Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника․ В 2026 году она может быть как бумажной, так и электронной (ЭТК)․ В этой статье мы разберём, как правильно открыть трудовую книжку работнику, какие документы нужны, какие шаги предпринять и где можно получить доступ к сведениям о трудовой деятельности․
Что такое трудовая книжка? - Бумажная трудовая книжка – официальный государственный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения сотрудника: даты приёма на работу, увольнения, переводы, повышения, изменения должностей и т․д․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной, доступный через портал Госуслуг и другие официальные сервисы․ В 2025 году в России была введена новая форма ЕФС‑1, которая заменяет бумажную в большинстве случаев․
Когда нужен бумажный вариант?
С 2021 года работники, которые впервые устроились на работу, могут получить только электронную трудовую книжку․ Бумажный вариант остаётся актуальным, если:
- работник уже имеет трудовую книжку и продолжает её вести в бумажном виде;
- работодатель по внутренним правилам предпочитает бумажный формат;
- необходимость в бумажном документе в рамках конкретного юридического процесса․
Как открыть трудовую книжку работнику Открытие бумажной трудовой книжки - Соберите документы:
- паспорт гражданина РФ;
- документ, подтверждающий факт приёма на работу (приёмное решение, договор о найме);
- согласие работника на открытие трудовой книжки (если требуется)․
- Обратитесь в отдел кадров работодателя с заявлением «Открыть трудовую книжку»․
- Работодатель оформляет запись о приёме на работу в разделе «Сведения о работе» (первый раздел после титульного листа)․
- Сотрудник получает экземпляр трудовой книжки, которую он хранит в течение всей жизни․
Открытие электронной трудовой книжки (ЭТК) - Проверка наличия ЭТК:
- Перейдите в портал Госуслуг → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Если запись отсутствует, значит ЭТК ещё не открыта․
- Заполнение формы ЕФС‑1:
- Откройте форму ЕФС‑1 в системе «Системы кадров» (доступно с 30 декабря 2025 года);
- Заполните сведения о трудовой деятельности: дата приёма, должность, место работы, причины увольнения и т․д․;
- Подпишите цифровой сертификатом (если требуется)․
- Отправка формы в Фонд социального страхования (ФСС) и Пенсионный фонд России (ПФР) – они автоматически обновляют данные в системе ЭТК․
- Получение подтверждения о создании ЭТК:
- Проверьте в Госуслугах, что запись появилась в разделе «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Сотрудник теперь имеет доступ к полной истории трудовой деятельности онлайн․
Как внести сведения в существующую трудовую книжку Бумажная книжка - При каждом изменении статуса (перевод, повышение, увольнение) работодатель записывает новую запись в соответствующий раздел․
- Все записи должны быть подписаны работодателем и, при необходимости, заверены печатью․
Электронная трудовая книжка - Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 с новыми данными․
- Система автоматически обновляет сведения в базе данных ЭТК․
- Сотрудник может проверить изменения через портал Госуслуг․
Юридические аспекты и частые ошибки - Неправильное заполнение ЕФС‑1 может привести к отказу в выдаче выписки․
- Отсутствие подписей или печатей в бумажной книжке – нарушение закона․
- Неправильный формат даты или номера записи в ЭТК может вызвать ошибки в системе․
- Важно сохранять копии всех документов и подтверждений, особенно при переходе на электронный формат․
Как посмотреть трудовую книжку работнику Через портал Госуслуг - Войдите в личный кабинет;
- Выберите «Категории услуг» → «Справки и выписки» → «Работа и пенсия»․
- Откройте «Выписка из электронной трудовой книжки» – там будет полный список записей․
В МФЦ, ПФР, ФСС - Можно запросить выписку в любом из этих центров, предоставив паспорт и ИНН․
- Полученная выписка будет содержать те же сведения, что и в системе ЭТК․
Как исправить данные в ЭТК - Обратитесь в отдел кадров с заявлением об ошибке․
- Заполните форму ЕФС‑1 с корректировкой․
- Проверьте, что исправление отражено в системе через портал Госуслуг․
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, но это возможно только при наличии конкретных юридических требований․
- Как получить трудовую книжку впервые? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте паспорт и заполните форму ЕФС‑1 (если работодатель использует ЭТК)․
- Где получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг, МФЦ, ПФР или ФСС․
- Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК? – Работодатель оформляет запись об увольнении в системе ЕФС‑1, а сотрудник получает доступ к обновлённой выписке онлайн․
- Соберите документы:
- паспорт гражданина РФ;
- документ, подтверждающий факт приёма на работу (приёмное решение, договор о найме);
- согласие работника на открытие трудовой книжки (если требуется)․
- Обратитесь в отдел кадров работодателя с заявлением «Открыть трудовую книжку»․
- Работодатель оформляет запись о приёме на работу в разделе «Сведения о работе» (первый раздел после титульного листа)․
