Отмена (аннулирование) ошибочной записи в трудовой книжке – это один из самых частых кадровых вопросов, возникающих при:

• неправильном оформлении приказа о приёме, переводе или увольнении;
• опечатках в наименовании должности, структурного подразделения или организации;
• неверной дате события;
• изменении трудового договора после уже внесённой записи;
• восстановлении сотрудника на работе после признания увольнения недействительным.

Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, ст. 66, ст. 84.1; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России № 322н от ) просто зачеркнуть или стереть запись нельзя. Законный способ – внесение новой записи, в которой указывается, что предыдущая запись считается недействительной, и (при необходимости) приводится правильная информация.

Порядок действий при отмене записи

1. Подготовка основания – издаётся внутренний документ (приказ, распоряжение, акт) о признании предыдущей записи недействительной. В документе указываются:
   • реквизиты ошибочного приказа (номер, дата);
   • причина отмены (опечатка, неправильное содержание, восстановление на работе и т.д.);
   • ссылка на трудовой договор или иное основание, подтверждающее правильные сведения.
2. Внесение записи в трудовую книжку – в разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о награждениях», если отменяется запись о награде) делается новая строка:
   • в графе 1 – порядковый номер, следующий за последней записью;
   • в графе 2 – дата внесения исправления (обычно дата издания приказа об отмене);
   • в графе 3 – формулировка: «Запись за № [номер ошибочной записи] считать недействительной»;
   • в графе 4 – реквизиты документа, на основании которого внесено исправление (номер и дата приказа о признании записи недействительной).

   Если после отмены необходимо внести правильную запись (например, правильное наименование должности или верную дату приёма), то в следующей строке заполняются графы 1‑4 обычным образом (номер, дата события, содержание, реквизиты приказа о приёме/переводе/увольнении).

3. Подписание и заверка – запись подписывается уполномоченным лицом (руководителем организации или уполномоченным кадровым работником) и заверяется печатью организации (если она используется).
4. Уведомление сотрудника – работник получает копию приказа об отмене и, при необходимости, выписку из трудовой книжки с исправленной записью.

Особенности отмены записи в бумажной и электронной трудовой книжке

Бумажная трудовая книжка

Для бумажного варианта применяется порядок, описанный выше. Важно помнить:

• Запись об отмене делается только черным или синим чернилом, без использования карандаша или корректирующих средств;
• Не допускается зачёркивание, стирание или использование жидкости для исправления;
• Если в книжке нет свободного места для новой строки, оформляется вкладыш (форма № ТД‑2) с продолжением нумерации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В ЭТК отмена записи осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему кадрового учёта работодателя. Основные моменты:

• В разделе «Сведения о работе» есть специальное поле «Признак отмены записи» (графа 10 в некоторых форматах). При отмене в это поле ставится символ «X»;
• После отметки признака отмены система автоматически блокирует возможность редактирования ошибочной записи;
• Далее вносится новая запись с правильными сведениями (аналогично бумажному варианту).

Образец записи об отмене (бумажная трудовая книжка)

№ п/п | Дата | Сведения | Dokument
--------|------------|--------------------------------------------------------------------------|---------------------------------------------------
 12 | | Запись за № 10 считать недействительной. | Приказ № 45 от «Об отмене приказа № 23 от »
 13 | | Принят на работу в ООО «Альфа» инженером‑конструктором 2‑го разряда. | Приказ № 46 от «О приёме на работу»

В примере выше запись под номером 10 содержала ошибку (например, неправильное наименование должности). После издания приказа об отмене (№ 45) в строке 12 указывается, что эта запись недействительна. В следующей строке 13 размещается правильная информация о приёме.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа об отмене. Без внутреннего документа запись в трудовой книжке будет считаться самовольной и может быть оспорена в суде.
• Неправильная нумерация. Номер новой записи должен следовать за последней существующей записью; иначе возникает разрыв в нумерации, что затрудняет проверку.
• Отсутствие ссылки на основание. В графе 4 обязательно указываются реквизиты приказа (или акта), на основании которого внесена отметка об отмене.
• Использование корректирующих средств. Это прямо запрещено Инструкцией по заполнению трудовых книжек и может привести к признанию записи недействительной.
• Несвоевременное уведомление сотрудника. Работник имеет право потребовать копию приказа и выписку из трудовой книжки; задержка может повлечь административную ответственность.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Создайте шаблон приказа об отмене записи (включая пункты о причине, ссылке на ошибочный приказ и реквизитах нового приказа).
2. Ведите журнал регистрации таких приказов – это упростит последующую проверку и аудит.
3. Перед внесением исправления сверяйте данные с трудовом договором, личной карточкой сотрудника и иными первичными документами.
4. При переходе на электронную трудовую книжку настройте в системе кадрового учёта автоматическую генерацию отметки «Признак отмены записи» при издании соответствующего приказа.
5. Проводите периодическое обучение ответственных сотрудников по правилам внесения и отмены записей в трудовой книжке.

Отмена записи в трудовой книжке – это строго регламентированная процедура, требующая наличия официального приказа (или иного внутреннего документа) и точного соблюдения порядка заполнения книжки. Следуя изложенным выше шагам, вы сможете избежать ошибок, обеспечить законность кадровых документов и защитить права как работника, так и работодателя.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, отмена записи о переименовании организации или восстановление сотрудника после unlawful увольнения), рекомендуем обратиться к актуальным разъяснениям Минтруда и Роструда, а также воспользоваться готовыми образцами приказа и записи, доступными в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и на официальных сайтах ведомств.