В современной практике управления персоналом часто возникает вопрос: можно ли отразить в трудовой книжке сведения о работе, выполненной по гражданско‑правовому договору (ГПХ), и как правильно оформить такой документ. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на нормах Трудового кодекса РФ, разъяснениях государственных органов и практических рекомендациях специалистов.

Что такое ГПХ и как он отличается от трудового договора

Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – это договор, по которому одна сторона обязуется выполнить работу или оказать услуги, а другая – уплатить вознаграждение. В отличие от трудового договора, ГПХ:

• не создает трудовых отношений;
• не подпадает под действие Трудового кодекса РФ;
• не влечет обязательного удержания налогов и взносов в фонд оплаты труда;
• может быть заключён на любой срок и в любых формах оплаты.

В связи с этим, запись о работе по ГПХ в трудовой книжке не предусмотрена законом, если только не речь идёт о случаях, когда такие работы фактически являются трудовыми отношениями.

Нормативно‑правовая база

Ключевые положения, регулирующие вопрос:

1. Часть 3 статьи 66 ТК РФ – работодатель обязан вести бумажную (или электронную) трудовую книжку для каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней в организации.
2. Пункт 2 Постановления Правительства РФ № 2 (о порядке ведения трудовых книжек) – в книжку вносятся сведения о трудовых отношениях, а не о договорах ГПХ.
3. Пояснительные письма Министерства труда и социальной защиты РФ (например, от ) – подтверждают, что в трудовую книжку не вносятся сведения о договорах, не являющихся трудовыми.

Когда запись в трудовой книжке всё‑же допускается

Запись может быть произведена, если:

• ГПХ фактически превратился в трудовой договор (например, работник работает постоянно, подчиняется расписанию, получает зарплату и соцвыплаты);
• Работник был принят в штат и оформлен как штатный сотрудник, а договор ГПХ был использован только как форма оплаты;
• В результате проверки установлено, что договор был оформлен с нарушением трудового законодательства (например, при подмене трудового договора договором ГПХ).

В таких случаях в книжку вносятся сведения о приёме на работу, периоде работы и выходе из организации, как если бы заключён обычный трудовой договор.

Как правильно оформлять запись в книжке при работе по ГПХ

Если всё же решено отразить факт работы по ГПХ, следует соблюдать следующие правила:

1. Дата приёма на работу – указывается дата фактического начала работы, даже если она совпадает с датой подписания договора ГПХ.
2. Позиция/должность – в графе «Должность» указывается реальная должность, а не «исполнитель ГПХ».
3. Трудовая книжка должна вестись только для штатных работников, то есть тех, с кем заключён трудовый договор.

Что делать, если сотрудник требует записи о ГПХ в книжке

Если работник, оформленный по ГПХ, требует внести запись о своей деятельности в трудовую книжку, следует:

• Объяснить ему, что согласно ТК РФ такие записи не предусмотрены;
• При необходимости предложить оформить новый трудовой договор, если фактически возникли трудовые отношения;
• Сохранить переписку и документы, подтверждающие характер отношений (договор ГПХ, приказы, расписание работы и т.д.).

Практические примеры из реальной практики

Ниже приведены типичные ситуации, описанные в открытых источниках:

• Пример 1 – малый бизнес (ГАРАНТ.РУ) указывает, что запись в книжке производится в присутствии работника не позднее недели с даты приёма.
• Пример 2 – БУХ.1С подчёркивает, что в книжку не должны вноситься записи, не относящиеся к трудовым отношениям.
• Пример 3 – форумы и консультанты (КонсультантПлюс, EasyStaff) подтверждают, что запись о ГПХ в книжку не вносится, если договор не является трудовым.

Ошибки, которых следует избегать

Частые нарушения при оформлении:

1. Внесение в книжку сведений о каждом заключённом ГПХ без анализа его характера.
2. Смешивание данных о работе по ГПХ с данными о штатных сотрудниках, что приводит к искажению трудового стажа.
3. Игнорирование требования оформить приём на работу приказом, если работник всё же признаётся штатным.
4. Неучёт необходимости вести электронную трудовую книжку, если работник выбрал такой способ.

Рекомендации для работодателей

Для корректного оформления отношений с исполнителями ГПХ и избежания правовых рисков:

• Проводите анализ фактического характера отношений перед подписанием договора.
• При длительной и постоянной работе используйте трудовой договор, а не ГПХ.
• Вести трудовые книжки только для штатных работников, а для исполнителей ГПХ использовать отдельный реестр договоров.
• При переходе от ГПХ к трудовому договору оформляйте соответствующий приказ и вносите запись в книжку в установленном порядке.
• Регулярно проверяйте документы на соответствие ТК РФ и актуальным нормативным актам.

Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать ошибок при кадровом учёте, предотвратить возможные проверки со стороны контролирующих органов и обеспечить правильное оформление трудовых отношений в вашей организации.