- Сотрудник получает экземпляр трудовой книжки, которую он хранит в течение всей жизни․
Открытие электронной трудовой книжки (ЭТК) - Проверка наличия ЭТК:
- Перейдите в портал Госуслуг → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Если запись отсутствует, значит ЭТК ещё не открыта․
- Заполнение формы ЕФС‑1:
- Откройте форму ЕФС‑1 в системе «Системы кадров» (доступно с 30 декабря 2025 года);
- Заполните сведения о трудовой деятельности: дата приёма, должность, место работы, причины увольнения и т․д․;
- Подпишите цифровой сертификатом (если требуется)․
- Отправка формы в Фонд социального страхования (ФСС) и Пенсионный фонд России (ПФР) – они автоматически обновляют данные в системе ЭТК․
- Получение подтверждения о создании ЭТК:
- Проверьте в Госуслугах, что запись появилась в разделе «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Сотрудник теперь имеет доступ к полной истории трудовой деятельности онлайн․
Как внести сведения в существующую трудовую книжку Бумажная книжка - При каждом изменении статуса (перевод, повышение, увольнение) работодатель записывает новую запись в соответствующий раздел․
- Все записи должны быть подписаны работодателем и, при необходимости, заверены печатью․
Электронная трудовая книжка - Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 с новыми данными․
- Система автоматически обновляет сведения в базе данных ЭТК․
- Сотрудник может проверить изменения через портал Госуслуг․
Юридические аспекты и частые ошибки - Неправильное заполнение ЕФС‑1 может привести к отказу в выдаче выписки․
- Отсутствие подписей или печатей в бумажной книжке – нарушение закона․
- Неправильный формат даты или номера записи в ЭТК может вызвать ошибки в системе․
- Важно сохранять копии всех документов и подтверждений, особенно при переходе на электронный формат․
Как посмотреть трудовую книжку работнику Через портал Госуслуг - Войдите в личный кабинет;
- Выберите «Категории услуг» → «Справки и выписки» → «Работа и пенсия»․
- Откройте «Выписка из электронной трудовой книжки» – там будет полный список записей․
В МФЦ, ПФР, ФСС - Можно запросить выписку в любом из этих центров, предоставив паспорт и ИНН․
- Полученная выписка будет содержать те же сведения, что и в системе ЭТК․
Как исправить данные в ЭТК - Обратитесь в отдел кадров с заявлением об ошибке․
- Заполните форму ЕФС‑1 с корректировкой․
- Проверьте, что исправление отражено в системе через портал Госуслуг․
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, но это возможно только при наличии конкретных юридических требований․
- Как получить трудовую книжку впервые? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте паспорт и заполните форму ЕФС‑1 (если работодатель использует ЭТК)․
- Где получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг, МФЦ, ПФР или ФСС․
- Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК? – Работодатель оформляет запись об увольнении в системе ЕФС‑1, а сотрудник получает доступ к обновлённой выписке онлайн․
- Перейдите в портал Госуслуг → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Если запись отсутствует, значит ЭТК ещё не открыта․
- Откройте форму ЕФС‑1 в системе «Системы кадров» (доступно с 30 декабря 2025 года);
- Заполните сведения о трудовой деятельности: дата приёма, должность, место работы, причины увольнения и т․д․;
- Подпишите цифровой сертификатом (если требуется)․
- Проверьте в Госуслугах, что запись появилась в разделе «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Сотрудник теперь имеет доступ к полной истории трудовой деятельности онлайн․
Бумажная книжка - При каждом изменении статуса (перевод, повышение, увольнение) работодатель записывает новую запись в соответствующий раздел․
- Все записи должны быть подписаны работодателем и, при необходимости, заверены печатью․
Электронная трудовая книжка - Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 с новыми данными․
- Система автоматически обновляет сведения в базе данных ЭТК․
- Сотрудник может проверить изменения через портал Госуслуг․
Юридические аспекты и частые ошибки - Неправильное заполнение ЕФС‑1 может привести к отказу в выдаче выписки․
- Отсутствие подписей или печатей в бумажной книжке – нарушение закона․
- Неправильный формат даты или номера записи в ЭТК может вызвать ошибки в системе․
- Важно сохранять копии всех документов и подтверждений, особенно при переходе на электронный формат․
Как посмотреть трудовую книжку работнику Через портал Госуслуг - Войдите в личный кабинет;
- Выберите «Категории услуг» → «Справки и выписки» → «Работа и пенсия»․
- Откройте «Выписка из электронной трудовой книжки» – там будет полный список записей․
В МФЦ, ПФР, ФСС - Можно запросить выписку в любом из этих центров, предоставив паспорт и ИНН․
- Полученная выписка будет содержать те же сведения, что и в системе ЭТК․
Как исправить данные в ЭТК - Обратитесь в отдел кадров с заявлением об ошибке․
- Заполните форму ЕФС‑1 с корректировкой․
- Проверьте, что исправление отражено в системе через портал Госуслуг․
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, но это возможно только при наличии конкретных юридических требований․
- Как получить трудовую книжку впервые? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте паспорт и заполните форму ЕФС‑1 (если работодатель использует ЭТК)․
- Где получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг, МФЦ, ПФР или ФСС․
- Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК? – Работодатель оформляет запись об увольнении в системе ЕФС‑1, а сотрудник получает доступ к обновлённой выписке онлайн․
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 с новыми данными․
- Система автоматически обновляет сведения в базе данных ЭТК․
- Сотрудник может проверить изменения через портал Госуслуг․
Юридические аспекты и частые ошибки - Неправильное заполнение ЕФС‑1 может привести к отказу в выдаче выписки․
- Отсутствие подписей или печатей в бумажной книжке – нарушение закона․
- Неправильный формат даты или номера записи в ЭТК может вызвать ошибки в системе․
- Важно сохранять копии всех документов и подтверждений, особенно при переходе на электронный формат․
Как посмотреть трудовую книжку работнику Через портал Госуслуг - Войдите в личный кабинет;
- Выберите «Категории услуг» → «Справки и выписки» → «Работа и пенсия»․
- Откройте «Выписка из электронной трудовой книжки» – там будет полный список записей․
В МФЦ, ПФР, ФСС - Можно запросить выписку в любом из этих центров, предоставив паспорт и ИНН․
- Полученная выписка будет содержать те же сведения, что и в системе ЭТК․
Как исправить данные в ЭТК - Обратитесь в отдел кадров с заявлением об ошибке․
- Заполните форму ЕФС‑1 с корректировкой․
- Проверьте, что исправление отражено в системе через портал Госуслуг․
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, но это возможно только при наличии конкретных юридических требований․
- Как получить трудовую книжку впервые? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте паспорт и заполните форму ЕФС‑1 (если работодатель использует ЭТК)․
- Где получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг, МФЦ, ПФР или ФСС․
- Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК? – Работодатель оформляет запись об увольнении в системе ЕФС‑1, а сотрудник получает доступ к обновлённой выписке онлайн․
Через портал Госуслуг - Войдите в личный кабинет;
- Выберите «Категории услуг» → «Справки и выписки» → «Работа и пенсия»․
- Откройте «Выписка из электронной трудовой книжки» – там будет полный список записей․
В МФЦ, ПФР, ФСС - Можно запросить выписку в любом из этих центров, предоставив паспорт и ИНН․
- Полученная выписка будет содержать те же сведения, что и в системе ЭТК․
Как исправить данные в ЭТК - Обратитесь в отдел кадров с заявлением об ошибке․
- Заполните форму ЕФС‑1 с корректировкой․
- Проверьте, что исправление отражено в системе через портал Госуслуг․
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, но это возможно только при наличии конкретных юридических требований․
- Как получить трудовую книжку впервые? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте паспорт и заполните форму ЕФС‑1 (если работодатель использует ЭТК)․
- Где получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг, МФЦ, ПФР или ФСС․
- Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК? – Работодатель оформляет запись об увольнении в системе ЕФС‑1, а сотрудник получает доступ к обновлённой выписке онлайн․
- Можно запросить выписку в любом из этих центров, предоставив паспорт и ИНН․
- Полученная выписка будет содержать те же сведения, что и в системе ЭТК․
Как исправить данные в ЭТК - Обратитесь в отдел кадров с заявлением об ошибке․
- Заполните форму ЕФС‑1 с корректировкой․
- Проверьте, что исправление отражено в системе через портал Госуслуг․
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, но это возможно только при наличии конкретных юридических требований․
- Как получить трудовую книжку впервые? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте паспорт и заполните форму ЕФС‑1 (если работодатель использует ЭТК)․
- Где получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг, МФЦ, ПФР или ФСС․
- Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК? – Работодатель оформляет запись об увольнении в системе ЕФС‑1, а сотрудник получает доступ к обновлённой выписке онлайн․
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, но это возможно только при наличии конкретных юридических требований․
- Как получить трудовую книжку впервые? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте паспорт и заполните форму ЕФС‑1 (если работодатель использует ЭТК)․
- Где получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг, МФЦ, ПФР или ФСС․
- Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК? – Работодатель оформляет запись об увольнении в системе ЕФС‑1, а сотрудник получает доступ к обновлённой выписке онлайн․
Открытие трудовой книжки – важный этап в карьере любого сотрудника․ В 2026 году процесс упрощён благодаря электронному формату, но бумажный вариант остаётся актуальным в ряде случаев․ Следуйте пошаговым инструкциям, соблюдайте юридические требования и всегда храните копии документов – это поможет избежать проблем в дальнейшем․