Дата актуализации:  г․

Содержание

1. Правовая база
2. Зачем нужна опись вложения?
3. Когда обязательна опись?
4. Пошаговая процедура отправки трудовой книжки
5. Образец описи вложения (форма 107)
6. Необходимые документы от работодателя и работника
7. Риски при отсутствии описи
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Отправка трудовой книжки по почте регулируется несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 84․1 – работодатель обязан в день увольнения передать работнику трудовую книжку и другие документы․ При невозможности личной выдачи допускается пересылка по согласованию․
• Федеральный закон № 126‑ФЗ от  г․ «О связи» – определяет, что почтовыми операторами могут быть юридические лица и ИП, имеющие лицензию на оказание почтовых услуг․
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 декабря 2013 г․ (дело 33‑10037/2013) – отсутствие описи вложения не отменяет ответственности работодателя, но наличие описи значительно упрощает доказывание факта отправки․
• Приказ Минтруда России от  № 150н – регламентирует порядок ведения книги учёта движения трудовых книжек и вложений к ним․

Зачем нужна опись вложения?

Опись вложения – это письменный документ, подтверждающий, что именно было отправлено, в каком количестве и в каком виде․ Основные цели:

• Доказательство отправки в случае спора с работником․
• Упрощение учёта движения трудовых книжек в кадровой службе․
• Снижение риска утраты или порчи документа в процессе транспортировки․
• Соответствие требованиям судебной практики (см․ решение СК по гражданским делам Иркутского областного суда)․

Когда обязательна опись?

Опись вложения рекомендуется в любой из следующих случаев:

1. Отправка ценным письмом (включает страхование и отслеживание)․
2. Отправка обычной почтой, если работник дал письменное согласие на пересылку․
3. Отправка в рамках массовой рассылки (например, при увольнении группы сотрудников)․
4. Случаи, когда трудовая книжка содержит вкладыши, справки, копии договоров – все они фиксируются в описи․

Если согласие работника получено устно, всё равно рекомендуется оформить письменную опись для защиты интересов обеих сторон․

Пошаговая процедура отправки трудовой книжки по почте

Шаг 1․ Получить согласие работника

• Согласие должно быть оформлено письменно (заявление работника)․ Пример заявления – см․ раздел 6․
• Указать точный почтовый адрес, контактный телефон и желаемый способ доставки (ценное письмо, экспресс‑почта и т․п․)․

Шаг 2․ Подготовить опись вложения

• Заполнить форму 107 «Опись вложения» (см․ образец ниже)․
• Указать:
  • Наименование отправителя (работодатель) и получателя (работник)․
  • Дата отправки․
  • Перечень документов (трудовая книжка, вкладыши, справка о доходах и т․д․)․
  • Количество экземпляров․
  • Подпись ответственного лица и печать организации․

Шаг 3․ Оформить почтовое отправление

• Выбрать тип отправления (ценное письмо, заказное письмо с объявлением стоимости, экспресс‑почта)․
• Прикрепить к конверту копию описи вложения (один лист внутри, один – наружу)․
• Оплатить услуги почтовой связи и получить трек‑номер․

Шаг 4․ Зарегистрировать факт отправки в книге учёта движения трудовых книжек

• Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек (вкладка «Отправка»)․
• Указать дату, номер отправления, получателя и ссылку на опись (№ формы 107)․

Шаг 5․ Информировать работника

• Отправить электронное или телефонное уведомление с указанием трек‑номера и сроков доставки․
• Сохранить копию уведомления в личном деле сотрудника․

Образец описи вложения (форма 107)

Ниже – типовой шаблон, который можно распечатать и заполнить вручную или в электронном виде․

После заполнения форму необходимо подписать, поставить печать (если есть) и приложить к конверту․

Необходимые документы

От работодателя

• Заявление работника о согласии на пересылку (образец ниже)․
• Опись вложения (форма 107)․
• Запись в книге учёта движения трудовых книжек․
• Товарно‑транспортная накладная (если используется экспресс‑служба)․

От работника

• Письменное согласие (пример):

Заявление
Я, ______________________ (Ф․И․О․), 
проживающий(ая) по адресу: ______________________,
даю согласие работодателю ______________________ 
на отправку моей трудовой книжки (№ __________) 
по почте на указанный выше адрес․ 
Подпись: ____________

Риски при отсутствии описи

Судебная практика показывает, что отсутствие описи не отменяет ответственности работодателя, но усложняет доказывание факта отправки․ Возможные последствия:

• Возникновение трудового спора о том, была ли книжка действительно отправлена․
• Штрафы за нарушение ст․ 84․1 ТК РФ (невыдача трудовой книжки в срок)․
• Необходимость повторной отправки или выдачи дубликата за счёт работодателя․
• Утрата доверия со стороны сотрудников и ухудшение имиджа компании․

Наличие описи позволяет быстро предоставить суду или инспекции Трудовой инспекции подтверждающие документы․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять трудовую книжку обычной (неценной) почтой?

Да, если работник дал письменное согласие и указал точный почтовый адрес․ Однако рекомендуется использовать ценное письмо – оно имеет отслеживание и страхование․

Какие сроки доставки считаются приемлемыми?

Для ценного письма – до 5 рабочих дней в пределах России; для экспресс‑почты – до 2‑3 дней․ Сроки фиксируются в уведомлении работнику․

Что делать, если трудовая книжка вернулась отправителю?

Проверить правильность адреса и наличие подписи получателя․
2) Снова оформить опись и отправить ценным письмом․
3) Зафиксировать факт возврата в книге учёта и уведомить работника․

Нужна ли подпись работника на получении книги?

Да, при получении ценного письма получатель подписывает акт приёма‑передачи․ Копию акта следует приложить к личному делу сотрудника․

Можно ли отправить дубликат трудовой книжки?

Дубликат может быть выдан только в случае утери оригинала работодателем․ При отправке дубликата также требуется опись и согласие работника․

Отправка трудовой книжки по почте – процесс, требующий внимательного документального оформления․ Ключевым элементом является опись вложения (форма 107), которая:

• Подтверждает факт отправки;
• Обеспечивает прозрачный учёт движения трудовых книжек;
• Защищает работодателя от судебных претензий․

Следуя описанному алгоритму, вы минимизируете риски и соблюдёте требования Трудового кодекса и судебной практики․

Автор статьи – юридический консультант по трудовому праву․ Информация актуальна на 23 мая 2026 г․