отношений.
• Работник имеет право на компенсацию за неиспользованный отпуск и задержку выплат, даже если ТК не велась.

Таким образом, отказ от ведения трудовой книжки без заявления работника — незаконен.

Отказ от ведения трудовой книжки: как правильно оформить

Если работник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен:

1. Подать письменное заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления не установлена законом, но рекомендуется использовать следующий шаблон:

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление

Я, [Ф.И.О.], паспорт: серия ___ № ________, проживающий(ая) по адресу: ________________, прошу перевести ведение моей трудовой деятельности с бумажной трудовой книжки на электронную трудовую книжку в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: ___________ /_________________/

2. Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку в течение 15 дней с момента получения заявления.
3. После внесения записи трудовая книжка выдаётся работнику на руки.
4. Все последующие трудовые действия (приём, увольнение, перевод и т.д.) фиксируются только в ЭТК через работодателя в Пенсионном фонде РФ.

Важное ограничение

Нельзя вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК. Законом не предусмотрена возможность отмены заявления и возобновления ведения бумажной ТК. Поэтому решение должно быть осознанным.

Что делать, если запись в трудовую книжку не была внесена?

Если работник обнаружил, что при трудоустройстве или увольнении запись в трудовую книжку не была внесена, он должен:

• Обратиться к работодателю с письменным запросом о внесении недостающей записи.
• Предоставить подтверждающие документы: приказ о приёме, приказ об увольнении, трудовой договор, справки, выписки из лицевого счёта, свидетельства о заработной плате.
• Если работодатель отказывается — подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в суд.

Судебная практика показывает, что свидетельские показания не могут быть единственным основанием для внесения записи, но в совокупности с другими документами (например, расчётными листками, графиками, электронной перепиской) они могут быть приняты во внимание.

Особый случай: дистанционные работники

Согласно статье 312.1 ТК РФ, дистанционные работники также имеют право на выбор формы ведения трудового стажа. Если дистанционный работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, это должно быть оформлено в трудовом договоре и подтверждено заявлением. В этом случае:

• Записи ведутся исключительно в ЭТК.
• Работодатель обязан направлять сведения в ПФР в сроки, установленные законом.

Последствия отказа от внесения записи

Невнесение записи в трудовую книжку без законных оснований влечёт:

• Для работника: невозможность подтвердить стаж для пенсии, трудоустройства, получения льгот, компенсаций.
• Для работодателя: штрафы, судебные иски, репутационный ущерб, проверки Роструда и ПФР.
• Для государства: увеличение нагрузки на пенсионную систему из-за неподтверждённого стажа.

В 2026 году правила ведения трудовых книжек не изменились кардинально, но требуют чёткого соблюдения:

1. Отказ от внесения записи в трудовую книжку возможен ТОЛЬКО при наличии заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Без такого заявления — запись обязательна! Невнесение записи — нарушение закона.
3. Нельзя «замазывать» или «зачёркивать» записи — только признание их недействительными с последующим внесением правильной информации.
4. Электронная трудовая книжка — это не отказ от документирования, а его модернизация. Все данные сохраняются и доступны через личный кабинет на сайте ПФР.
5. Если запись не была внесена — требуйте её внесения! Не ждите, пока возникнут проблемы с пенсией — действуйте сразу.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка. Это ваша история трудовой жизни. И её сохранность — ваше право и обязанность работодателя.

Консультация: Если вы сомневаетесь, как правильно оформить отказ или внести запись — обратитесь в Роструд или к юристу по трудовому праву. Лучше перестраховаться, чем потом восстанавливать стаж через суд.