Дата публикации:  г.

Отправка трудовой книжки по почте – распространённая практика‚ когда работник не может получить документ в день увольнения. Чтобы процесс прошёл без юридических рисков‚ необходимо оформить несколько документов: уведомление работника‚ заявление работника о согласии и письмо‑отправление от работодателя. В статье представлены правовые основы‚ пошаговая инструкция и готовые образцы всех необходимых бумаг.

Правовая база

Согласно ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работодатель обязан передать трудовую книжку работнику в день увольнения. Если этого не происходит‚ книжку можно направить заказным письмом с объявленной ценностью и описью вложения. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку‚ начиная с момента отправки уведомления.

Нормативные документы‚ регулирующие порядок отправки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1‚ ч. 6);
• Постановление Правительства РФ № 225 от  г. «Об организации почтовой связи» (раздел о ценном письме);
• Приказ Минтруда России от  № 14-2/ООГ‑1347 (рекомендации по оформлению описи вложения).

Когда можно отправлять трудовую книжку по почте?

Отправка трудовой книжки по почте допускается в следующих случаях:

1. Работник не может присутствовать в офисе в день увольнения (отсутствие по уважительной причине‚ переезд‚ болезнь и т.п.).
2. Работник дал письменное согласие на отправку документа по почте.
3. Работодатель оформил уведомление о предстоящей отправке и подготовил опись вложения.
4. Отправка производится ценным письмом с объявленной ценностью (обычно 200 руб. – 500 руб. в зависимости от тарифов).

Как оформить согласие работника?

Согласие оформляется в виде простого заявления‚ которое подписывается работником. В заявлении указываются:

• ФИО работника;
• паспортные данные;
• полный почтовый адрес получателя;
• текст согласия на отправку трудовой книжки заказным письмом;
• дата и подпись.

Пошаговая инструкция по отправке трудовой книжки

1. Получить согласие работника. Работник подписывает заявление‑согласие.
2. Подготовить опись вложения. В описи указывается: «Трудовая книжка Иванова И.И.» и количество листов (обычно 1 шт.).
3. Составить письмо‑отправление. Письмо оформляется на фирменном бланке работодателя и подписывается уполномоченным лицом.
4. Упаковать документ. Трудовую книжку помещают в конверт‚ вкладывают копию описи и копию согласия работника.
5. Отправить ценным письмом. На почте указывают объявленную ценность (не менее 200 руб.) и получаете расписку с трек‑номером.
6. Сохранить подтверждающие документы. Копию письма‚ описи‚ согласия и квитанцию о приёме ценного письма храните в личном деле работника.

Образец письма работодателя о направлении трудовой книжки

ООО «Пример»
ИНН 7701234567‚ КПП 770101001
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10
Тел.: (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: hr@primer.ru

Исх. № ___/2026 «22» мая 2026 г.

Иванову Ивану Ивановичу
паспорт: 45 01 123456‚ выдан ОУФМС России по г. Москве
адрес: 117451‚ г. Москва‚ ул. Азовская‚ д. 35‚ кв. 15

УВЕДОМЛЕНИЕ О НАПРАВЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОЧТОЙ

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и Вашим заявлением от «15» мая 2026 г. о согласии на отправку трудовой книжки‚ информируем Вас о том‚ что трудовая книжка (№ 123456) направлена Вам заказным письмом с объявленной ценностью 300 руб. по адресу‚ указанному в заявлении.

Опись вложения:
Трудовая книжка Иванова И.И. – 1 шт.

Дата отправления: «22» мая 2026 г.
Трек‑номер: RA123456789RU

Просим подтвердить получение письма в течение 5 (пяти) рабочих дней. В случае недоставки просим незамедлительно связаться с отделом кадров по телефону (495) -23‑45‑67.
С уважением‚
____________________
Петров Петр Петрович
Директор по персоналу

Образец заявления работника о согласии на отправку трудовой книжки

Заявление

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт: 45 01 123456‚ выдан ОУФМС России по г. Москве‚
проживающий по адресу: 117451‚ г. Москва‚ ул. Азовская‚ д. 35‚ кв. 15‚

на основании ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ даю согласие на отправку моей трудовой книжки
заказным письмом с объявленной ценностью по указанному выше адресу.

Подпись: ____________________

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку обычным письмом?

Нет. Трудовая книжка относится к документам‚ требующим ценного письма с объявленной ценностью. Это гарантирует юридическую защиту обеих сторон и позволяет отследить доставку.

Кто несёт ответственность‚ если письмо потеряется?

Ответственность за потерю переходит к почтовому оператору‚ если отправка была оформлена правильно (ценное письмо‚ опись вложения). Работодатель сохраняет копии всех подтверждающих документов.

Сколько стоит объявленная ценность?

Минимальная стоимость объявленной ценности в 2026 году составляет 200 руб.‚ но рекомендуется установить её в диапазоне 300‑500 руб. в зависимости от тарифов конкретного оператора.

Нужно ли сохранять оригинал трудовой книжки у работодателя?

После отправки оригинал считается переданным работнику. Работодатель обязан хранить только копию (скан) в личном деле работника.

Отправка трудовой книжки по почте – удобный способ обеспечить документ работнику‚ который не может получить его в день увольнения. Главное – строго соблюдать юридические требования: получить письменное согласие‚ оформить опись вложения и отправить документ ценным письмом. При правильном оформлении процесс проходит быстро‚ а риски для обеих сторон минимальны.

Скачайте готовые бланки и используйте их в своей практике:

• Письмо‑отправление (DOCX)
• Заявление о согласии (DOCX)
• Опись вложения (DOCX)

При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров.