С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2021 года для новых сотрудников бумажный формат практически ушел в прошлое. Однако кадровая практика до сих пор сталкивается с нюансами оформления работников, которые сменили место работы и уже определились со способом ведения своей трудовой книжки. В данной статье мы подробно разберем, как правильно отразить выбор, сделанный сотрудником на предыдущем месте работы, и какие формы отчетности необходимо заполнить новому работодателю.
Почему это важно: контекст перехода на ЭТК
Главное правило, которое нужно помнить: если работник впервые поступил на работу после 1 января 2020 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится, и выбор способа ведения делать не нужно, только электронная форма.
Однако, если у сотрудника уже есть трудовой стаж до 2020 года или он работал в этот период, он должен был подать заявление работодателю о выборе формы ведения трудовой книжки:
- В бумажном виде;
- В электронном виде.
Если сотрудник сменил работу, новый работодатель обязан знать, какой выбор сделал работник ранее, чтобы корректно сформировать отчетность в Социальный фонд России (СФР).
Где узнать о выборе сотрудника?
При приеме на работу специалист по кадрам должен запросить у нового сотрудника информацию о его трудовой деятельности. Это можно сделать двумя основными способами:
- Выписка из СТД-Р или СТД-СФР. Сотрудник предоставляет выписку, где в графе «Способ формирования трудовой книжки» указано, велась ли она в бумажном или электронном виде.
- Бумажная трудовая книжка. Если сотрудник выбрал бумажный формат, он обязан предоставить саму книжку. Наличие бумажной книжки у сотрудника автоматически означает, что он отказался от перехода на электронную форму (или не подал заявление о переходе в установленный срок, сохранив бумажный вариант).
Важно: Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, новый работодатель продолжает вести ее наравне с формированием электронных данных. Если книжки нет и сотрудник утверждает, что она электронная — необходимо проверить данные через систему СФР.
Как отразить выбор в отчете ЕФС-1
Основным документом, через который новый работодатель сообщает в СФР о приеме сотрудника и способе ведения его трудовой книжки, является отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). Заполнение подраздела 1.1 этого отчета зависит от ситуации:
Ситуация 1: Сотрудник ранее выбрал бумажную трудовую книжку
Если из документов видно, что на предыдущем месте работы сотрудник подал заявление о сохранении бумажной формы (или не подал заявление о переходе на электронную до конца 2020 года), новый работодатель:
- Продолжает вносить записи в бумажную трудовую книжку.
- В отчете ЕФС-1 при приеме на работу в поле «Способ формирования трудовой книжки» (или аналогичном поле в программном обеспечении, например, 1С: ЗУП) указывается код или признак, соответствующий бумажной форме.
- Дополнительные заявления от сотрудника о выборе формы при приеме на работу не требуется, так как выбор уже сделан и является бессрочным.
Ситуация 2: Сотрудник ранее выбрал электронную трудовую книжку
Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК на прошлом месте работы:
- Бумажная трудовая книжка ему не выдается на руки (она хранится в архиве или уничтожается по акту, если переход был полным).
- Новый работодатель не ведет бумажную книжку.
- В отчете ЕФС-1 указывается признак электронной формы ведения.
Типичные ошибки при заполнении
При работе с программными комплексами (например, 1С) и заполнении ЕФС-1 важно избегать следующих ошибок:
Повторный запрос заявления о выборе формы.
Не требуйте от сотрудника нового заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, если он уже работал после 2020 года. Выбор делается один раз и действует у всех последующих работодателей. Новое заявление пишется только в одном случае: если сотрудник, имевший бумажную книжку, решил перейти на электронную (это можно сделать в любой момент).
Игнорирование данных о предыдущем месте.
Если в выписке СТД-Р указано, что форма электронная, а вы заведете бумажную книжку (или наоборот), возникнет расхождение в базах данных СФР, что потребует времени на исправление.
Ошибки в датах.
Дата выбора формы ведения всегда относится к моменту первого заявления сотрудника (либо до , либо к дате более позднего перехода с бумажной на электронную). В отчете по новому месту работы указывается факт продолжения выбранной формы.
Алгоритм действий для кадровика
Чтобы гарантированно правильно заполнить данные о способе ведения трудовой книжки, следуйте инструкции:
- Запросите у кандидата при приеме на работу выписку СТД-Р (с последнего места работы) или бумажную трудовую книжку.
- Проверьте графу «Способ формирования» в выписке или наличие самой бумажной книжки.
- Занесите данные в кадровую программу (раздел «Трудовые книжки» или «Электронные трудовые книжки»).
- При формировании отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием») система автоматически подтянет выбранный способ. Проверьте, чтобы он совпадал с документами.
- Сдайте отчет в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
Правильное определение способа ведения трудовой книжки, выбранного по прежнему месту работы, — это фундамент легитивности кадрового учета. Ошибки здесь могут привести к проблемам с будущим пенсией сотрудника и штрафам для организации. Помните: ключ к успеху — в проверке входящих документов (СТД-Р или бумажной книжки) и внимательном заполнении отчета ЕФС-1. Если у сотрудника это первое место работы в РФ, выбор делать не нужно — ведется только электронная трудовая книжка.
Соблюдение этих правил обеспечит прозрачность трудового стажа ваших сотрудников и compliance вашей организации требованиям законодательства РФ.