Важное замечание: отмена записи в электронной трудовой книжке (ЭТК) возможна только при соблюдении определённых условий, установленных законодательством РФ и настройками конкретной конфигурации 1С. Перед выполнением операции убедитесь, что у вас есть необходимые права доступа и резервная копия базы данных.

Содержание

1. Зачем может потребоваться отмена записи?
2. Подготовительные действия
3. Пошаговая инструкция по отмене записи в 1С
4. Типичные проблемы и способы их решения
5. Часто задаваемые вопросы

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). В 1С:Предприятие (версии 8.3 и выше) предусмотрена интеграция с этой системой, позволяющая вести запись, редактирование и отмену записей непосредственно из программы.

Зачем может потребоваться отмена записи?

• Ошибка при вводе даты, должности или основания увольнения;
• Неправильный код причины увольнения (например, указали «по собственному желанию», а нужно «по инициативе работодателя»);
• Отмена решения об увольнении до его официального оформления;
• Требования проверяющих органов (инспекция труда, ФСС и т.п.).

Важно: отмена записи в ЭТК считаеться «аннулированием» и должна быть подтверждена документально (распоряжение руководителя, приказ о восстановлении и т.д.).

Подготовительные действия

1. Проверка прав доступа. Пользователь, выполняющий отмену, должен иметь роль «Администратор кадров» или эквивалентную роль с правом «Отмена записей в ЭТК».
2. Создание резервной копии. Перед любой операцией, изменяющей данные в ЭТК, рекомендуется выполнить Администрирование → Резервное копирование.
3. Подготовка документов. Необходимо иметь:
   • Приказ о восстановлении (если запись отменяется после увольнения);
   • Согласие работника (если требуется);
   • Скан-копию оригинального приказа, который будет отменяться.
4. Проверка статуса записи. Запись может быть отменена только если:
   • Она не была передана в ФСС (для записей о страховых случаях);
   • Не превышен срок, установленный нормативным документом (обычно 30 дней с момента внесения).

Пошаговая инструкция по отмене записи в 1С

Шаг 1. Открываем справочник «Сотрудники»

В главном меню выбираем Кадры → Сотрудники. Находим нужного сотрудника и открываем его карточку.

Шаг 2. Переходим в раздел «Трудовая книжка»

В карточке сотрудника выбираем вкладку «Электронная трудовая книжка» (может называться «Трудовая книжка (ЭТК)» в зависимости от конфигурации).

Шаг 3. Находим запись, которую нужно отменить

В списке записей ищем нужную запись (обычно это запись об увольнении или переводе). Для удобства можно воспользоваться фильтром по дате или типу записи.

Шаг 4. Открываем форму отмены

1. Выделяем запись правой кнопкой мыши.
2. В контекстном меню выбираем «Отменить запись» (иногда пункт называется «Аннулировать запись»).

Шаг 5. Заполняем форму отмены

В открывшейся форме необходимо указать:

• Дата отмены – обычно текущая дата.
• Основание отмены – выбираем из справочника (например, «Ошибка ввода», «Отмена увольнения»).
• Комментарий – краткое пояснение (рекомендовано указать номер приказа, который аннулируется).
• Документ-основание – прикрепляем скан‑копию приказа о восстановлении или иной документ.

Шаг 6. Подтверждаем действие

Нажимаем кнопку «ОК». Система проверит права, наличие связей с другими документами и, при отсутствии конфликтов, выполнит отмену.

Шаг 7. Проверяем результат

После закрытия формы в списке записей появится новая строка с пометкой «Отмена» и указанием даты отмены. Убедитесь, что запись больше не отображается в официальных выписках ЭТК.

Шаг 8. Синхронизация с государственным сервисом

Если ваша конфигурация настроена на автоматическую отправку данных в государственную систему, после отмены записи необходимо выполнить синхронизацию:

1. Перейти в Сервис → Электронная трудовая книжка → Синхронизация.
2. Выбрать тип операции «Отмена записей» и нажать «Выполнить».
3. Дождаться подтверждения об успешной передаче (сообщение «Отмена записей успешно отправлена»).

Шаг 9. Закрываем карточку сотрудника

После всех проверок закрываем карточку. При необходимости сформировать печатную форму «Выписка из ЭТК» – в ней будет отражена отмена записи.

Типичные проблемы и способы их решения

Проблема	Причина	Решение
Кнопка «Отменить запись» недоступна	Недостаточные права пользователя	Обратитесь к администратору 1С для назначения роли «Администратор кадров» или аналогичной.
Ошибка «Запись уже передана в ФСС»	Запись связана с начислением страховых взносов	Сначала отмените/корректируйте связанные начисления, затем повторите отмену.
Система не принимает документ-основание	Неподходящий формат файла (только PDF, JPG, PNG)	Конвертируйте документ в поддерживаемый формат и повторите загрузку.
Отмена не отображается в выписке ЭТК	Не выполнена синхронизация с государственным сервисом	Выполните ручную синхронизацию (см. Шаг и проверьте статус в личном кабинете ФГИС Трудовая книжка.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отменить запись после её подтверждения в ФГИС? – Да, но только в течение 30 календарных дней с момента подтверждения. После этого требуется обращение в службу поддержки ФГИС.
• Отменяется ли автоматически запись о начислении отпускных? – Нет. Отмена записи в ЭТК не влияет на расчётные документы. Их необходимо корректировать отдельно.
• Нужен ли электронный подпись для отмены? – В большинстве конфигураций 1С подпись не требуется, однако если ваша организация использует электронный документооборот, подпись может потребоваться для прикрепления приказа.
• Можно ли отменить несколько записей одновременно? – Стандартный интерфейс позволяет отменять только одну запись за раз. Для массовой отмены используйте обработку «Отмена записей в ЭТК», разработанную в вашей организации.

Отмена записи в электронной трудовой книжке в 1С – процесс, требующий внимательности и соблюдения нормативных требований. При правильной подготовке (права доступа, резервная копия, документальное основание) операция проходит быстро и без риска потери данных. Не забывайте о необходимости синхронизации с государственным сервисом и проверке результата в личном кабинете ФГИС.

Помните: любые изменения в ЭТК могут быть проверены контролирующими органами, поэтому документируйте каждый шаг и храните подтверждающие документы.

Дата публикации: