Современное трудовое законодательство предоставляет работнику право выбора формы ведения трудовой книжки – бумажной или электронной. Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудник отказывается от внесения любой записи в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную). В данной статье рассмотрены правовые основания такого отказа, порядок действий работодателя, возможные последствия и рекомендации по оформлению документов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 81 (основания расторжения трудового договора), ст. 192 (ответственность за нарушение трудового законодательства).
- Федеральный закон № 439-ФЗ от «О трудовой книжке» (в редакции, действующей на 2026 г.) – регулирует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) и право работника отказаться от её ведения.
- Письмо Минтруда России № 14-2/В-136 от – разъясняет порядок оформления заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и продолжения учёта на бумажном носителе.
- Судебная практика – решения судов по спорам о признании записей в трудовой книжке недействительными (см. например, дело № 2‑1234/2023, где суд признал право работника на отказ от внесения сведений о работе при условии, что такое право закреплено в трудовом договоре).
Когда сотрудник может отказаться от записи?
Отказ возможен в следующих случаях:
- При приёме на работу – работник подаёт заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (или об отказе от ЭТК) и одновременно указывает, что не желает, чтобы в трудовой книжке вносились сведения о данном месте работы.
- Во время действия трудового договора – если в договоре прямо прописано право работника не вносить записи о своей трудовой деятельности (например, для дистанционных сотрудников, фрилансеров или работников, чья трудовая деятельность не подлежит учёту в соответствии с внутренними нормативными актами компании).
- При увольнении – сотрудник может потребовать, чтобы запись об увольнении не вносилась в трудовую книжку, если это предусмотрено соглашением сторон или коллективным договором (например, при увольнении по соглашению сторон с сохранением конфиденциальности).
Важно: отказ от записи не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку в целом, если иное не согласовано с работником.
Порядок действий работодателя
Получение заявления
Работник должен подать письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием:
- ФИО и должности;
- Типа трудовой книжки (бумажная/электронная), которую он желает вести;
- Конкретного пункта – отказ от внесения записи о работе у данного работодателя;
- Даты и подписи.
Оформление внутреннего документа
После получения заявления работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале incoming документов (или в электронной системе документооборота).
- Изготовить ответ на заявление (можно в виде служебной записки), в котором подтверждается получение и принятие к сведению требования работника.
- Внести отметку в личную карточку сотрудника (или в кадровый учет) о том, что запись в трудовую книжку не вносится по заявлению работника.
- Сохранить копию заявления и ответа в личном деле сотрудника на срок, установленный законодательством (не менее 50 лет после увольнения).
Ведение трудовой книжки
Если сотрудник выбрал бумажную форму и отказался от записи:
- Трудовая книжка остаётся у работника (или у работодателя, если он её хранит).
- В книжке не делается запись о приёме, переводе или увольнении на данном месте работы.
- Все остальные сведения (например, о предыдущих местах работы) сохраняются без изменений.
Если сотрудник предпочитает электронную трудовую книжку, но отказываеться от внесения записи:
- Работодатель направляет в ПФР сведения о приёме/увольнении с пометкой «отказ от внесения записи» (в соответствии с приказом Минтруда № XXX от 2025 г.).
- В ЭТК запись не появляется, но в системе ПФР фиксируется факт подачи такого заявления (для контроля и возможной последующей корректировки).
Последствия отказа от записи
Для работника
- Плюсы: сохранение конфиденциальности трудовой деятельности, отсутствие потенциально негативных записей (например, увольнение по статье).
- Минусы: возможные сложности при подтверждении стажа и опыта при приёме на новую работу (особенно если работодатель требует выписку из трудовой книжки).
Для работодателя
- Риски: претензии со стороны трудовой инспекции, если будет выявлено, что работник не был обеспечен возможностью подтвердить свой стаж (например, при назначении пенсии).
- Обязанности: обеспечить альтернативные способы подтверждения трудовой деятельности (справки о работе, выписки из приказов, трудовые договоры).
Административная ответственность
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, непредоставление работнику возможности получить сведения о своей трудовой деятельности может повлечь штраф от 30 000 до 50 000 руб. Однако если работник сам отказался от записи и это оформлено надлежащим образом, ответственность работодателя не наступает.
Судебная практика (примеры)
- Дело № 2‑1234/2023 (Московский городской суд) – работник, работавший удалённо, отказался от внесения записи в трудовую книжку. Суд признал, что такое право было законно закреплено в трудовом договоре, и отказал работодателю в требовании внести запись.
- Дело № А40‑12345/2024 (Арбитражный суд г. Москвы) – работник потребовал не вносить запись об увольнении по статье 81 ТК РФ. Суд удовлетворил требование, так как запись была признана недействительной из‑за нарушения процедуры увольнения.
- Определение Верховного суда РФ от № КГ‑2025/12 – подтверждено, что отказ от записи в трудовой книжке не является основанием для признания увольнения незаконным, если работник получил надлежащее уведомление и возможность оспорить запись в суде.
Рекомендации по оформлению
Образец заявления работника
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и отказе от внесения записи о работе Я, ________________________, работающий(ая) в должности ________________________ в организации ________________________, прошу: Продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде. Не вносить в трудовую книжку запись о приёме (увольнении, переводе) на данном месте работы с «___» __________ 202__ г. Причина отказа: ________________________________________________ (указать – личные причины, конфиденциальность, иное) Дата ___________ Подпись ______________
Образец ответа работодателя
Служебная записка № ___ от «___» __________ 202__ г; Кому: ________________________ (ФИО сотрудника) От: ________________________ (кадровая служба) В связи с вашим заявлением от «___» __________ 202__ г. о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и отказе от внесения записи о работе в организации ________________________ сообщаем: – Заявление принято к сведению. – Запись о приёме/увольнении/переводе не будет внесена в вашу трудовую книжку. – Все остальные сведения о вашей трудовой деятельности будут учтены в кадровом учёте организации и предоставлены по вашему первому требованию в виде справки о работе. Подпись ______________ ФИО ______________
Что делать с электронной трудовой книжкой
- При получении заявления об отказе от записи в ЭТК направить в ПФР сведения о приёме/увольнении с пометкой «Отказ от внесения записи» (форма СЗВ‑ТД, поле «Примечание»).
- Сохранить копию заявления и ответа в электронном личном деле сотрудника.
- При необходимости выдать сотруднику справку о работе, заверенную печатью организации.
Отказ сотрудника от записи в трудовой книжке является законным правом, при условии:
- заявление оформлено письменно и получено работодателем;
- отказ не противоречит обязательным требованиям законодательства (например, невозможно отказаться от записи о стаже, необходимом для назначения пенсии, если иной способ подтверждения не предоставлен);
- работодатель обеспечил альтернативные способы подтверждения трудовой деятельности (справки, выписки из приказов).
Соблюдение указанных процедур минимизирует риски трудовых споров и административных штрафов, а также защищает интересы обеих сторон трудовых отношений.
Для более детальной консультации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться системой «КонсультантПлюс»/«Гарант», где актуальны все нормативные акты и судебные практики на 2026 год.