Отмена записи о приёме на работу – это процедура, которую работодатель может потребовать выполнить, если запись была внесена ошибочно, противоречит фактическим обстоятельствам трудоустройства или признана недействительной судом, трудовой инспекцией или внутренним актом компании․ Ниже представлен пошаговый гид, который охватывает как бумажную, так и электронную форму трудовой книжки, а также правовые основания, необходимые документы и типичные ошибки․

Когда требуется отмена записи

• Ошибочное внесение – запись сделана о работнике, который фактически не был принят на работу (например, из‑за путаницы с ФИО или номером СНИЛС)․
• Признание недействительным судом или трудовой инспекцией – решение о том, что трудовой договор не был заключён или был расторгнут до момента внесения записи․
• Ликвидация или реорганизация организации – если работодатель, внесший последнюю запись, прекратил działalność и новый работодатель не может подтвердить факт приёма․
• Изменение условий трудового договора – когда после приёма сотрудника меняются существенные условия (должность, оклад, место работы) и требуется корректировка записи․

Правовые основания

Основными нормативными актами, регулирующими порядок внесения и отмены записей в трудовой книжке, являются:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66 – ведение трудовой книжки)․
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и внесения в них записей»․
3. Федеральный закон «О индивидуальном лицевом счёте в системе обязательного пенсионного страхования» (форма СТД‑СФР, графа «Признак отмены записи»)․
4. Постановления Пленума Верховного Суда РФ и разъяснения Роструда (например, письмо Роструда от № ПГ/07‑2023‑12‑01)․

Отмена записи в бумажной трудовой книжке

Шаг 1․ Подготовка основания

Необходимо оформить внутренний документ, подтверждающий необходимость отмены:

• Приказ (распоряжение) руководителя об отмене записи о приёме на работу․
• В приказе указываются: номер, дата, основание (например, «в связи с выявленной ошибкой при внесении записи о приёме на работу» или «в соответствии с решением суда № … от …»)․
• Приказ подписывается руководителем и заверяется печатью организации (если она есть)․

Шаг 2․ Внесение исправления в трудовую книжку

Согласно п․ 28 Порядка, утв․ приказом Минтруда № 320н, исправления вносятся в следующем порядке:

1. В графе «Наименование организации» ставится чёрной чертой (зачёркивается) ошибочная запись․
2. Справа от зачёркнутого текста пишется исправленная запись (если требуется) либо ставится прочерк, если запись полностью аннулируется․
3. В графе «Основание внесения записи» указываются реквизиты приказа об отмене (номер и дата)․
4. В графе «Дата внесения записи» проставляется текущая дата (дата внесения исправления)․
5. Подпись уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер) и расшифровка подписи․

Пример записи:

№ п/п Дата Наименование организации, должность, род работы Основание внесения записи
1 ООО «Ромашка», инженер‑конструктор Приказ № 45 от (отмена записи о приёме)

Шаг 3․ Уведомление сотрудника и ПФР

После внесения исправления работник должен получить копию приказа и выписку из трудовой книжки (или справку о внесении изменений)․ Если запись уже была передана в ПФР (форма СТД‑СФР), необходимо направить уведомление об отмене в электронном виде через личный кабинет страхователя․

Отмена записи в электронной трудовой книжке (СТД‑СФР)

Электронная трудовая книжка ведётся в системе ПФР․ Отмена записи здесь осуществляется через специальную графу «Признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении» (поле 10 в форме СТД‑СФР)․

Порядок действий

1. Оформить приказ об отмене записи (как в бумажном варианте)․
2. В личном кабинете страхователя (работодателя) выбрать сотрудника, открыть его электронную трудовую книжку․
3. Найти ошибочную запись о приёме и нажать кнопку «Отменить запись» (или аналогичную)․
4. Система автоматически проставит в поле «X» и запросит реквизиты основания приказа (номер, дата)․
5. После подтверждения изменения отправляются в ПФР; статус записи меняется на «Отменена»․
6. Работнику направляется уведомление об отмене (можно через ЭДО или заказным письмом)․

Важно: символ «X» не удаляет запись полностью, а лишь помечает её как недействительную․ При запросе выписки из электронной трудовой книжки такая запись будет отмечена как отменённая․

Пример оформления приказа об отмене

ПРИКАЗ
№ 78
от г․

О отмене записи о приёме на работу

В связи с выявленной ошибкой при внесении записи о приёме на работу
работника Иванова Ивана Ивановича (СНИЛС 123‑456‑789 01) в трудовую
книжку от г․,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Считать запись о приёме Иванова И․И․ на должность инженера‑конструктора
 в ООО «ТехноСервис» с г․ недействительной․

Внести исправление в трудовую книжку работника согласно п․ 28
 Порядка ведения трудовых книжек, утв․ приказом Минтруда России
 от № 320н․

Ответственному за кадровое обслуживание (Сидоровой А․П․) обеспечить
 внесение исправления в бумажную и электронную трудовую книжку
 работника в течение трёх рабочих дней․

Уведомить работника и Пенсионный фонд Российской Федерации
 о внесённом изменении․

Директор ______________ /Петров С․В․/

Что делать, если запись уже внесена в ПФР

Если ошибочная запись о приёме уже передана в ПФР и отражена в форме СТД‑СФР, порядок действий следующий:

1. Оформить приказ об отмене (см․ выше)․
2. В личном кабинете страхователя открыть раздел «Электронные трудовые книжки» → выбрать сотрудника → найти запись о приёме․
3. Нажать «Отменить запись», указать реквизиты приказа․
4. Система проставит символ «X» в поле 10 и отправит уведомление в ПФР․
5. Получить подтверждение от ПФР (обычно в течение 1‑2 рабочих дней) о том, что запись помечена как отменённая․
6. Выдать сотруднику справку о внесении изменений и, при необходимости, обновлённую выписку из электронной трудовой книжки․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа – попытка исправить запись только путём зачёркивания без основания приводит к признанию исправления недействительным․
• Неправильное указание реквизитов приказа – в графе «Основание внесения записи» должны быть номер и дата приказа, иначе ПФР может отказать в принятии отмены․
• Забыв об уведомлении сотрудника – работник имеет право потребовать копию приказа и выписку; отсутствие такого документа может повлечь споры․
• Смешивание бумажной и электронной форм – исправление должно быть сделано и в бумажной, и в электронной трудовой книжке одновременно, иначе возникнут расхождения․
• Использование корректирующей жидкости или стирания – запрещено Порядком; допустимо только зачёркивание и запись исправления рядом․

Отмена записи о приёме на работу в трудовой книжке – это строго регламентированная процедура, требующая оформления приказа, внесения исправлений в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек и уведомления всех заинтересованных сторон (работника, ПФР, внутренних служб)․ Соблюдение всех шагов гарантирует законность изменений и защищает как работодателя, так и сотрудника от возможных правовых рисков․

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации (например, отмена записи после ликвидации организации или в случае судебного решения), рекомендуется обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации․