Вопрос о том, почему в электронных выписках из трудовой книжки иногда отсутствует информация о должности, волнует как работников, так и работодателей. Ниже мы разберём причины, юридические нюансы и практические рекомендации, которые помогут разобраться в ситуации.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, который хранится в базе Фонда пенсионного и социального страхования (ФПСС) и содержит сведения о трудовой деятельности работника: даты приема и увольнения, сведения о приёме на работу, переводе, повышении квалификации и т.д. В 2021 году ФПСС ввёл обязательное ведение ЭТК для всех новых сотрудников, а с 1 января 2021 года информация о трудовом стаже фиксируеться только в электронном виде.
Почему должность иногда не отражается?
Ограничения в базе данных ФПСС
В базе ФПСС должность фиксируется только в тех случаях, когда она имеет отношение к праву на дополнительное профессиональное образование (ДПО). Это связано с введением статьи 66.1 Трудового кодекса РФ (Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ), которая уточняет, какие сведения о трудовой деятельности должны быть зафиксированы в системе. В результате, если должность не относится к ДПО, она может не попадать в электронный реестр.
Ошибки при вводе данных
Ввод данных в ЭТК осуществляется работодателем через портал «Госуслуги» или через специальные программы; При отсутствии должности в бумажной трудовой книжке, либо при ошибке в её заполнении, система может не передать эту информацию в электронный реестр. Это особенно актуально для компаний, которые не обновили свои программные решения после перехода на ЭТК.
Синхронизация с бумажной трудовой книжкой
Если в бумажной трудовой книжке должность указана, но в ЭТК её нет, причина может быть в несинхронизации данных. В таком случае работодатель обязан вручную проверить и, при необходимости, исправить сведения в системе. Согласно пункту 3 статьи 65 ТК РФ, при приёме на работу работника без трудовой книжки (например, из‑за её утраты) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника.
Как проверить наличие должности в ЭТК?
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» и запросите выписку.
- В выписке проверьте наличие полей «Должность» и «Позиция».
- Если поле пустое, обратитесь к работодателю с просьбой уточнить, почему должность не зафиксирована.
Что делать, если должность отсутствует?
Обратиться к работодателю
Сначала уточните у работодателя, почему должность не отражена. Возможно, это связано с технической ошибкой или с тем, что должность не относится к ДПО.
Подать письменное заявление
Если работодатель не исправит данные, вы можете подать письменное заявление в ФПСС с просьбой о внесении исправлений. В заявлении укажите:
- ФИО, ИНН, дата рождения;
- Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки;
- Точную должность и период её работы;
- Копию справки о приёме на работу (если есть).
Попросить выписку из бумажной трудовой книжки
Если в бумажной трудовой книжке должность указана, но в ЭТК нет, попросите работодателя предоставить копию бумажной трудовой книжки. Это поможет подтвердить факт работы и должности при дальнейшем трудоустройстве.
Как работодателю избежать подобных ошибок?
- Обновить программное обеспечение для ввода данных в ЭТК.
- Проверять, что должность входит в перечень, относящийся к ДПО, и при необходимости добавлять её вручную.
- Проводить регулярные аудиты данных в системе ФПСС.
- Обучать персонал, отвечающему за ведение трудовой книжки, основам законодательства и требованиям к заполнению.
Отсутствие должности в электронной трудовой книжке – это не редкость, но её причины обычно просты: ограничения в базе ФПСС, ошибки при вводе данных или несинхронизация с бумажной трудовой книжкой. Работники и работодатели могут быстро решить проблему, если будут знать, как проверить данные, подать заявление и, при необходимости, запросить бумажную копию. Важно помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, сведения о трудовой деятельности должны быть точными и полными, чтобы обеспечить защиту прав и интересов всех сторон.