Обновлено: 22 мая 2026 года

Исторический контекст: как менялись трудовые книжки

Вопрос об отмене бумажных трудовых книжек обсуждается в России уже более 20 лет. Еще в 2006 году впервые заговорили о возможности отказа от этого документа. Однако только в последние годы реформа набрала реальные обороты:

• 2017 год: законодатели официально заявили о намерении отменить бумажные трудовые книжки для всех работодателей
• 2021 год: принят закон о переходе к электронным трудовым книжкам, вступивший в силу 10 июня
• 2023 год: введена новая форма трудовой книжки с упрощенным форматом дат
• 2025 год: отменен запрет на пересылку трудовых книжек за границу
• 2026 год: завершение переходного периода и полный переход на электронные трудовые книжки

Что изменится для работодателей и сотрудников в 2026 году?

Для новых сотрудников (принятых на работу после 1 января 2026 года)

Категорически запрещается оформлять бумажные трудовые книжки для граждан, впервые начинающих трудовую деятельность. В их случае будет вестись только электронная трудовая книжка.

Основные изменения:

1. Отсутствие бумажного документа: при приеме на работу не нужно будет оформлять бумажную трудовую книжку
2. Электронный формат: вся информация будет храниться в электронном виде в системе Пенсионного фонда России
3. Упрощенное ведение: работодателям не нужно будет заполнять и хранить бумажные бланки
4. Отмена некоторых записей: не потребуется указывать режим работы при внесении записей о приеме или переводе

Для сотрудников, уже имеющих бумажные трудовые книжки

Для граждан, у которых уже есть бумажные трудовые книжки, они продолжат действовать. Однако у них есть возможность:

• Оставить бумажную трудовую книжку и получать в нее записи
• Перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление работодателю
• Продолжать использовать бумажную книжку параллельно с электронной

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка представляет собой:

• Электронный документ, формируемый и хранящийся в системе Пенсионного фонда России
• Доступный через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг
• Содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина
• Включающий данные о работодателях, периодах работы, должностях и квалификации

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Защита от потери: информация не может быть утеряна или повреждена
• Удобный доступ: всегда доступна в электронном виде
• Автоматическое обновление: записи вносятся работодателями в электронном виде
• Отсутствие необходимости хранения: не нужно хранить бумажные бланки

Что делать работодателям в 2026 году?

Работодателям необходимо:

1. Для новых сотрудников:
   • Не оформлять бумажные трудовые книжки
   • Вносить информацию о трудовой деятельности в электронную систему
   • Своевременно обновлять данные в электронной трудовой книжке
2. Для действующих сотрудников:
   • Продолжать вносить записи в бумажные трудовые книжки (если они есть)
   • При желании сотрудника перевести информацию в электронный формат
   • Соблюдать все требования по ведению электронных трудовых книжек
3. Общие требования:
   • Соблюдать сроки предоставления информации в Пенсионный фонд
   • Обеспечивать конфиденциальность персональных данных
   • Информировать сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Для перехода на электронный формат сотруднику необходимо:

1. Написать заявление на имя работодателя о переходе на электронную трудовую книжку
2. Получить отметку в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат
3. Получать информацию о своей трудовой деятельности через личный кабинет

Работодатель обязан:

• Принять заявление сотрудника
• Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она есть)
• Направить информацию в Пенсионный фонд для формирования электронной трудовой книжки

Проблемы и спорные вопросы

Несмотря на официальный статус реформы, остаются некоторые нерешенные вопросы:

• Технические сложности: не все работодатели готовы к полному переходу на электронный формат
• Проблемы с доступом: не все граждане имеют навыки работы с электронными документами
• Вопросы конфиденциальности: обеспокоенность по поводу защиты персональных данных
• Проблемы с переводом: сложности при переводе информации из бумажных книжек в электронные

Мнения экспертов: за и против отмены

Аргументы «ЗА»

• Снижение административной нагрузки на работодателей
• Уменьшение случаев подделки документов
• Современный формат учета трудовой деятельности
• Упрощение процедуры трудоустройства
• Снижение затрат на хранение бумажных документов

Аргументы «ПРОТИВ»

• Потеря привычного формата документа
• Проблемы с доступом к информации для граждан старшего возраста
• Риски утечки персональных данных
• Возможные технические сбои в системе
• Необходимость обучения сотрудников работе с электронными документами

Что делать, если потеряна бумажная трудовая книжка?

В случае потери бумажной трудовой книжки необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении записей
2. Получить дубликат бумажной трудовой книжки (если она еще оформляется)
3. Получить информацию из электронной трудовой книжки через личный кабинет
4. В случае невозможности восстановления обратиться в Пенсионный фонд

Отмена бумажных трудовых книжек ― это важный шаг на пути цифровизации трудовых отношений в России. Реформа направлена на:

• Современный формат учета трудовой деятельности
• Снижение административной нагрузки на бизнес
• Повышение прозрачности трудовых отношений
• Упрощение процедуры трудоустройства

Однако для успешной реализации реформы необходимо:

• Обеспечить доступность электронных сервисов для всех категорий граждан
• Обучить сотрудников и работодателей работе с новыми системами
• Обеспечить надежную защиту персональных данных
• Организовать качественную техническую поддержку

Таким образом, с 1 января 2026 года Россия официально переходит на электронные трудовые книжки, что станет важным этапом в развитии системы учета трудовой деятельности.

Полезные ссылки и источники