Важное обновление: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что с этой даты бумажные трудовые книжки (ТК) официально отменяются для всех новых случаев оформления․ Старые бумажные книжки, выданные ранее, остаются у работников, но их данные должны быть перенесены в электронный формат․

Ключевые изменения и сроки

Реформа, начатая несколько лет назад, вступает в завершающую фазу․ Вот основные вехи:

• До 2026 года: Действовал переходный период․ Работодатели могли вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки по выбору․
• С 1 января 2026 года: Полный отказ от бумажных трудовых книжек․ Все новые трудовые книжки оформляются исключительно в электронном виде в единой государственной системе (ЕГИС ТК)․
• Для уже имеющихся бумажных книжек: Работодатель обязан по первому требованию работника (или при увольнении) перенести все записи из бумажной книжки в электронную․ После этого бумажный вариант может быть уничтожен (с соблюдением процедуры) или возвращен работнику․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК — это официальный электронный документ, который ведется в Единой государственной информационной системе учета трудовых книжек (ЕГИС ТК)․ Ключевые особенности:

1. Государственный хостинг: Данные хранятся на защищенных серверах Роструда, что исключает потерю или подделку․
2. Неизменяемость записей: Все записи (прием, увольнение, вводные данные) вносятся однократно и не могут быть изменены или удалены․ Любое исправление оформляется новой записью с указанием причины․
3. Доступ через портал Госуслуг: Работник в любой момент может получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг․ Это официальный документ, равнозначный бумажному․
4. Отсутствие физического носителя: Нет риска потерять, испортить или украсть книжку․

Как это работает на практике? Пошаговая инструкция

Для работника:

• При приеме на работу: Вы не получаете бумажную книжку․ Работодатель вносит данные о вас в ЕГИС ТК․ Вы можете сразу проверить правильность записи через Госуслуги․
• При увольнении: Вам не нужно ждать «закрытия» бумажной книжки․ Запись об увольнении вносится в ЭТК автоматически в день увольнения․ Выписку можно заказать на Госуслугах в любой момент․
• Если у вас есть старая бумажная книжка: Вы имеете право потребовать от текущего или любого прошлого работодателя перенести все записи из нее в вашу электронную книжку․ После переноса бумажный вариант можно хранить как архивную копию․
• Получение выписки: Для предъявления в банк, пенсионный фонд или другую организацию достаточно распечатанной выписки из ЭТК, полученной через Госуслуги (она имеет QR-код для проверки подлинности)․

Для работодателя (организации):

• Подключение к ЕГИС ТК: Обязательное․ Работодатель должен иметь учетную запись в системе․
• Ведение записей: Все кадровые действия (прием, перевод, увольнение, отпуск) вносятся в ЭТК через интерфейс ЕГИС ТК в строго установленные сроки (обычно в день события)․
• Перенос данных из старых книжек: При наличии у сотрудника бумажной ТК, работодатель обязан по его заявлению перенести историю записей в ЭТК․
• Ответственность: За несвоевременное или некорректное ведение ЭТК предусмотрены административные штрафы (по ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Преимущества и возможные сложности

Преимущества:

• Надежность и безопасность: Нет риска утери, порчи, подделки․ Данные защищены на государственном уровне․
• Удобство и скорость: Мгновенный доступ к выписке из любой точки, отсутствие очередей в кадровую службу․
• Прозрачность для государства: Упрощен контроль за трудовыми отношениями и расчетом стажа․
• Экология: Сокращение бумагопотребления․

Возможные сложности и риски:

• Цифровой разрыв: Проблемы для пожилых людей или тех, кто не пользуется интернетом․ Необходимо помогать в получении выписок․
• Технические сбои: Временные неполадки в системе ЕГИС ТК или на портале Госуслуг могут затруднить получение выписки․
• Зависимость от доступа к интернету: Для получения выписки требуется стабильный интернет и учетная запись на Госуслугах․
• Вопросы доверия: У части населения сохраняется недоверие к электронным документам, опасения по поводу конфиденциальности данных․

Что делать сейчас? Краткий чек-лист

1. Проверьте свою ЭТК на Госуслугах․ Зайдите в раздел «Трудовая книжка» и убедитесь, что все ваши записи от предыдущих работодателей перенесены корректно․
2. Если записи нет или она неполная: Обратитесь с заявлением к последнему или к любому прошлому работодателю с требованием перенести данные из вашей бумажной книжки в ЭТК․
3. Работодателям: Убедитесь, что ваша организация подключена к ЕГИС ТК, сотрудники обучены работе с системой, а все записи вносятся вовремя․
4. Сохраните старую бумажную книжку как архивную копию, если она у вас есть․ После полного переноса данных в ЭТК она не имеет юридической силы для подтверждения стажа, но может служить личным архивом․

Отмена бумажных трудовых книжек с 1 января 2026 года — это окончательный и необратимый шаг к цифровизации кадрового учета в России․ Реформа направлена на повышение безопасности, прозрачности и удобства для всех сторон․ Главная задача для граждан — обеспечить, чтобы их полная история труда была корректно отражена в электронной системе․ Для этого необходимо активно взаимодействовать с работодателями и контролировать свои данные через портал Госуслуг․ Подготовка к новым правилам должна быть завершена до наступления 2026 года․

Примечание: Информация в статье основана на действующем законодательстве РФ (Федеральный закон № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», Постановления Правительства, приказы Минтруда) и официальных разъяснениях Роструда․ Все даты и процедуры актуальны на момент написания․