Вопрос оформления трудовой книжки при уходе сотрудницы (или сотрудника) в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет часто вызывает затруднения у кадровых специалистов и самих работников․ Существует распространенное заблуждение, что факт нахождения в таком отпуске обязательно должен быть отражен в трудовой книжке․ Разберемся подробно, как это работает с точки зрения законодательства и кадрового делопроизводства․
Нужно ли делать запись в трудовой книжке об отпуске по уходу за ребенком?
Короткий ответ: нет, не нужно․
Согласно правилам ведения трудовых книжек, в них фиксируются основные кадровые изменения: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение, а также некоторые виды отпусков (например, отпуск без сохранения заработной платы сроком более одного года)․
Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет не является основанием для внесения записи в трудовую книжку․ Сотрудник продолжает числиться в штате организации, за ним сохраняется место работы (должность), поэтому трудовые отношения не прерываются․ Соответственно, никакой специальной записи о начале или окончании такого отпуска вносить не требуется․
Особые случаи и нюансы
Заверение копии трудовой книжки
Если сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, запрашивает заверенную копию трудовой книжки (например, для предоставления в банк или социальные службы), порядок действий следующий:
- На последнем листе трудовой книжки, ниже всех имеющихся записей, ставится текущая дата․
- Делается запись: «Работает по настоящее время»․
- Указывать в этой записи, что сотрудница фактически находится в отпуске по уходу за ребенком, не нужно․
Оформление временного сотрудника (заместителя)
Хотя в книжке основного работника запись не делается, запись может потребоваться в трудовой книжке сотрудника, который принимается временно на место ушедшего в декрет․
В этом случае запись в трудовой книжке временного работника может выглядеть так:
«Принят на должность [название должности] временно на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет»․
Досрочный выход из отпуска
Если работник решает вернуться к трудовым обязанностям до истечения трех лет, запись в трудовую книжку также не вносится, так как он и всё это время официально считался сотрудником данной организации․
Альтернативные документы: Справка о нахождении в отпуске
Поскольку в трудовой книжке запись об отпуске отсутствует, для подтверждения своего статуса (например, для подачи документов в детский сад или в государственные органы) работнику выдается справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком․
В справке обязательно указываются следующие реквизиты:
- Наименование организации․
- ФИО сотрудника и занимаемая должность․
- Дата принятия на работу․
- Период нахождения в отпуске по уходу за ребенком․
- Реквизиты приказа, на основании которого был предоставлен отпуск․
- Подпись руководителя и печать организации․
Резюме для кадровика
Чтобы избежать ошибок при заполнении документов в 2025-2026 годах, запомните простую схему:
- Заявление на отпуск $
ightarrow$ Основание для приказа․ - Приказ об отпуске $
ightarrow$ Основание для начисления пособий и учета в табеле․ - Трудовая книжка $
ightarrow$ ОСТАЕТСЯ БЕЗ ИЗМЕНЕНИЙ; - Подтверждение статуса $
ightarrow$ Выдается отдельной справкой․