Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. При увольнении работодатель обязан вернуть её сотруднику. Но что делать, если работник не может или не хочет забирать документ лично? Возникает резонный вопрос: может ли работодатель выслать трудовую книжку по почте?

Краткий ответ: да, может, но эта процедура строго регламентирована законодательством и имеет ряд важных нюансов, о которых необходимо знать как сотруднику, так и работодателю.

Нормативная база и общие правила

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Если же работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения либо отказывается от получения документа на руки, работодатель должен направить работнику уведомление.

В этом уведомлении работодатель спрашивает согласие на отправку трудовой книжки по почте, а также информирует о необходимости либо явиться за документом лично, либо дать согласие на пересылку.

В каких случаях допускается отправка почтой?

Отправка трудовой книжки почтой не является стандартной процедурой. Она возможна только в определенных случаях:

• Отсутствие работника в день увольнения (например, при увольнении за прогул или если сотрудник заболел и находится на больничном).
• Отказ работника забрать документ лично.
• Наличие письменного согласия работника на пересылку документа.
• Удаленная работа, когда сотрудник находился в другом городе и не имеет возможности приехать в офис кадров.

Ключевое условие — согласие работника

Самое главное правило: отправлять трудовую книжку по почте без согласия работника категорически запрещено. Если сотрудник не ответил на уведомление или не дал явного согласия на пересылку, трудовая книжка должна храниться у работодателя до тех пор, пока работник за ней не явится.

Электронные трудовые книжки (с 2021 года)

Важно учитывать современные реалии: с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Однако бумажные трудовые книжки не отменены — они продолжают действовать для тех, кто сохранил их. Если у вас осталась бумажная версия, правила её возврата при увольнении остаются прежними. Если же вы перешли на электронный формат, работодатель выдает вам распечатку сведений о трудовой деятельности, которая также может быть направлена по почте при наличии вашего согласия.

Как правильно оформить отправку?

Если работник дал согласие на пересылку, работодатель должен соблюсти строгий порядок действий, чтобы документ не затерялся и чтобы в случае спора у компании были доказательства.

Порядок действий работодателя:

1. Получение согласия. Сотрудник должен направить письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку по указанному адресу. Это можно сделать заказным письмом или электронно (если такой порядок предусмотрен в компании).
2. Оформление описи вложения. Перед отправкой необходимо составить опись вложения. Это критически важный шаг! В описи указывается, что в конверте находится именно «Трудовая книжка на имя [ФИО]».
3. Отправка ценным письмом с описью вложения. Обычное письмо или бандероль не подойдут. Отправлять документ нужно именно ценным письмом с описью вложения.
4. Сохранение квитанции и описи. Квитанция об оплате почтовых услуг и второй экземпляр описи с печатью почты должны быть подшиты в личное дело уволенного сотрудника.

Что делать, если обещали выслать, но документ не пришел?

В жизни часто встречаются ситуации, когда работодатель обещает отправить документ, но сотрудник ждет неделями, а уведомлений с почты нет. Если вы оказались в подобной ситуации, следуйте этому алгоритму:

1. Напишите официальное заявление. Позвонить в отдел кадров недостаточно. Напишите заявление с просьбой выслать трудовую книжку по вашему текущему адресу и отправьте его заказным письмом с уведомлением о вручении на юридический адрес компании.
2. Требуйте подтверждения отправки; По закону работодатель обязан отправить документ не позднее трех дней после получения вашего согласия (заявления).
3. Привлеките трудовую инспекцию. Если компания игнорирует ваши запросы, вы имеете право обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ). За задержку выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
4. Требуйте компенсацию. Согласно ст. 234 ТК РФ, если задержка выдачи трудовой книжки лишила вас возможности трудоустроиться на новое место, работодатель обязан возместить вам неполученный заработок за каждый день задержки.

Кто оплачивает пересылку?

Все расходы, связанные с пересылкой трудовой книжки по почте (стоимость ценного письма, описи вложения и уведомления), несет работодатель. Вы не обязаны оплачивать отправку своего документа, даже если сами инициировали пересылку из-за переезда.

Выслать трудовую книжку почтой можно, и это абсолютно законная процедура. Однако она требует взаимного согласия сторон и строгого соблюдения правил отправки (ценное письмо с описью). Если вы находитесь в другом городе, не ждите, пока работодатель вспомнит о вас — напишите официальное заявление. А если документ задерживается без уважительных причин, смело защищайте свои права с помощью трудовой инспекции.