Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, право на пенсию и социальные выплаты.
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать её в день увольнения. Однако в реальной жизни иногда возникает необходимость получить книжку по почте: работник находится в другом городе, заболел, у него нет возможности прийти в офис в последний рабочий день и т.п.

Правовая база

• Статья 80 ТК РФ – работодатель обязан в день увольнения выдать работнику трудовую книжку и другие документы.
• Статья 84.1 ТК РФ – если работник отказывается забрать книжку, работодатель обязан уведомить его о необходимости её получения или о возможности отправки по почте.
• Постановление Правительства РФ от № 2152 – допускает пересылку трудовой книжки почтой только после получения письменного согласия работника.
• Согласно Порталу «Кадровик‑практик», работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного обращения работника.

Когда возможна отправка трудовой книжки по почте

1. Работник находится в другом населенном пункте и не может присутствовать в офисе в последний рабочий день.
2. Работник заболел, находится на больничном или в отпуске.
3. Работник отказывается принимать книжку лично, но готов получить её по почте.
4. Работник сменил место жительства и указал новый адрес доставки.

Во всех перечисленных случаях отправка возможна только после получения от работника письменного согласия (заявления или согласия‑подтверждения).

Что должен сделать работник

Подготовить заявление (или согласие) на отправку

Заявление должно быть подписано собственноручно, содержать:

• ФИО, должность, подразделение;
• Текущий адрес (почтовый индекс, улица, дом, квартира);
• Текст согласия на пересылку трудовой книжки по почте;
• Указание способа доставки (заказное письмо, наложенный платёж и т.д.);
• Дата и подпись.

Отправить заявление работодателю

Оптимально – заказным письмом с уведомлением о вручении или лично в руки (подтверждение получения).

При необходимости предоставить копию паспорта

Для подтверждения личности получателя (особенно если книжка отправляется на имя супруги/родственника).

Что обязан сделать работодатель

1. Получив письменное согласие, оформить уведомление о готовности отправить книжку.
2. Внести запись в журнал учёта трудовых книжек о способе выдачи (по почте) и дате отправки.
3. Подготовить книжку к пересылке:
   • Проверить, что в ней отражены все записи о трудовом стаже.
   • Убедиться, что книжка находится в надлежащем состоянии (не повреждена).
4. Отправить книжку за счёт работодателя:
   • Заказным письмом с объявлением о вручении;
   • С наложенным платежом (если работник согласен покрыть стоимость пересылки).
5. Сохранить копию заявления и квитанцию об отправке в личном деле работника.

Пошаговая инструкция для работника

1. Узнайте у работодателя, готов ли он отправить книжку по почте.
2. Составьте заявление (пример ниже) и подпишите его.
3. Отправьте заявление работодателю (заказным письмом или лично).
4. Ожидайте уведомления от работодателя о дате отправки и трек‑номере.
5. Отслеживайте посылку на сайте почтовой службы.
6. Получив книжку, подпишите акт приёма‑передачи (если он пришёл в комплекте).
7. Проверьте, что все записи в книжке корректны.

Образец заявления (согласие) на отправку трудовой книжки по почте

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, 
должность – менеджер по продажам, 
подразделение – отдел продаж,
прошу выслать мою трудовую книжку по почте на указанный ниже адрес:

Адрес получателя:
Россия, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 15
Способ доставки: заказное письмо с объявлением о вручении.

Настоящим подтверждаю, что согласен на пересылку трудовой книжки за счёт работодателя.
Подпись: ___________

Если вы хотите, чтобы книжку получили не вы, а, например, ваш супруг, укажите в заявлении «на имя …» и приложите копию паспорта получателя.

Как оформить отправку по почте

• Заказное письмо с объявлением о вручении – гарантирует, что получатель подпишет акт получения.
• Наложенный платёж – если работник согласен оплатить стоимость пересылки.
• Упакуйте книжку в твёрдый конверт (офисный формат А5) и добавьте защитный лист (пластиковый).
• Сохраните квитанцию и трек‑номер – они понадобятся в случае утери.

Сроки

Возможные проблемы и их решения

• Книжка не доставлена в срок – обратитесь в отдел кадров с копией квитанции и запросом о повторной отправке.
• Книжка утеряна – предъявите заявление о потере в отдел кадров; работодатель обязан оформить замену (выдачу новой книжки) в течение 5 дней.
• Работодатель отказывается отправлять без личного получения – напомните, что ТК РФ допускает отправку при наличии письменного согласия, а также укажите, что отказ может быть квалифицирован как нарушение трудового законодательства.
• Работник изменил адрес после подачи заявления – необходимо выслать новое согласие с актуальным адресом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) как альтернатива

С 2020 года в России вводится система электронных трудовых книжек. Если ваш работодатель уже подключён к сервису «Госуслуги», вы можете:

• Получить доступ к своей ЭТК онлайн;
• Скачать выписку о трудовом стаже;
• Не зависеть от физической пересылки.

Для перехода необходимо подать заявление в отдел кадров о переводе в электронный формат; При этом физическая книжка будет изъята у работодателя и хранится в архиве.

Получить трудовую книжку по почте при увольнении – процесс, полностью регулируемый Трудовым кодексом РФ и дополнительными нормативными актами. Ключевые моменты:

• Получить письменное согласие от работника;
• Оформить уведомление и записать факт отправки в журнал учёта;
• Отправить книжку заказным письмом с объявлением о вручении;
• Соблюдать установленные сроки (не более 3 рабочих дней после получения заявления).

Следуя описанным шагам, вы сможете быстро и без лишних проблем получить свою трудовую книжку, даже находясь в другом городе.

Дата публикации: