С развитием дистанционных форматов работы возник важный практический вопрос: как отражать в кадровых документах факт работы в удалённом режиме? Требуется ли специальная запись в трудовой книжке? В этой статье разберёмся в нормативных требованиях и сложившихся подходах на основе актуального законодательства и разъяснений контролирующих органов.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?

Ключевым нормативным актом является статья 312.2 Трудового кодекса РФ, которая регулирует особенности оформления трудовых отношений с дистанционными (удалёнными) работниками.

Условия для внесения записи:

• Работник выразил соответствующее желание.
• Работник предоставил свою трудовую книжку (в бумажном или электронном виде).
• Стороны (работник и работодатель) не договорились об ином (например, в трудовом договоре или допсоглашении может быть условие об отказе от такой записи).

Как правильно оформляется запись, если работник этого хочет?

Если решение о внесении записи принято, она оформляется в общем порядке, установленном для всех работников. Специальной формулировки, прямо указывающей на «дистанционный» или «удалённый» характер работы, Трудовой кодекс не предусматривает.

Пример стандартной записи:

«Принят на работу в должность [название должности] с [дата].»

Важно: В самой записи не указывается, что работа осуществляется дистанционно. Факт работы в удалённом режиме фиксируется в других документах: в трудовом договоре, локальных нормативных актах (например, Положении о дистанционной работе) и допсоглашениях.

Ситуации, требующие особого внимания

Перевод на дистанционный режим

Если сотрудник, ранее работавший в офисе, переводится на дистанционный режим по допсоглашению, он также вправе потребовать внесения записи об этом переводе. Запись будет содержать новую должность/условия, но без упоминания «дистанционность».

Отказ от записи в трудовую книжку

Работник вправе отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и от внесения в неё записей о дистанционной работе. Это право должно быть прописано в трудовом договоре или отдельном соглашении. В этом случае сведения о его трудовой деятельности будут храниться в электронном виде у работодателя и в системе «Сabila» (если работник дал согласие).

Утрата трудовой книжки

Если дистанционный работник утратил трудовую книжку, работодатель обязан по его письменному заявлению выдать новую (ст. 312.2 ТК РФ). Процедура аналогична обычной: работодатель вносит в новую книжку записи о прежних местах работы на основании имеющихся у него документов. Если работник находится в другом городе/регионе, трудовую книжку можно направить ему заказным письмом с уведомлением.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года все работники имеют право на ведение ЭТК. Для дистанционных сотрудников это особенно удобно.

• Если работник выбрал ЭТК, все сведения о работе (включая приём, перевод, увольнение) вносятся в электронный документ.
• Запись о дистанционном режиме в ЭТК также не требуется по умолчанию.
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК или распечатать её.

Краткий итог: практические рекомендации

1. По умолчанию запись о дистанционном режиме работы в трудовую книжку не вносится.
2. Запись вносится только по письменному заявлению работника при предоставлении им трудовой книжки.
3. Формулировка записи обычная, без указания на удалённый формат.
4. Все особенности работы (дистанционность, график, место исполнения) должны быть детально прописаны в трудовом договоре и допсоглашениях.
5. При утере книжки дистанционный работник имеет те же права на получение новой, что и офисный сотрудник.
6. Наиболее удобным и современным вариантом для удалённых сотрудников является переход на электронную трудовую книжку.

Статья подготовлена на основе анализа норм Трудового кодекса РФ (ст. 312.2) и разъяснений Роструда, КонсультантПлюс и других авторитетных юридических источников по состоянию на май 2026 года.