В 2026 году вопрос о том, где и как открывается трудовая книжка, стал еще актуальнее из-за окончательного перехода на цифровые форматы учета стажа. Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, необходимый для назначения пенсии, расчета больничных и подтверждения опыта работы. Однако правила её «открытия» (заведения) кардинально изменились за последние годы.

В этой статье мы подробно разберем, где заводится первая трудовая книжка, как происходит переход на электронный формат и где работник может увидеть свои данные прямо сейчас.

Кто и когда открывает трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству РФ, первичное оформление трудовой книжки (открытие) происходит только при приеме на работу. Самостоятельно гражданин не может «завести» себе трудовую книжку просто так, без трудоустройства.

• Для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года: Трудовая книжка в бумажном виде не оформляется. Для них ведется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК). Данные о первом месте работы вносятся работодателем в информационную систему Социального фонда России (СФР).
• Для работников, имевших трудовой стаж до 2021 года: Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, она продолжает вестись параллельно с электронной (если работник не написал заявление об отказе от бумажной версии). В этом случае «открытие» не требуется, работодатель лишь вносит новую запись о приеме на работу в существующий документ.
• Если бумажная книжка утеряна или испорчена: При наличии стажа до 2021 года работнику могут оформить дубликат бумажной книжки на основании документов-копий. Если же стажа до 2021 года не было, дубликат бумажной версии не заводится — все данные хранятся только в электронном виде.

Роль работодателя в процессе открытия

Именно работодатель является тем субъектом, который открывает трудовую книжку. При приеме на первого работу в жизни сотрудника:

1. Работодатель запрашивает необходимые данные (паспорт, СНИЛС).
2. Формирует отчетность в Социальный фонд России (СФР) о приеме работника.
3. С момента сдачи отчета в СФР считается, что электронная трудовая книжка «открыта» и в ней появилась первая запись.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и как она выглядит?

Электронная трудовая книжка, это не физический файл или пластиковая карта, которую выдают на руки. Это информационная система, содержащая сведения о трудовой деятельности гражданина. Фактически, ЭТК «открывается» в базе данных Социального фонда России в момент первой записи о приеме на работу.

Какие данные хранятся в ЭТК:

• ФИО работника и его СНИЛС;
• Даты приема, перевода и увольнения;
• Должности и профессии;
• Причины увольнения;
• Сведения о награждениях и квалификации.

Важно помнить: если работник до 2021 года не подал работодателю заявление о переходе на ЭТК (или об отказе от бумажной), СФР мог вести записи исключительно для внутренней работы, и доступ к ним у работника мог быть ограничен до момента активного взаимодействия с фондом или работодателем. Однако в 2026 году доступ к данным максимально упрощен.

Где посмотреть свою трудовую книжку?

Поскольку бумажный формат уходит в прошлое для новых работников, а для опытных сотрудников становится дополнительным, главный вопрос звучит так: «Где посмотреть актуальные сведения?». В 2026 году существует несколько официальных каналов:

Портал «Госуслуги»

Это самый быстрый и удобный способ. Данные доступны в личном кабинете гражданина.

• Зайдите на портал gosuslugi.ru.
• Перейдите в раздел «Услуги» -> «Пенсия, пособия и льготы».
• Выберите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Система сформирует документ в формате PDF, который можно скачать и распечатать. Он имеет юридическую силу и заверен электронной подписью.

Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР)

Аналогичный функционал доступен на официальном сайте фонда (ранее ПФР). После авторизации через ЕСИА (Госуслуги) в разделе «Гражданам» доступна вкладка «Электронная трудовая книжка», где отображается вся история стажа.

Через работодателя

Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника предоставить ему сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК). Также при увольнении работнику выдается бумажная выписка (форма СТД-Р), если он этого потребует.

В МФЦ и отделениях СФР

При личном посещении многофункционального центра («Мои документы») или клиентской службы СФР можно получить заверенную выписку из электронной трудовой книжки. Для этого необходим паспорт и СНИЛС.

Частые вопросы и важные нюансы

Может ли новый работодатель увидеть, где я работал раньше?
Да, но только с вашего согласия. При трудоустройстве вы предоставляете сведения о трудовой деятельности (выписку с Госуслуг или бумажную трудовую). Самостоятельно, без вашего ведома и документов, работодатель не имеет права «лазить» в вашу электронную трудовую.

Что делать, если в электронной книжке ошибка?
Исправлением ошибок занимается работодатель, который допустил неточность, или текущий работодатель на основании архивных документов. В электронном виде вносится новая запись с указанием исправляемой информации.

Нужно ли хранить бумажную трудовую, если есть электронная?
Если вы не писали заявление об отказе от бумажной версии до конца 2020 года, бумажная книжка остается действительной наравне с электронной. Рекомендуется хранить её бережно, так как она может потребоваться для подтверждения стажа за периоды до 2020 года, если в электронных базах возникнут технические сбои (хотя такие случаи редки).

В 2026 году процесс «открытия» трудовой книжки полностью автоматизирован и происходит в момент первого официального трудоустройства. Для новых сотрудников это исключительно цифровой процесс в системе СФР. Для всех граждан доступ к своим данным открыт 24/7 через портал Госуслуг, что делает контроль над своим стажем прозрачным и удобным. Главное — помнить о необходимости проверять вносимые работодателем данные своевременно, чтобы избежать проблем при выходе на пенсию.