С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из практики, а их ведение переходит в цифровой формат. В статье разберём, как отмена 1С влияет на процесс ведения бумажных записей, какие изменения ждут работодателей и какие шаги необходимо выполнить.
Что изменилось в законодательстве?
В соответствии с указаниями Министерства труда, с 2026 года:
- Ведение бумажных трудовых книжек считается опциональным;
- Все новые сотрудники оформляются исключительно в электронном виде;
- Старые бумажные записи могут быть заменены на ЭТК по заявлению работника.
Таким образом, отмена 1С подразумевает прекращение обязательного использования бумажных форм в программном продукте 1С.
Крайний срок перехода
Работодатели должны до 31 декабря 2025 г. полностью перейти на электронное ведение или оформить заявление об отказе от бумажной формы. После этой даты любые новые записи в бумажном виде не будут приниматься.
Как 1С поддерживает отмену бумажной трудовой книжки?
В последних версиях конфигураций 1С (например, 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия) добавлены новые функции:
- Создание электронного трудового документа – автоматическая генерация ЭТК при приёме на работу.
- Экспорт данных в формате, совместимом с Госуслугами и ФСС.
- Интеграция с HR‑порталами для передачи информации в государственные системы.
- Отмена шаблона «Бумажная трудовая книжка» в настройках модуля «Персонал».
Эти изменения позволяют полностью отменить использование бумажных форм в рамках 1С, не теряя при этом исторических данных.
Пошаговый план отмены бумажной трудовой книжки в 1С
- Проведите аудит текущих записей. Выявите, какие сотрудники ещё имеют бумажные записи.
- Сформируйте заявления о переходе на электронный формат. Работники могут подать их в HR‑отдел.
- Обновите конфигурацию 1С до версии, поддерживающей ЭТК (минимум 8.3.20‑2025‑12);
- Импортируйте данные из бумажных книжек в модуль «Электронные трудовые книжки».
- Проверьте соответствие введённых данных с требованиями ФЗ‑103 и ФЗ‑152.
- Обучите персонал работе с новым интерфейсом и порядком доступа к ЭТК.
- Запустите процесс миграции и подтвердите окончание перехода в системе.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную форму? – Да, если работник не написал заявление об отказе от бумажной версии.
- Как хранить исторические записи? – Их необходимо перенести в электронный модуль и сохранить в архиве.
- Какие документы требуются для подтверждения перехода? – Скан копии заявления работника, подтверждение обновления конфигурации 1С.
- Что делать, если в 1С не отображается опция «Отмена бумажной трудовой книжки»? – Обновите конфигурацию до последней версии и проверьте настройки модуля «Персонал».
- Есть ли штрафы за несоблюдение сроков? – Да, штрафы могут быть наложены в случае продолжения ведения бумажных записей после 31 декабря 2025 г.
Отмена бумажной трудовой книжки в рамках 1С – это не просто техническое обновление, а обязательный переход к более гибкой и безопасной системе ведения персональных данных. При правильном планировании, своевременном обновлении конфигураций и соблюдении установленных сроков работодатели смогут полностью перейти на электронный формат, избежав штрафов и упростив работу с персоналом.
Если у вас возникнут сложности с миграцией или настройкой 1С, рекомендуем обратиться к специалистам по 1С:Зарплата и управление персоналом – они помогут выполнить все необходимые шаги без потери данных.