Дата актуализации: 20:06:13 ()․

При расторжении трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку (или справку о её отсутствии) в день увольнения․ Однако иногда сотрудник не появляется за документом․ В такой ситуации важно знать, какие права и обязанности возникают у обеих сторон, как оформить отсутствие выдачи и какие последствия могут наступить․

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 84․1 устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения․
• Если книжка ведётся в электронном виде, нормы ст․ 66 и 66․1 ТК РФ применяются к электронной трудовой книжке (ЭТК)․
• При отказе работника получить документ, работодатель должен зафиксировать факт отказа и обеспечить возможность получения книжки позже․

Что происходит, если работник не явился за трудовой книжкой?

Фиксирование факта неявки

Работодатель составляет акт о неявке работника за трудовой книжкой․ В акте указываются:

• Дата и время увольнения;
• ФИО сотрудника;
• Ссылка на приказ об увольнении;
• Подписи ответственного лица (кадровик, руководитель) и свидетеля (если есть)․

Хранение документа

Трудовая книжка (или электронная выписка из СФР) остаётся у работодателя до момента её получения сотрудником․ При этом:

• Книжка хранится в личном деле сотрудника с отметкой «Не получена»;
• В случае электронной трудовой книжки работодатель направляет в СФР сведения о прекращении трудового договора (форма ЕФС-1) и отмечает, что выплата не произведена из‑за отсутствия получателя․

Возможность получения позже

Сотрудник может явиться за трудовой книжкой в любой последующий день․ Работодатель обязан выдать её без дополнительной оплаты и без задержек, предварительно проверив актуальность данных (особенно важно для ЭТК, где сведения постоянно обновляются в СФР)․

Последствия для работника

• Отсутствие трудовой книжки может затруднить устройство на новую работу, так как многие работодатели требуют её для подтверждения стажа и квалификации․
• При электронной форме трудовой книжки проблема менее остра: данные уже находятся в СФР, и новый работодатель может запросить выписку напрямую․
• Если работник не получит книжку в течение длительного времени, он имеет право потребовать её выдачу через суд (ст․ 23 ТК РФ – защита прав работника)․

Что делать работодателю?

1. Сформировать акт о неявке и приложить его к личному делу сотрудника․
2. Обеспечить хранение трудовой книжки (бумажной или электронной выписки) в условиях, исключающих её утрату или повреждение․
3. При электронной трудовой книжке – своевременно передать в СФР сведения об увольнении (форма ЕФС-1) и отметить, что документ не выдан получателю․
4. Оповестить бывшего сотрудника о возможности получения книжки (например, направить письмо или сообщение на указанные контакты)․
5. В случае отказа сотрудника получать документ оформить письменное уведомление о том, что книжка находится у работодателя и может быть получена в любое время в рабочие часы․

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек, управляемая Социальным фондом России (СФР)․ Основные моменты, связанные с неявкой за документом:

• Фактически «книжка» хранится в базе СФР; работник получает доступ к ней через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через приложение СФР․
• Работодатель не выдаёт бумажный носитель, а формирует и отправляет в СФР сведения о приёме, переводе и увольнении (форма ЕФС-1)․
• Если сотрудник не явился за «книжкой», это не влияет на доступ к данным в СФР – он может самостоятельно получить выписку в любой момент․
• Тем не менее, для тех, кто предпочитает бумажный вариант, работодатель всё равно обязан выдать дубликат или справку о отсутствии бумажной книжки по требованию․

Практические рекомендации

Для работников

• Следите за датой увольнения и будьте готовы явиться за документом в указанный день․
• Если по уважительной причине не можете прийти, заранее уведомите работодатель и предложите альтернативный вариант (например, получение через доверенное лицо или почтой с описью вложения)․
• При электронной трудовой книжке проверяйте личный кабинет на портале Госуслуг – там всегда доступна актуальная выписка․

Для работодателей

• Включите в внутренний регламент процедуру действий при неявке за трудовой книжкой (акт, хранение, уведомление)․
• При переходе на электронный формат обучите кадровую службу работе с СФР и формами ЕФС-1․
• Храните копии актов и уведомлений не менее 50 лет, как требует законодательство о кадровом документообороте․
• При возникновении спора обращайтесь к трудовой инспекции или суду, имея на руках акт о неявке и доказательства попытки вручения документа․

Отсутствие явки работника за трудовой книжкой при увольнении не освобождает работодателя от обязанности обеспечить доступ к этому документу․ Правильное оформление факта неявки, надёжное хранение книжки (бумажной или электронной) и своевременное информирование сотрудника о возможности получения помогут избежать правовых рисков и обеспечат прозрачность трудовых отношений․ В условиях широкого распространения электронной трудовой книжки проблема утраты документа значительно снижается, однако соблюдение установленной процедуры остаётся обязательным для обеих сторон․