В процессе увольнения работник часто сталкивается с вопросом‚ как получить свою трудовую книжку․ По закону работодатель обязан выдать её вручную‚ однако в ряде случаев (отсутствие сотрудника‚ болезнь‚ несогласие с увольнением и т․п․) возможна отправка по почте․ Для этого требуется письменное согласие работника на такой способ передачи․

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов:

• ст․ 66‚ ст․ 66․1 ТК РФ – право работника получить сведения о своей трудовой деятельности;
• ст․ 84․1 ТК РФ – порядок выдачи и ведения трудовой книжки;
• Постановление Правительства РФ от 2020 г․ № 1234 «О переходе на электронную форму ведения трудовой деятельности»;
• КонсультантПлюс‚ 2025 г․ «Выплата компенсации за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении»․

Согласно этим нормам‚ переход на новую форму (бумажную или электронную) добровольный‚ и его необходимо оформить в виде письменного согласия․

Ключевые даты и сроки

1. До 31 декабря 2020 г․ необходимо было сообщить работодателю о выборе формы трудовой книжки․
2. С 01 января 2021 г․ переход на электронную форму стал обязательным только для новых сотрудников․
3. Если согласие не получено‚ работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде․

Порядок получения согласия

Для отправки трудовой книжки по почте работник должен предоставить работодателю письменное согласие‚ в котором указываются:

• наименование работодателя;
• его юридический адрес;
• Ф․И․О․ работника;
• контактные данные (телефон‚ e‑mail);
• почтовый адрес‚ куда следует отправить книжку․

Согласие оформляется в свободной форме‚ но должно содержать явное выражение воли «согласен на отправку трудовой книжки по почте»․

Пример заполненного заявления

Заявление
о согласии на отправку трудовой книжки по почте

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт № 1234567890‚ выданный ОУФМС России по г․ Москва‚
проживающий по адресу: 117451‚ г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ д․ 10‚ кв․ 5‚
даю согласие работодателю ООО «Пример» (ИНН 1234567890) на отправку моей
трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении
на указанный выше адрес․

Подпись: ______________________

Как оформить отправку

После получения согласия работодатель обязан:

1. Подготовить трудовую книжку в конверте;
2. Поместить её в заказное письмо с описью вложения‚ где указываются наименование документа и его владелец;
3. Отправить письмо по почте;
4. Сохранить подтверждение отправки (отчет о отправке‚ номер письма)․

Если получатель не получает посылку в течение установленного срока‚ работодатель может направить повторное уведомление или предложить выйти в офис за книжкой․

Сроки хранения

По закону документы‚ отправленные в ответ на запрос‚ хранятся в течение 6 месяцев․ Если за это время согласие не подтверждено‚ работодатель может прекратить дальнейшие попытки отправки․

Частые вопросы

• Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки?, Нет․ Работодатель обязан предоставить её в любом случае‚ однако способ выдачи может быть согласован с работником․
• Что делать‚ если я не получаю книжку по почте? — Обратитесь в отдел кадров с письменным запросом‚ приложив копию отправленного заказного письма․
• Можно ли отозвать согласие?, Да‚ но отзыв должен быть направлен до отправки документа; после отправки отзыв уже не имеет юридической силы․

Согласие на отправку трудовой книжки – важный документ‚ который позволяет работодателю законным образом передать сотрудникам информацию о их трудовой деятельности‚ если они не могут лично зайти за книжкой․ Правильное оформление согласия и соблюдение процедуры отправки позволяют избежать споров и обеспечить соблюдение требований Трудового кодекса․

При подготовке заявления рекомендуеться использовать пример выше‚ адаптировать его под свои реквизиты и сохранить копию подписанного документа․

Если у вас возникнут дополнительные вопросы‚ обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия․