В современной России трудовая книжка (бумажный или электронный формат) остаётся главным документом, подтверждающим трудовую историю работника. Однако закон допускает возможность отказа от ведения бумажной трудовой книжки. В статье рассмотрим, какие права есть у сотрудника, какие обязанности у работодателя и как правильно оформить отказ от записи в трудовой книжке.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие данный вопрос:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
- Статья 66.1 – порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) и отказ от бумажного формата.
- Статья 312.2 – обязательность ведения трудовой книжки, если это предусмотрено законом.
- Постановление Правительства РФ от № 1999 «Об утверждении порядка перехода на электронную трудовую книжку».
- Приказы Минтруда РФ, разъясняющие порядок оформления отказа от записи в бумажной трудовой книжке (например, Приказ № 2н от ).
Что значит «отказ от записи в трудовой книжке»?
Отказ может проявляться в двух формах:
- Отказ от ведения бумажной трудовой книжки – сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на электронный формат (ЭТК) или о полном отказе от бумажного учёта.
- Отказ от конкретной записи – работник отказывается ставить подпись в трудовой книжке при оформлении увольнения, перевода, повышения и т.п.
Права и обязанности сотрудника
- Сотрудник имеет право в любой момент подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
- Если работник отказывается от бумажного формата, он обязан оформить заявление об отказе и передать его работодателю.
- Отказ от подписи в трудовой книжке не освобождает работника от выполнения трудовых обязанностей, но требует от работодателя оформить акт об отказе от подписи.
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Принять заявление сотрудника и оформить его в письменной форме.
- Составить акт об отказе от записи (или подписи) в присутствии сотрудника и, желательно, двух свидетелей (или представителя профсоюза).
- Внести в электронную трудовую книжку (ЭТК) все сведения, которые в противном случае фиксировались бы в бумажной книге.
- Сохранить копию заявления и акта в личном деле сотрудника (не менее 5 лет).
- При необходимости предоставить сотруднику справку о трудовой деятельности (СТД‑Р) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Как правильно оформить отказ от записи
Заявление сотрудника
Образец заявления (бумажный формат):
Заявление Я, _______________ (ФИО, должность, табельный номер), прошу перевести меня на электронную трудовую книжку (ЭТК) / отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки.
Акт об отказе от подписи в трудовой книжке
Образец акта:
Акт г. ____________ «___» ___________ 20__ Мы, нижеподписавшиеся: ______________________ (ФИО работодателя, должность); ______________________ (ФИО сотрудника); ______________________ (ФИО свидетеля/представителя профсоюза), составили настоящий акт о том, что сотрудник ______________________ (ФИО) отказывается ставить подпись в трудовой книжке при оформлении __________ (указать действие: увольнение, перевод, повышение и т.д.). Сотрудник подтверждает, что ознакомлен с последствиями отказа и согласен, что запись будет сделана в электронном виде (ЭТК) или в виде справки СТД‑Р. Подписи: Работодатель: ___________ Сотрудник: ___________ Свидетель: ___________
Внесение сведений в ЭТК
После получения заявления работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в электронную трудовую книжку через портал ЭТК. При этом в поле «Примечание» указывается: «Отказ от ведения бумажной трудовой книжки – заявление от «___»____2026».
Что делать, если сотрудник отказывается от записи, а работодатель ведёт только электронные трудовые книжки
- Убедиться, что у сотрудника есть электронный профиль в системе ЭТК.
- Попросить сотрудника подписать заявление о переходе на ЭТК (если он ещё не сделал этого).
- Если сотрудник отказывается от любой формы записи, оформить акт об отказе и хранить его в личном деле.
- В случае проверки трудовой инспекции предоставить:
- Копию заявления/акта;
- Скриншоты/отчёты из системы ЭТК, подтверждающие наличие сведений о трудовой деятельности.
Судебная практика
Судебные решения подтверждают, что:
- Отказ сотрудника от подписи в трудовой книжке не считается нарушением ТК РФ, если оформлен акт об отказе (см. Гарант.ру, 2025‑12‑24).
- Работодатель обязан уведомить сотрудника о необходимости передачи трудовой книжки, но не может принудительно заставить его подписать запись (см. Гарант.ру, 2025‑12‑24).
- В случае отсутствия бумажной трудовой книжки и наличия только ЭТК, запись в электронном виде считается законной и имеет ту же юридическую силу (см. КонсультантПлюс, 2022).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли работник отказаться от записи в трудовой книжке полностью?
Да, если он подаёт письменное заявление о переходе на электронный формат или об отказе от бумажной книги. Работодатель обязан оформить акт и вести сведения в ЭТК.
Что происходит, если сотрудник не предоставил трудовую книжку при приёме на работу?
Работодатель вносит запись в электронную трудовую книжку и выдаёт сотруднику справку СТД‑Р. При этом в личном деле фиксируется факт отказа от предоставления бумажной книги.
Нужно ли вносить запись об увольнении, если сотрудник отказался ставить подпись?
Запись в бумажной трудовой книжке не делается, но в ЭТК вносится соответствующая запись. При этом в личном деле сохраняется акт об отказе от подписи.
Как долго хранится акт об отказе?
Акт хранится в личном деле сотрудника не менее 5 лет после окончания трудовых отношений, в соответствии с требованиями ТК РФ.
Может ли работодатель отказать в приёме на работу сотруднику, который отказывается от бумажной трудовой книжки?
Отказ в приёме невозможен, если сотрудник предоставляет альтернативные сведения о трудовой деятельности (ЭТК или справку СТД‑Р). Закон обязывает работодателя принимать такие документы.
- Всегда уточняйте у нового сотрудника, в каком формате он желает вести трудовую книжку.
- Подготовьте шаблоны заявления и акта об отказе – это ускорит процесс оформления.
- Обучайте кадровый персонал работе с порталом ЭТК и правильному оформлению актов.
- Храните все документы (заявления, акты, справки) в личных делах сотрудников в соответствии с требованиями ТК РФ.
- В случае сомнений консультируйтесь с юристом или обращайтесь в региональную инспекцию труда.
Отказ сотрудника от записи в трудовой книжке – не препятствие для законного оформления трудовых отношений. Главное – правильно оформить заявление, составить акт и своевременно внести сведения в электронную трудовую книжку. При соблюдении этих простых правил работодатель защищает себя от претензий трудовой инспекции и сохраняет прозрачность трудового стажа своих сотрудников.