Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы, писем Минтруда и Минфина, а также разъяснений Роструда, действующих с . В ней подробно рассмотрены изменения в начислении взносов, порядок удержания НДФЛ, сроки выплаты и практические примеры расчёта отпускных.

Нормативная база 2026 года

• Федеральный закон № 425‑ФЗ от – внес изменения в ст. 210 НК РФ, введя двухступенчатую шкалу НДФЛ для части отпускных, образованной районными коэффициентами и надбавками за работу на Крайнем Севере.
• Постановление Правительства РФ № 540 от – утвердило новые правила расчёта среднего заработка, используемого при начислении отпускных.
• Письмо Минтруда России от № 17‑4/В‑298 – разъясняет порядок начисления страховых взносов по отпускным, выплаченным в предшествующем месяце.
• Письмо Минфина России от № 03‑03‑06/1/362 – подтверждает, что переносить майскую часть взносов на май не требуется.

Все перечисленные документы действуют в комплексе и формируют текущую методику расчёта отпускных.

Начисление страховых взносов по отпускным

С  взносы по отпускным рассчитываются по двум тарифам:

1. Тариф «Основной» – применяется к базовой части отпускного (без учёта районных коэффициентов и северных надбавок).
2. Тариф «Дополнительный» – применяется к части отпускного, образованной районным коэффициентом и/или надбавкой за работу на Крайнем Севере.

Согласно письму Минтруда от  № 17‑4/В‑298, полностью начисляйте взносы по майским отпускным в апреле того же года, в котором они выплачиваются. Та же сумма взносов может быть учтена в налоговых расходах апреля (п. 7 ст. 272 НК РФ). Переносить майскую часть взносов на май не требуется (письмо Минфина от  № 03‑03‑06/1/362).

Порядок выплаты отпускных

Минтруд разъяснил, что отпускные должны выплачиваться не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. При этом:

• Трехдневный период считается в календарных днях;
• В расчёт включаются выходные и праздничные дни;
• Если день выплаты приходится на выходной или праздник, выплата осуществляется в ближайший предшествующий рабочий день.

Это положение закреплено в разъяснении Минтруда от (9:10).

Расчёт среднего заработка и учёт районных коэффициентов

С  при расчёте отпускных к их части, образованной от районного коэффициента и надбавки за работу на Крайнем Севере, применяется двухступенчатая шкала НДФЛ:

• Первая ступень – до 5 млн руб. облагается по ставке 13 %;
• Вторая ступень – свыше 5 млн руб. облагается по ставке 15 %.

Базовая часть отпускного (без учёта коэффициентов и надбавок) продолжает облагаться по общей ставке НДФЛ (13 % для резидентов).

Расчётный период для определения среднего заработка – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором отпуск начинается, даже если часть отпуска приходится на следующий год (п. 6.2 ст. 210 НК РФ).

Пример расчёта отпускных в 2026 году

Допустим, сотрудник имеет:

• Средний дневной заработок (без учёта коэффициентов) – 22 440 руб.;
• Районный коэффициент – 1,2 (надбавка 20 %);
• Северная надбавка – 15 % (применяется к базовой части).

Рассчитаем отпускные за 14 календарных дней отпуска:

1. Базовая часть за день: 22 440 руб.;
2. Часть с районным коэффициентом: 22 440 × 1,2 = 26 928 руб.;
3. Часть с северной надбавкой: 22 440 × 1,15 = 25 806 руб.;
4. Отпускные за 14 дней: 30 967,2 × 14 = 433 540,8 руб.

Для начисления НДФЛ:

• Базовая часть (22 440 × 14 = 314 160 руб.) облагается по ставке 13 % → 40 840,8 руб.;
• Дополнительная часть (433 540,8 − 314 160 = 119 380,8 руб.) делится на две ступени:
  • До 5 млн руб. – вся сумма попадает в первую ступень → 13 % → 15 519,5 руб.;
  • Свыше 5 млн руб. – не применяется.

Чистый отпускный: 433 540,8 − 56 360,3 = 377 180,5 руб.

Приведённый расчёт иллюстрирует, как учитываются районные коэффициенты и северные надбавки при определении базы для НДФЛ и начисления страховых взносов.

Онлайн‑калькулятор и практические рекомендации

Для удобства бухгалтеров и кадровых специалистов на сайте Главная книга размещён онлайн‑калькулятор отпускных 2026 года, который:

• Автоматически определяет расчётный период (12 месяцев);
• Учитывает районные коэффициенты и надбавки;
• Разделяет базу налоговой базы на две ступени НДФЛ;
• Вычисляет суммы страховых взносов по двум тарифам;
• Формирует печатную ведомость выплаты отпускных.

Рекомендуется:

1. Перед началом отпуска проверить, что выплата отпускных произведена не позднее чем за три календарных дня;
2. Сверять начисленные взносы с данными из писем Минтруда и Минфина;
3. При наличии нескольких видов надбавок (районная, северная, за вредность) применять их последовательно к базовому дневному заработку;
4. Вести отдельный регистр начислений по отпускным для целей налогового учёта (п. 7 ст. 272 НК РФ).

Изменения, введённые с , существенно влияют на порядок начисления отпускных:

• Новые тарифы страховых взносов требуют разделения базы на основную и дополнительную части;
• Двухступенчатая шкала НДФЛ применяется только к той части отпускного, которая образована районными коэффициентами и северными надбавками;
• Сроки выплаты отпускных чётко регламентированы – не позднее трёх календарных дней до начала отпуска;
• Письма Минтруда и Минфина остаются обязательными руководящими документами для бухгалтерского и налогового учёта.

Соблюдение всех указанных положений позволит избежать ошибок при расчёте отпускных, минимизировать риски налоговых доначислений и обеспечить своевременную выплату средств сотрудникам.

Статья подготовлена 22 мая 2026 года. Все ссылки на нормативные акты соответствуют состоянию законодательства на указанную дату.