Отказ работника от получения трудовой книжки – ситуация, с которой сталкиваются многие организации․ Правильное обращение с этим вопросом защищает работодателя от возможных споров и штрафов․ Ниже изложены пошаговые действия, правовые основания и рекомендации, основанные на актуальной практике 2025‑2026 годов․
Правовая основа
Статья 80 ТК РФ и пункт 1 статьи 47 ТК РФ предписывают, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (или её копию) и иные документы, связанные с окончанием трудовых отношений․ Если работник отказывается её принимать, работодатель обязан оформить соответствующее уведомление․
Также важно помнить, что в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Закона № 27‑ФЗ (о страховых взносах) копию приказа об увольнении необходимо передать в СФР не позднее следующего рабочего дня․
Что говорит Трудовой кодекс
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения․
- Если работник отказывается, работодатель должен зафиксировать отказ в письменной форме․
- Отказ не освобождает работодателя от обязанности сохранить документ и предоставить его по требованию работника в будущем․
Пошаговый алгоритм действий
- Оформление письменного уведомления о невозможности выдачи трудовой книжки в день увольнения․ В уведомлении указываются:
- ФИО работника;
- Дата увольнения;
- Ссылка на статью 80 ТК РФ;
- Сведения о том, что работник отказался от получения документа․
- Сохранение копии приказа об увольнении и всех сопутствующих документов (справка 2‑НДФЛ, выписка из трудовой книжки и т․д․)․
- Запись в трудовой книжке должна отражать:
- Порядковый номер записи;
- Дата увольнения;
- Причину увольнения (например, «Уволен по сокращению штата работников организации»);
- Дата и номер приказа․
- Отправка копии трудовой книжки по почте или иным способом, указанным в заявлении работника, если он дал согласие․
- Уведомление работника о последствиях отказа – в т․ч․ о том, что документ будет храниться у работодателя до момента, пока работник не подаст запрос․
- Регистрация отказа в журнале кадрового учёта для последующего контроля․
Какие документы нужно оформить
В процессе работы с отсутствующей трудовой книжкой следует подготовить следующие документы:
- Приказ об увольнении (или распоряжение) с указанием даты и причины увольнения․
- Справка 2‑НДФЛ о доходах и удержанных налогах․
- Выписка из трудовой книжки (если она уже частично заполнена)․
- Письмо‑уведомление о невозможности выдачи трудовой книжки в день увольнения․
- Копия приказа о переводе или увольнении, если она была оформлена․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022, запись об увольнении делается по следующей схеме:
- В графу 1 – ставится порядковый номер записи․
- В графу 2 – указывается дата увольнения (например, )․
- В графу 3 – вносится запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ» (или другая причина, если применимо)․
- В графу 4 – указывается дата и номер приказа․
Если работник ушёл по собственному желанию, в графе 3 следует указать «Уволен по собственному желанию» и сослаться на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ․
Что делать, если работник всё равно не берёт трудовую книжку
В такой ситуации работодатель обязан:
- Сохранить документ в архиве организации (обычно срок – 5 лет)․
- При необходимости предоставить копию по запросу работника, даже спустя годы․
- Уведомить работника о возможности отправки копии по почте или электронной почте․
- В случае спора в суде иметь возможность доказать, что документ был готов к выдаче и что работник отказывался от его получения․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплатить компенсацию вместо выдачи трудовой книжки?
Нет․ Трудовой кодекс прямо требует выдачи документа, а не финансовой компенсации․ Компенсация может быть предусмотрена только в случае иных законных оснований (например, при нарушении срока выплаты заработной платы)․
Как оформить запись в электронной трудовой книжке?
Для электронных форм следует использовать форму ЕФС‑1, где в подразделе 1․1 указываются сведения об увольнении․ Отправка в СФР должна быть выполнена не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
Что делать, если работник потерял трудовую книжку и теперь отказывается её получать?
В этом случае работодатель может выдать копию трудовой книжки, озаглавив её как «Копия»․ При этом в копии указываються отметка о том, что оригинал был выдан, но не принят․ Копию также следует сохранить в архиве․
Отказ работника от получения трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанностей, предусмотренных ТК РФ․ Правильное оформление документа, своевременное уведомление и сохранение всех связанных бумаг позволяют избежать юридических рисков и обеспечить соблюдение трудового законодательства․
Помните, что в любой момент работник имеет право запросить копию своей трудовой книжки, и ваша организация должна быть готова предоставить её в установленные сроки․