В современной кадровой практике ситуация, когда у сотрудника отсутствует бланк трудовой книжки или сама трудовая книжка, встречается нередко. Это может быть связано с утратой документа, его порчей, окончанием вкладыша или первым трудоустройством. В 2026 году, учитывая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и сохранение бумажного формата для тех, кто сделал выбор в его пользу, вопрос обеспечения бланками остается актуальным.

В данной статье мы подробно разберем, что делать, если бланка нет в наличии, как его получить, кто несет расходы и как правильно оформить документы согласно актуальному законодательству РФ.

Почему может не быть бланка трудовой книжки?

Отсутствие бланка может быть вызвано несколькими причинами:

• Первичное трудоустройство: Сотрудник устраивается на работу впервые и у него никогда не было бумажной трудовой книжки.
• Утрата или порча: Документ был потерян самим работником или пришел в негодность (например, сгорел, испачкан, порван).
• Закончился вкладыш: Все страницы основного бланка и предыдущего вкладыша заполнены, а нового вкладыша в наличии нет.
• Отсутствие запасов у работодателя: Организация не закупила заранее бланки строгой отчетности.

Кто обязан приобретать бланки?

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, обязанность по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей лежит на работодателе.

Важно помнить:

• Работодатель ведет учет бланков в специальных книгах или журналах (форму работодатель разрабатывает самостоятельно, согласно п. 39 Порядка № 320н).
• Запрещено требовать от сотрудника оплаты стоимости бланка, даже если речь идет о первичном оформлении или восстановлении утерянной книжки по вине работника (хотя в последнем случае возможны нюансы с возмещением ущерба через суд, но напрямую вычитать из зарплаты стоимость бланка нельзя).

Где и как приобрести бланки в 2026 году?

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Ее бланки изготавливаются предприятиями Гознака. Просто распечатать форму на принтере нельзя — такой документ не будет иметь юридической силы.

Порядок обеспечения бланками:

1. Покупка у официальных распространителей: Работодатель должен заключить договор с организацией, имеющей право на реализацию полиграфической продукции Гознака (например, специализированные магазины канцелярских товаров для бизнеса, такие как «КанцЛидер», «Deloks» и другие региональные поставщики).
2. Доставка: Осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции или самим работодателем со склада распространителя.
3. Документальное подтверждение: При покупке обязательно сохраняйте товарные чеки и накладные. Они понадобятся для ведения учета движения бланков.

Справка: Новые бланки трудовых книжек (образца 2023 года) вводились для случаев, когда требуется выдача новой книжки (утеря, порча, отсутствие ранее). Старые бланки (до 2023 года) также действительны и обмену не подлежат, если они заполнены правильно.

Алгоритм действий, если бланка нет в наличии

Если сотрудник пришел устраиваться на работу, а бумажная трудовая ему необходима (он не перешел полностью на ЭТК или хочет вести бумажную параллельно), но бланка в офисе нет, работодатель должен действовать следующим образом:

Шаг 1. Оформление приема на работу

Не отказывайте сотруднику в приеме на работу из-за отсутствия бланка. Вы можете оформить приказ о приеме, но запись в трудовую книжку придется внести позже, в течение 5-7 дней (стандартный срок для внесения записей), пока бланк не будет приобретен и доставлен.

Шаг 2. Срочная закупка

Ответственному за кадры необходимо оперативно связаться с поставщиком. Во многих крупных городах (Москва, Иркутск, Санкт-Петербург и др.) возможна быстрая доставка или самовывоз в день обращения.

Шаг 3. Внесение записи

После получения бланка:

• Зарегистрируйте бланк в журнале учета движения трудовых книжек.
• Внесите данные о сотруднике (ФИО, дата рождения) на ьный лист.
• Сделайте первую запись о приеме на работу с указанием даты фактического начала работы (которая может быть раньше даты покупки бланка).

Что делать, если бланк испорчен при заполнении?

Если в процессе заполнения бланк был испорчен (допущена ошибка, которую нельзя исправить корректно, поврежден лист), такой бланк подлежит уничтожению.

Для этого составляется Акт об уничтожении и списании бланков трудовых книжек. В акте указываются:

• Серия и номер испорченного бланка.
• Причина порчи (например, «наличие большого количества неверных исправлений», «повреждение при заполнении»).
• Дата составления акта и подписи комиссии.

На основе этого акта бланк исключается из учета, и работодатель приобретает новый.

Электронная трудовая книжка: альтернатива бумажному бланку

Стоит напомнить, что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Если сотрудник не подал письменное заявление о ведении бумажной трудовой книжки, то сведения о его работе формируются только в электронном виде. В этом случае физический бланк ему не нужен, и вопрос его приобретения отпадает.

Однако, если сотрудник ранее вел бумажную трудовую и подал заявление о продолжении ее ведения, работодатель обязан обеспечить его актуальным бланком при необходимости.

Отсутствие бланка трудовой книжки — это техническая проблема работодателя, которая не должна влиять на права сотрудника. Законодательство четко регламентирует, что обеспечение бланками лежит на плечах организации-работодателя. Своевременная закупка, правильный учет и хранение бланков строгой отчетности помогут избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечат бесперебойное оформление кадровых документов.

Помните: заполненные трудовые книжки старого образца действуют бессрочно, менять их на новые без необходимости (утраты или порчи) не нужно. Но если бланк все же требуется — он должен быть приобретен у официального поставщика и правильно оформлен.