Вопрос о том, имеет ли право работодатель отказать кандидату в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки, остается одним из самых актуальных на рынке труда. Ситуации бывают разные: документ может быть утерян, испорчен, задержан предыдущим работодателем или вовсе не заведен, если человек устраивается на работу впервые. Разбираемся, что говорит закон и как действовать обеим сторонам в 2026 году.

Позиция закона: что говорит Трудовой кодекс

Роструд и судебная практика дают однозначный ответ: отказать соискателю в трудоустройстве только из-за отсутствия трудовой книжки работодатель не вправе.

Согласно статье 64 Трудового кодекса РФ, отказ в заключении трудового договора должен быть мотивирован исключительно обоснованными причинами, связанными с деловыми качествами кандидата. Отсутствие трудовой книжки не характеризует профессиональные навыки работника и не является законным препятствием для трудоустройства.

В каких случаях отсутствие трудовой книжки правомерно влияет на отказ?

Несмотря на строгий запрет на немотивированный отказ, существует одно важное исключение. Отказ правомерен только в одном случае: если без недостающих бумаг работодатель не может оценить деловые качества и подтвердить личность претендента.

Например, если специфика должности требует подтверждения определенного стажа или квалификации, а кандидат не может предоставить ни трудовую книжку, ни электронные сведения о стаже, работодатель вправе отказать из-за невозможности оценить деловые качества.

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1, СТД-ПФР, СТД-Р)

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) бумажный бланк перестал быть единственным подтверждением стажа. Если соискатель отказался от бумажной трудовой книжки, он должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (от предыдущего работодателя) или СТД-ПФР (из Социального фонда России).

• Важно: отсутствие у кандидата выписок СТД-Р или СТД-ПФР также не является самостоятельным основанием для отказа в приеме на работу.
• Если работник со стажем не принес ни электронных сведений, ни бумажной трудовой, оформить его на работу можно, однако учесть его предыдущий стаж для расчета пособий и пенсии будет нельзя.

Что делать работодателю, если трудовой книжки нет?

Если кандидат не предоставил документ, работодатель не имеет права отложить оформление трудового договора. Алгоритм действий зависит от причины отсутствия книжки:

1. Трудовой договор заключается впервые. В этом случае работодатель обязан сам оформить сотруднику новую бумажную трудовую книжку или вести учет его стажа в электронной форме.
2. Книжка утеряна или повреждена. По закону принять сотрудника без трудовой можно. Работодатель должен оформить новую трудовую книжку. Для этого сотруднику необходимо написать заявление с указанием причины отсутствия документа (утрата, повреждение и т.д;).
3. Книжку задерживает предыдущий работодатель. В этой ситуации новый работодатель не может отказать в трудоустройстве. Целесообразно направить новому работнику уведомление о необходимости передать трудовую книжку работодателю, как только она появится на руках.

Исключение: дистанционные работники

Стоит отметить важное исключение: правило о необязательности трудовой книжки действует только для дистанционных работников. На надомников это правило не распространяется — для них предоставление трудовой книжки или электронных сведений обязательно по общим правилам.

Ответственность за незаконный отказ и задержку выдачи документа

Если работодатель отказывает в приеме на работу из-за забытой дома или отсутствующей трудовой книжки, его действия незаконны. Трудовой кодекс не обязывает кадровика сообщать кандидату причины отказа, если нет его письменного требования, однако, если соискатель запросит причины в письменном виде, работодателю придется их обосновать.

Если виноват бывший работодатель

Часто проблема отсутствия трудовой книжки кроется в том, что прежний работодатель не выдал ее при увольнении. В этом случае:

• Новый работодатель не должен наказывать кандидата и отказывать ему.
• Прежний работодатель несет ответственность. ТК РФ прямо предусматривает возможность взыскания с работодателя компенсации за невыдачу трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
• Чтобы освободиться от ответственности за задержку выдачи, прежний работодатель обязан направить уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой.
• Если сотрудник докажет, что из-за задержанной по вине прошлого работодателя книжки он не смог трудоустроиться в другую компанию (получил отказ после собеседования) или встать на биржу труда, он имеет право потребовать компенсацию.

Влияет ли отсутствие прописки?

Еще один частый вопрос — можно ли отказать в трудоустройстве, если у кандидата нет регистрации? Отсутствие регистрации никаким образом не влияет на возможность отказа при приеме на работу. Трудовой кодекс содержит исчерпывающий перечень документов, необходимых для оформления, и справка о регистрации в нем отсутствует. Отказ по этому основанию является прямым нарушением закона.

В 2026 году официальное трудоустройство без трудовой книжки возможно, и это не отменяет необходимости заключения полноценного трудового договора. Главное правило, которое должны помнить и работодатели, и соискатели:

Отсутствие трудовой книжки или электронных сведений о стаже не является основанием для отказа в трудоустройстве. Работодатель обязан оформить нового сотрудника, а при утрате документа — завести новый. Отказ правомерен лишь тогда, когда без этих документов невозможно подтвердить деловые качества кандидата, необходимые для конкретной должности.