Дата публикации: 23 мая 2026 года

Почему отменяют бумажные трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) обусловлен несколькими ключевыми факторами:

1. Современные технологии: Цифровой формат позволяет хранить данные в защищенных государственных системах‚ исключая потерю или повреждение бумажных носителей.
2. Упрощение процедур: Работодатели и сотрудники получают возможность оперативно обновлять информацию о трудовой деятельности.
3. Государственный контроль: Электронные записи обеспечивают более точный учет страхового стажа и заработной платы.
4. Экономия ресурсов: Снижение затрат на ведение и хранение бумажных документов.

Что заменяет бумажную трудовую книжку?

Основным документом‚ заменяющим бумажную трудовую книжку‚ является единая форма сведений ЕФС-1‚ которую работодатели обязаны предоставлять в СФР (Страховой фонд России).

Кто может выбрать бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Согласно действующему законодательству‚ с 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронном формате.

Как происходит переход на электронные трудовые книжки?

Процесс перехода регулируется Приказом Минтруда России №320н от 10 октября 2020 года и включает следующие этапы:

1. Информирование сотрудников: Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о возможности выбора формата ведения трудовой книжки.
2. Подача заявления: Сотрудник должен подать письменное заявление о выборе формата (бумажный или электронный) до конца 2025 года.
3. Ведение записей: На основании заявления работодатель ведет трудовую книжку в выбранном формате‚ дублируя информацию в электронной системе.
4. Отчетность в СФР: Все изменения в трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ переводы) фиксируются в форме ЕФС-1 и направляются в СФР.

Какие изменения ждут работников и работодателей в 2026 году?

С 1 января 2026 года вступают в силу следующие правила:

• Для новых сотрудников: Трудовые книжки оформляются только в электронном формате. Бумажные версии не выдаются.
• Для действующих сотрудников: Если сотрудник не подал заявление о выборе бумажного формата до конца 2025 года‚ его трудовая книжка автоматически ведется в электронном формате.
• Отчетность: Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1 не реже одного раза в месяц.
• Хранение данных: Электронные трудовые книжки хранятся в государственных информационных системах и доступны сотруднику через личный кабинет на портале госуслуг.

Образцы записей и правила заполнения

С 2026 года все записи в трудовой книжке должны соответствовать Приказу Минтруда России №320н. В документе приведены образцы заполнения для различных ситуаций:

• Прием на работу
• Увольнение
• Перевод на другую должность
• Смена фамилии
• Переход на электронную трудовую книжку

Пример записи о приеме на работу:

Ответственность работодателей

Работодатели несут ответственность за:

• Своевременное предоставление сведений в СФР по форме ЕФС-1.
• Корректное ведение и дублирование записей в бумажных и электронных трудовых книжках (для сотрудников‚ выбравших бумажный формат).
• Соблюдение сроков перехода на электронные трудовые книжки.

В случае нарушений: Работодатели могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях.

Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Сотрудники могут получить доступ к своей электронной трудовой книжке через:

• Портал госуслуг: www.gosuslugi.ru
• Личный кабинет на сайте СФР: www.esfr.ru
• Мобильное приложение: «Госуслуги» или «СФР»

Для доступа потребуется:

1. Регистрация на портале госуслуг.
2. Подтверждение личности (через банк‚ МФЦ или другие способы).
3. Вход в личный кабинет и выбор раздела «Трудовая книжка».

Часто задаваемые вопросы

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России. С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки окончательно уходят в прошлое‚ уступая место современным электронным системам учета.

Для работников это означает:

• Удобный доступ к своим данным через интернет.
• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа.
• Возможность оперативного получения сведений о трудовом стаже.

Для работодателей:

• Снижение административной нагрузки.
• Сокращение расходов на хранение бумажных документов.
• Повышение точности учета трудовой деятельности.

Важно помнить‚ что переход на электронные трудовые книжки — это не отмена документа‚ а его модернизация. Все данные о трудовой деятельности граждан будут храниться в государственных системах‚ обеспечивая их сохранность и доступность на протяжении всей жизни.