В 2026 году вопрос о записи в трудовой книжке стал особенно актуален. Многие работники решают перейти на электронный формат, а работодатели иногда сталкиваются с отказом от ведения бумажной книги. Ниже – подробный разбор правовых норм, процедур и возможных последствий.
Нормативная база
Основные правовые акты, регулирующие вопросы ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, ст. 81, ст. 84)
- Федеральный закон № 178‑ФЗ «О страховании от несчастных случаев при работе»
- Постановление Минтруда РФ № 69 от
- Постановление Правительства РФ № 439‑ФЗ от (право отказа от бумажной формы)
- Письменные разъяснения ПФР и Минтруда (см. материалы 2023‑2026 гг.)
Ключевые положения Трудового кодекса
Согласно ст. 62 ТК РФ, трудовая книжка – документ, фиксирующий периоды работы сотрудника. Запись в ней вносится только при:
- Приёме на работу;
- Переводе, изменении условий труда;
- Увольнении (при условии, что увольнение не является недействительным).
С 1 января 2021 года вводятся новые правила, однако для сотрудников, принятых ранее, действует переходный период.
Возможность отказа от записи
Работник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти полностью на электронный формат. Законодательство позволяет этому выбору пользоваться:
- Федеральный закон № 439‑ФЗ – позволяет полностью отказаться от бумажной формы.
- Постановление Минтруда от № 69 – предусматривает отмену записи, если она признана недействительной.
При этом работодатель обязан:
- Получить от сотрудника заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
- Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору;
- Сообщить об изменении в Пенсионный фонд РФ (для последующего внесения сведений в ЕИСОТ).
Как оформить заявление
Образец заявления (пример):
«Я, ______________________ (ФИО), прошу работодателя не вносить запись о моём трудовом стаже в бумажную трудовую книжку и перевести все сведения об работе в электронный формат. Подпись: ______________________
Заявление передаётся в отдел кадров или в HR‑отдел.
Последствия отказа от записи
Отказ от записи в бумажной книжке имеет несколько юридических последствий:
- Отсутствие записи в бумажном виде не означает отсутствие сведений в электронных системах (ЕИСОТ, ПФР).
- Работодатель обязан сообщить в ПФР о переходе сотрудника на электронный формат в течение 30 дней.
- Если запись уже была сделана, но сотрудник её отменил, то в книжке вносится запись об отмене (см. Постановление № 69).
Признание записи недействительной
В случае, когда запись о работе была внесена ошибочно или противоречит закону, её можно признать недействительной. Для этого:
- Подготовляется акт о признании записи недействительной (пример – Постановление Минтруда от № 69).
- Работодатель выдаёт сотруднику дубликат трудовой книжки без ошибочной записи.
- Запись удаляется из электронных реестров только по решению суда или по решению ПФР.
Как вести учёт, если сотрудник отказался от бумажной формы
После получения заявления и оформления дополнительного соглашения, работодатель переходит к ведению учётных данных в электронном виде. Ниже – пошаговая инструкция:
- Создание электронного профиля в системе ПФР/ЕИСОТ.
- Передача сведений в ПФР в течение 30 дней после заявления.
- Обновление внутренних баз данных (1С, «Бухгалтерия Salary», и т.п.).
- Подтверждение получения сотрудником электронного подтверждения (PDF‑отчет, подпись).
Важно помнить, что запись в бумажной книжке не вносится, однако все сведения о стаже сохраняются в электронных реестрах и учитываются при расчёте пенсии, больничных и других выплат.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли полностью удалить уже сделанную запись? – Нет, запись нельзя «удалить», её можно лишь признать недействительной и оформить отмену.
- Что делать, если работодатель отказывается внести запись? – Сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд (ст. 62 ТК РФ).
- Нужна ли запись в книжке, если сотрудник работает менее 5 дней? – По закону запись не требуется, если трудовой договор оформлен как временный и срок менее 5 дней.
- Как оформить вкладыш в бумажной книжке? – При окончании страниц в основной книжке вкладыш оформляется штампом, указывается серия и номер, продолжение нумерации.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать конфликтов и юридических рисков, рекомендуется:
- Заранее подготовить образцы заявлений и дополнительных соглашений.
- Вести единый реестр электронных записей, доступный как для HR, так и для бухгалтерии.
- Регулярно сверять данные с ПФР и Минтрудом, чтобы своевременно вносить коррективы.
- Обучать менеджеров и HR‑специалистов новым требованиям (особенно в 2026 году, когда меняются формы отчетности).
- При возникновении спора – сразу обращаться в консультацию к юристу, чтобы избежать судебного разбирательства.
Отказ сотрудника от записи в трудовой книжке – законный и всё чаще используемый способ перехода на электронный формат учёта. Главное – соблюдать установленные процедуры:
- получить письменное заявление;
- оформить дополнительное соглашение;
- сообщить в ПФР и обновить внутренние базы;
- при необходимости признать запись недействительной и оформить отмену.
Только при строгом соблюдении этих шагов обе стороны смогут избежать недоразумений, связанных с пенсионным расчётом, больничными и другими выплатами.
Автор: юридический аналитик, 22 мая 2026 г.