Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Она необходима для подтверждения стажа, расчёта пенсии, получения социальных выплат и при трудоустройстве. В зависимости от момента начала работы, формы ведения (бумажная или электронная) и особенностей трудового отношения, книжка открывается в разных ситуациях.

Основные случаи открытия трудовой книжки

• Первое трудоустройство по трудовому договору. Если гражданин ранее не работал по трудовому договору и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан завести её в день приёма на работу.
• Устройство на новую работу после периода безработного состояния. При наличии уже существующей книжки (бумажной или электронной) её продолжают вести; если книжки нет – открывают новую.
• Переход к другому работодателю. При смене места работы трудовая книжка передаётся новому работодателю, который продолжает вносить сведения о трудовой деятельности.
• Возобновление трудовой деятельности после длительного перерыва (например, после декретного отпуска, учёбы, службы в армии). Если книжка была сохранена, её продолжают вести; при отсутствии – открывают новую;
• Оформление трудовой деятельности в электронном виде. С 1 января 2020 г; в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник, впервые принятый на работу с 2026 года и ранее не имевший трудовой книжки, получает ЭТК автоматически в форме электронного реестра Социального фонда России (СФР).
• Выбор формы ведения трудовой книжки работником. Согласно ст. 66 и 66.1 ТК РФ, работник может указать предпочтительный способ ведения – бумажный или электронный. Если заявление об отказе от бумажной книжки не подано, работодатель ведёт оба варианта одновременно.

Особенности открытия электронной трудовой книжки (ЭТК)

Согласно информации из открытых источников (данные на ):

1. ЭТК представляет собой сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в электронной базе Социального фонда России.
2. Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работали по трудовому договору), трудовая книжка открывается в электронной форме по умолчанию.
3. Работодатели обязаны ежемесячно подавать в СФР сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) для каждого работника.
4. Одновременное ведение бумажной и электронной книжки допустимо, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта.
5. Неправильное оформление (отсутствие записей, ошибки в датах, неправильные наименования организаций) может привести к занижению стажа и проблемам при расчёте пенсии.

Когда трудовая книжка не заводится

• При работе по гражданско-правовым договорам (подряд, авторский заказ и т.п.) – трудовая книжка не ведётся, так как отсутствуют трудовые отношения.
• При выполнении работы по договору оказания услуг самозанятым гражданам – трудовая книжка не требуется.
• Если работник уже имеет действующую трудовую книжку (бумажную или электронную) и продолжает работать у того же работодателя – новая книжка не открывается.

Практический алгоритм для работодателя

1. Определить, имеет ли newly hired сотрудник трудовую книжку (бумажную или электронную).
2. Если книжки нет – завести новую:
   • Для первого трудоустройства после 2020 года – оформить электронную трудовую книжку через личный кабинет работодателя в СФР.
   • Если сотрудник выбирает бумажный вариант – завести бумажную книжку установленной формы и внести первичную запись о приёме на работу.
3. Если книжка есть – принять её от сотрудника (бумажную) или получить доступ к электронному реестру (ЭТК) и продолжить ведение.
4. Внести запись о приёме на работу (дата, должность, отдел, основание – трудовой договор).
5. Обеспечить ежемесячную подачу свед forms ЕФС-1 в СФР (для ЭТК) либо своевременно обновлять бумажную книжку.
6. При увольнении – выдать трудовую книжку сотруднику (бумажную) либо подтвердить выгрузку данных в СФР (ЭТК).

Трудовая книжка открывается в следующих ключевых случаях:

• при первом трудоустройстве по трудовому договору;
• при отсутствии книжки после перерыва в работе;
• при переходе к новому работодателю;
• при выборе формы ведения (бумажная/электронная) и отсутствии отказа от бумажного варианта;
• при обязательном переходе на электронную форму для сотрудников, впервые принятых на работу с 2026 года.

Соблюдение правил открытия и ведения трудовой книжки гарантирует корректный учёт трудового стажа, защищает права работника при расчёте пенсии и социальных выплат, а также снижает риски штрафов для работодателя.