Когда основной лист трудовой книжки заполнен, а необходимо внести новую запись (например, о приёме, переводе или увольнении), оформляют вкладыш․ При выдаче каждого вкладыша на ьном листе трудовой книжки делается специальная отметка – штамп или ручная запись Выдан вкладыш с указанием серии и номера вкладыша․ Ниже представлена подробная инструкция, нормативные основания и образец оформления․

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» (далее – Порядок)․
• Пункт 33 Порядка: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша»․
• Пункт 38 Порядка: вкладыш оформляется, когда в соответствующем разделе трудовой книжки нет свободных строк для новой записи․
• Пункт 61 Порядка (при наличии): запись о выдаче вкладыша делается на ьном листе основной трудовой книжки (стр․ 1)․

Эти положения действуют с 2021 года и обязательны для всех работодателей, ведущих бумажные трудовые книжки․

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш оформляют в следующих ситуациях:

1. Закончились строки в разделе «Сведения о работе» (или любом другом разделе) трудовой книжки․
2. Требуется внести запись о приёме, переводе, увольнении, награждении или ином событии, а свободных граф больше нет․
3. Трудовая книжка повреждена или утеряна – оформляют дубликат, а в оригинале делают запись о выдаче вкладыша․

Где ставить отметку «Выдан вкладыш»?

Согласно пункту 33 Порядка, отметка размещается на ьном листе основной трудовой книжки (стр․ 1)․ Выбор конкретного места оставляется кадровому работнику, но необходимо соблюсти два условия:

• Штамп (или ручная запись) не должен перекрывать уже существующие записи․
• Текст должен быть чётко читаемым․

Обычно отметку ставят в верхней части ьного листа, слева или по центру, оставляя место для дальнейших данных о работнике (ФИО, дата рождения и т․д․)․

Образец записи «Выдан вкладыш»

Ниже приведён типовой вариант, который можно использовать как шаблон․ Заменяйте данные серии и номера на актуальные значения вашего вкладыша;

Выдан вкладыш серия: АБ 123456 номер: 001

Если отметка делается ручкой, формат остаётся тем же – жирным шрифтом выделяют надпись «Выдан вкладыш», а серию и номер указывают обычным шрифтом․

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша

Подготовьте вкладыш – чистый лист формата А5 (или тот же формат, что и трудовая книжка), с предварительно нанесённой разметкой под разделы (работа, награждения и т․п;)․
Внесите необходимые сведения в вкладыш (например, запись о приёме на работу, переводе или увольнении)․ Заполняйте его так же, как основную трудовую книжку․
Прошейте вкладыш к основной книжке (обычно в конце книжки, перед обложкой, или в месте, где удобно не нарушать существующие записи)․
На ьном листе основной трудовой книжки поставьте штамп Выдан вкладыш или сделайте ручную запись того же содержания․
Укажите серию и номер вкладыша рядом с надписью (например, «серия: АБ 123456 номер: 001»)․
Проверьте, чтобы отметка не закрывала другие данные и была чётко читаема․
Подпишите документ уполномоченным лицом (кадровик, руководитель) и поставьте дату оформления․


Рекомендации и частые ошибки

Не используйте корректирующую жидкость – если допущена ошибка, лучше оформить новый вкладыш и сделать правильную запись․
Серия и номер должны соответствовать фактическим данным вкладыша (они указываются на самом вкладыше, обычно в левом верхнем углу)․
Штамп предпочтительнее ручной записи – он обеспечиваетuniformity и снижает риск неразборчивости․
Если штамп отсутствует, допустима ручная запись, но она должна быть выполнена разборчивым почерком и выделена жирным шрифтом (или обведена)․
После оформления вкладыша не забудьте внести в внутренний журнал движения трудовых книжек запись о выдаче вкладыша (номер, дата, ФИО сотрудника)․


Часто задаваемые вопросы

Можно ли ставить отметку «Выдан вкладыш» на обложке трудовой книжки?
Нет․ Согласно Порядку, запись делается исключительно на ьном листе (стр․ 1)․
Нужен ли отдельный приказ о выдаче вкладыша?
Нет․ Достаточно оформить запись в трудовой книжке и, при необходимости, отразить факт в внутренней документации кадровой службы․
Что делать, если вкладыш закончился, а место в основной книжке всё ещё есть?
В таком случае оформляют новый вкладыш и повторяют процедуру отметки «Выдан вкладыш»․
Можно ли использовать электронную трудовую книжку для этого?
Если работник ведёт электронную трудовую книжку (ЕТК), необходимость в бумажном вкладыше отпадает – все записи вносятся в ЕТК․


Оформление вкладыша в трудовую книжку – это стандартная процедура, регламентированная Приказом Минтруда № 320н․ Главное – правильно поставить отметку Выдан вкладыш с указанием серии и номера вкладыша на ьном листе основной книжки, соблюдая требования к читаемости и не перекрывая существующие записи․ Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая рекомендации, вы избежите ошибок и обеспечите корректное ведение трудовых книжек в вашей организации․
Сохраните данную статью в качестве справочного материала для кадрового отдела – она поможет быстро и безошибочно оформлять вкладыши в любой ситуации․