Цель статьи – дать полное практическое описание всех действий, необходимых для оформления (открытия) трудовой книжки у генерального директора (ГД) организации, а также рассмотреть нормативно‑правовую базу, типовые формы документов и особенности электронных трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

Оформление и ведение трудовых книжек регулируется следующими актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62‑66 (трудовая книжка, её содержание и порядок ведения).
• Приказ Минтруда России № 4н от г. «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 1н от г. «Об электронных трудовых книжках (ЭТК)».
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об обязательном социальном страховании» – порядок передачи данных в ПФР.
• Приказы о приёме на работу и об увольнении, издаваемые работодателем в соответствии с ТК РФ.

Кто может подписать запись о приёме директора

Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ, запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью лица, ответственного за её ведение. Для директора возможны два варианта:

1. Подписать запись сам директор (если он не является одновременно и работодателем).
2. Уполномочить другое лицо – главного бухгалтера, заместителя директора или руководителя отдела кадров – подписью в качестве представителя работодателя.

Если директор является единственным учредителем и одновременно работодателем, рекомендуется оформить доверенность на главного бухгалтера (или заместителя) с указанием конкретных действий по ведению трудовой книжки.

Необходимый пакет документов

Для открытия (выписки) трудовой книжки у директора требуется собрать следующий набор бумаг:

Основные документы

• Трудовой договор с директором (образец – скачать). Договор обязателен в течение трёх дней со дня государственной регистрации ООО (пункт 2.1 Приказа Минтруда от ).
• Приказ о приёме на работу (или «при избрании на должность»). В приказе указываются:
  • Дата и номер приказа;
  • Полное наименование организации‑работодателя;
  • ФИО директора, его должность и дату начала работы;
  • Основание (устав, решение учредителей).
• Трудовая книжка (бумажный вариант) – должна быть чистой, без записей, с заверенной первой страницей подписью работодателя.

Дополнительные документы

• Заявление директора в произвольной форме о приёме на работу (по желанию, но часто требуется для кадровой отчётности).
• Копия Устава (или решения учредителей) о назначении директора.
• Документ, подтверждающий регистрацию организации (ОГРН, ИНН).
• Доверенность (если запись будет подписывать уполномоченное лицо).

Пошаговая инструкция по открытию трудовой книжки

1. Подготовка документов – собрать трудовой договор, приказ, заявление, устав и копии учредительных документов.
2. Регистрация директора в системе ПФР – в течение 3 дней после подписания договора работодатель обязан передать сведения в Пенсионный фонд (ЭТК автоматически создаётся в системе «Госуслуги»).
3. Выдача бумажной трудовой книжки (если используется традиционный вариант):
   • Проверить, что первая страница (ьный лист) заверена подписью работодателя (директора или уполномоченного лица).
   • Заполнить графу «Дата выдачи» – обычно указывается дата подписания приказа.
4. Внесение записи о приёме:
   • Откройте трудовую книжку на первой странице после ьного листа.
   • Заполните запись в соответствии с образцом (см. ниже).
   • Подпишите запись (директор или уполномоченный).
   • Поставьте печать организации (если она есть).
5. Регистрация записи в электронном виде (при наличии ЭТК):
   • Войдите в личный кабинет работодателя на портале Госуслуги/Минтруд.
   • Выберите раздел «Трудовые книжки» → «Открыть/закрыть» → «Открыть трудовую книжку директора».
   • Загрузите скан‑копию приказа и трудового договора.
   • Подтвердите запись электронной подписью (ЭЦП) уполномоченного лица.
6. Уведомление директора – передать ему (или её) копию приказа и, при необходимости, бумажную трудовую книжку.

Образец записи в трудовой книжке о приёме директора

Запись делается в соответствии с Приказом Минтруда № 4н от г. Пример:

После записи указывается подпись лица, ответственного за её внесение, и печать организации.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года большинство работодателей переводят учёт в электронный формат. Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
• Автоматическая передача данных в ПФР и ФСС.
• Возможность удалённого доступа для сотрудника через портал «Госуслуги».

Для директора процесс открытия ЭТК практически идентичен бумажному, за исключением того, что запись вносится в системе онлайн, а подпись ставится ЭЦП. При этом обязательна регистрация работодателя в системе «Электронная трудовая книжка» и наличие у директора подтверждённого сертификата ЭЦП.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли открывать отдельную трудовую книжку, если у директора уже есть бумажная книжка?

Да. Трудовая книжка фиксирует стаж именно в той организации, где человек работает. Если у директора уже есть книжка, в неё делается новая запись о приёме в текущую компанию.

Можно ли открыть трудовую книжку без приказа?

Нет. Приказ является основанием для внесения записи и обязателен по ТК РФ.

Что делать, если директор отказывается подписывать запись?

В этом случае необходимо оформить доверенность на уполномоченное лицо (главного бухгалтера, заместителя). Доверенность должна быть нотариально заверена.

Как оформить запись, если директор одновременно является учредителем и работодателем?

Согласно рекомендациям Минтруда, в таком случае запись подписывается уполномоченным лицом (главным бухгалтером) по доверенности, а в качестве основания указывается «Устав ООО от г. (пункт 5) – назначение директора».

Можно ли использовать одну и ту же трудовую книжку для нескольких должностей директора (например, генеральный и финансовый директор)?

Да. В трудовой книжке делаются отдельные записи о приёме и увольнении для каждой должности, если они оформляются отдельными договорами.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Решение: заранее оформить доверенность.
• Несоответствие даты в записи и в трудовом договоре. Решение: сверять даты и вносить одинаковые значения.
• Не передача данных в ПФР в течение 3 дней. Решение: использовать автоматизированную систему «Электронный кадровый учет».
• Заполнение полей в неправильном порядке. Решение: пользоваться образцами из официальных инструкций (см. пункт 5).
• Отсутствие печати организации. Решение: если у организации нет печати, допускается подпись без печати, но в этом случае рекомендуется добавить отметку «Без печати».

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Минтруда РФ – нормативные акты, образцы приказов.
• Пенсионный фонд России – справка о передаче данных.
• Госуслуги – личный кабинет для работы с ЭТК.
• Образец трудового договора директора.
• Шаблон приказа о приёме на работу.

Открытие трудовой книжки у директора – процесс, который требует строгого соблюдения законодательных требований: наличие трудового договора, приказа, правильного оформления записи и, при необходимости, доверенности. С 2021 года большинство компаний переходят на электронные трудовые книжки, что упрощает контроль и минимизирует ошибки. Следуя описанному пошаговому алгоритму и используя предоставленные образцы, вы сможете быстро и без нареканий оформить трудовую книжку для любого директора.

Дата актуализации статьи: