Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий стаж и квалификацию работника. При увольнении работодатель обязан выдать её сотруднику. Если работник не забрал книжку в день увольнения, то она может быть отправлена по почте. Для того чтобы избежать потери и обеспечить надёжную доставку, необходимо составить опись вложения и оформить отправку ценным письмом с уведомлением о вручении.
Что такое опись вложения?
Опись вложения – это документ, в котором перечислены все предметы, отправляемые по почте. В случае трудовой книжки опись содержит:
- Наименование отправляемого документа («Трудовая книжка Иванова И.И.»);
- Количество экземпляров (обычно 1);
- Стоимость (по оценке, если требуется). В большинстве случаев стоимость не указывается, но в случае ценного письма рекомендуется добавить оценку.
Опись служит доказательством того, что документ был отправлен, и позволяет быстро решить спор о его потере.
Юридическая база
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка должна быть передана работнику лично либо отправлена почтой с уведомлением о вручении. В случае отправки по почте работодатель обязан:
- Получить письменное согласие работника на отправку;
- Отправить трудовую книжку ценным письмом с описью вложения;
- Сохранить копию письма и описи как доказательство факта отправки.
Если работник не согласен, он может потребовать выдачи книжки лично. В противном случае отправка по почте является законной.
Как получить согласие работника?
Согласие оформляется в виде заявления работника. Ниже приведён образец, который можно использовать в Word или PDF.
Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте Я, ФИО, работник название организации, прошу руководителя организации отправить мне трудовую книжку по почте, указанной ниже, с уведомлением о вручении и описью вложения. Адрес для отправки: улица, дом, квартира, город, индекс Согласен(на) на получение трудовой книжки ценным письмом с описью вложения. Подпись: _____________________ Дата: ___/___/____
Как оформить уведомление и опись?
Уведомление должно содержать информацию о том, что работодатель отправил трудовую книжку, а опись – перечень вложенных предметов. Ниже пример шаблона.
Уведомление о отправке трудовой книжки по почте От: ФИО руководителя, должность должность, название организации Кому: ФИО работника, адрес для отправки В соответствии с Трудовым кодексом РФ, я отправляю вам трудовую книжку ценным письмом с описью вложения. При получении письма, пожалуйста, подпишите уведомление о вручении. Дата отправки: ___/___/____ Номер почтовой квитанции: __________ С уважением, Подпись: _____________________
Опись вложения Трудовая книжка Иванова И.И. – 1 экземпляр – стоимость: 0 руб. Уведомление о необходимости получения трудовой книжки – 1 экземпляр – стоимость: 0 руб. Подпись отправителя: _____________________ Подпись получателя: _____________________
Как отправить письмо?
- Подготовьте письмо, уведомление и опись вложения.
- Соберите все документы в конверт.
- Отправьте конверт ценным письмом (с уведомлением о вручении) через любого оператора почтовой связи, включая экспресс‑почту.
- Получите квитанцию с номером отправки и сохраните копию.
- Сохраните копии всех документов в личном деле работодателя.
Что делать, если письмо потеряно?
Если работник не получил письмо в течение 30 дней, он может подать жалобу в трудовую инспекцию. В жалобе необходимо приложить копии письма, описи и квитанции. Работодатель обязан предоставить доказательства отправки.
Полезные ссылки и образцы
- Письмо Минтруда от N 14-2/ООГ-1347 – образец уведомления о вручении.
- Образец заявления на отправку трудовой книжки по почте (2025‑2026) – доступен на сайте «Моё дело».
- Форма 107 – опись вложения, используемая в бухгалтерии.
Правильная опись вложения и оформление отправки по почте позволяют:
- Соблюдать требования Трудового кодекса РФ;
- Защитить интересы работника и работодателя от потери документа;
- Обеспечить прозрачность и юридическую чистоту процесса.
Следуйте приведённым рекомендациям, и процесс отправки трудовой книжки пройдет без проблем.