Отсутствие даты в ьном листе трудовой книжки – частая проблема при приёме новых сотрудников. В статье разберём, какие нормы трудового законодательства регулируют этот вопрос, как правильно оформить запись, какие есть нюансы при исправлении ошибок и какие требования предъявляются к электронным трудовым книжкам.
Нормативная база
В России порядок заполнения трудовой книжки регулируется:
- Градо́вка 5 указа́нного Приказа Министерства труда России № Ко‑1‑1/156 от ;
- Федеральный закон от № ФЗ‑352 «Об электронных трудовых книжках»;
- Положения КонсультантПлюс и ТК РФ о заполнении трудовых книжек.
Все эти документы подчёркивают, что дата фактического заполнения ьного листа** должна быть указана в цифровом виде (дд.мм.гггг) и не может быть заменена на словесное указание.
Примеры оформления даты
Правильный вариант:
Неправильный вариант:
01 марта 2026 года
Как правильно внести запись, если дата не указана
Если по какой‑то причине в ьном листе не была указана дата, действуют следующие правила:
- Не допускается исправлять дату в уже заполненном ьном листе. Любые изменения в этом документе считаются недействительными.
- В таком случае оформляют новый экземпляр трудовой книжки и вносят дату заполнения в соответствии с установленным порядком.
- Если же требуется оставить прежний экземпляр, то в него вносят запись в группу 1 (следующая по порядку строка) с указанием даты внесения изменений.
Пример записи в группе 1:
Группа 1: – Заполнение ьного листа (дата фактического заполнения)
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
Если оригинальный документ потерян или повреждён, допускается оформить дубликат. При этом:
- ьный лист дубликата заполняется с нуля, т.е. в нём обязательно указывается дата фактического заполнения.
- Все прежние записи из оригинала переносятся в новый документ без изменения их содержания.
- В случае выявления ошибок (например, неверная дата рождения) в дубликате вносят исправление согласно общим правилам (зачеркивание и подпись работодателя).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С в РФ действует закон о переходе на электронные формы. Основные особенности:
- Все сведения о работнике, его стаже и трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде.
- Электронные данные автоматически передаются в ПФР для хранения.
- При необходимости в ЭТК можно вносить изменения, однако дата внесения всегда фиксируется системой.
Если вы используете ЭТК и не указали дату заполнения, система сама подставит текущую дату, но в бумажном виде (при необходимости) необходимо оформить запись вручную.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли оформить трудовую книжку без указания даты приёма на работу?
Ответ: Нет. Дата фактического заполнения ьного листа обязательна. Если она пропущена, следует оформить новый экземпляр или добавить запись в группе 1 с указанием даты внесения изменений.
Вопрос: Что делать, если в уже подписанном приказе указана дата начала работы, а в книжке дата не указана?
Ответ: В этом случае в группу 1 новой записи указывают дату заполнения книжки и ссылку на приказ. При этом в ьном листе оставляют прежнее оформление, но фиксируют дату внесения.
Пошаговая инструкция для работодателя
- При приёме сотрудника в течение недели оформить трудовую книжку (бумажную или электронную).
- В ьном листе указать:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Дата фактического заполнения (дд.мм.гггг).
- Если дата пропущена, оформить новый экземпляр и в него добавить запись в группе 1 с датой внесения.
- При необходимости исправить ошибку (например, дату рождения) – зачеркнуть старое значение, вписать новое и подписать работодателя.
- При переходе на ЭТК загрузить данные в систему, убедившись, что дата заполнения указана.
Отсутствие даты заполнения ьного листа трудовой книжки – не критичная ошибка, но требует соблюдения определённых процедур. Главное правило – не вносить исправления в уже подписанный документ, а при необходимости оформить новый экземпляр или добавить запись в группе 1 с указанием даты внесения изменений. При переходе на электронные формы процесс упрощается, однако дата всё равно фиксируется системой.
Соблюдение этих требований поможет избежать проблем при проверках трудовой инспекции и обеспечит корректную документальную базу для расчётов по зарплате, отпуску и пенсионным взносам.