Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Правильное ведение записей в ней регламентируется Инструкцией о трудовых книжках (утв. Постановлением Минтруда России № 69 от ) и Трудовым кодексом РФ. Одной из самых частых ошибок, встречающихся в практике кадровых служб, является отсутствие нумерации записей (или её нарушение). В данной статье подробно рассмотрим, что такое «нет нумерации в трудовой книжке», почему это происходит, какие последствия может повлечь и как исправить ситуацию в соответствии с действующим законодательством.

Что подразумевается под «нет нумерации» в трудовой книжке?

В трудовой книжке каждая запись о приёме, переводе, увольнении, награждении и иных событиях должна иметь порядковый номер (графа 1 раздела «Сведения о работе»). Нумерация ведётся сквозно, начиная с единицы, и не прерывается при переходе на новый лист или вкладыш.

Отсутствие нумерации проявляется в следующих ситуациях:

В графе 1 записи отсутствует номер (поле пустое).
Номера записей идут с пропусками (например, 1, 2, 4, 5 – отсутствует номер 3).
Нумерация начинается не с единицы (например, с 5 или 10).
Внутри одного раздела (Сведения о работе или Сведения о награждении) номера сбрасываются при каждом новом листе.

Все эти варианты считаются нарушением порядка ведения трудовой книжки.

Нормативная база

Инструкция о трудовых книжках (пункты 53‑56):
- Пункт 53: «В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи».
- Пункт 54: «Нумерация записей ведётся сквозно, начиная с единицы».
- Пункт 55: «При обнаружении ошибки в нумерации запись исправляется нанимателем, допустившим ошибку».
- Пункт 56: «Исправление оформляется согласно пункту 57 Инструкции».
Трудовой кодекс РФ, статья 66: работодатель обязан вести трудовую книжку в соответствии с установленными правилами.
ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в части, касающейся подтверждения стажа).

Нарушение нумерации может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства и повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек).

Почему возникает отсутствие нумерации?

Основные причины:

Человеческий фактор – невнимательность сотрудника отдела кадров при заполнении книжки.
Технические сбои – использование устаревших шаблонов или программ, где поле номера не заполняется автоматически.
Неправильное оформление вкладышей – при добавлении вкладыша нумерация начинается заново вместо продолжения сквозной нумерации.
Переименование организации – иногда ошибочно считают, что запись о переименовании не требует номера, хотя она относится к разделу «Сведения о работе» и должна быть пронумерована.
Отсутствие обучения – новые специалисты не знакомы с требованиями Инструкции.

Последствия отсутствия нумерации

Отсутствие или неправильная нумерация может привести к следующим негативным последствиям:

Сложности при подтверждении трудового стажа – Пенсионный фонд может отказать в зачёте периодов работы из-за невозможности точно определить последовательность записей.
Отказ в приёме на работу – некоторые работодатели требуют предъявления трудовой книжки без ошибок; наличие не пронумерованных записей может стать причиной отказа.
Административные штрафы – за нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть оштрафован на сумму от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Судебные споры – в случае трудовых конфликтов отсутствие четкой нумерации усложняет доказательство факта трудоустройства и дат событий.
Проблемы при получении социальных выплат (например, пособия по безработице, декретные выплаты) – требуется подтверждение стажа.

Как исправить отсутствие нумерации?

Исправление производится работодателем, допустившим ошибку, в соответствии с пунктом 55‑57 Инструкции о трудовых книжках. Ниже – пошаговая инструкция.

Подготовка документов

Выявить все записи, где отсутствует номер или номер указан некорректно.
Определить правильный порядковый номер, исходя из сквозной нумерации всех предыдущих записей в разделе «Сведения о работе» (и отдельно – в разделе «Сведения о награждении», если нумерация там ведётся отдельно).
Сформировать акт о выявленных ошибках (можно в свободной форме, но желательно указать: дату выявления, ФИО работника, номер и дату трудовой книжки, описание ошибки, предложенный способ исправления).

Оформление исправления в трудовой книжке

В графе 1 исправляемой записи ставим правильный порядковый номер.
Если запись полностью отсутствует (например, пропущена запись о приёме), вносим новую запись:
- Графа 1 – правильный номер.
- Графа 2 – дата события (приёма, перевода, увольнения и т.д.).
- Графа 3 – полное наименование организации (и сокращённое, если есть).
- Графа 4 – характер действия (приём на работу, перевод, увольнение и т.д.).
- Графа 5 – основание (приказ, договор и т.д.).
Если запись содержит неверные данные (неправильная дата, неверное наименование организации), исправляем их согласно пункту 57 Инструкции:
- Неправильный текст зачёркивается одной тонкой линией, чтобы оставалось читаемым.
- Сверху пишется правильная информация.
- Справа указывается дата исправления и подпись лица, внесшего исправление, с расшифровкой.
После внесения всех исправлений внизу страницы (или на обороте листа) делаем запись:
- «Исправлено в соответствии с пунктом 55‑57 Инструкции о трудовых книжках».
- Дата исправления.
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и её расшифровка.
- При необходимости – печать организации.

Пример исправления

Графа 1: 7 Графа 2: Графа 3: ООО «СтройИнвест» (СтройИнвест) Графа 4: Приём на работу Графа 5: Приказ № 45 от

Исправлено в соответствии с п. 55‑57 Инструкции о трудовых книжках. . Подпись: __________ /Иванов И.И./

Внесение исправлений в электронный вариант трудовой книжки (ЕТК)

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЕТК). Если ошибка обнаружена в ЕТК, исправление производится через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно работодателем в системе СФР. Алгоритм:

Войти в личный кабинет работодателя.
Выбрать сотрудника и раздел «Сведения о работе».
Нажать «Изменить запись» → указать правильный номер и исправить поля.
Подтвердить изменения электронной подписью.
Система автоматически сохраняет историю изменений, доступную для проверки сотрудником и ПФР.

Профилактика ошибок нумерации

Чтобы избежать повторения ситуации «нет нумерации в трудовой книжке», рекомендуется:

Проводить регулярное обучение сотрудников отдела кадров по Инструкции о трудовых книжках (минимум раз в год).
Внедрить чек‑лист заполнения трудовой книжки, где пункт «Проверить наличие и корректность номера записи» обязателен.
Использовать автоматизированные кадровые системы, которые генерируют номер записи автоматически при добавлении новой строки.
При переходе на вкладыш выполнять контроль: последний номер в основной книжке + 1 = первый номер во вкладыше.
Периодически проводить внутренний аудит трудовых книжек (выборочная проверка 10‑15 % документов).
Фиксировать все исправления в журнале учета исправлений трудовых книжек (ведётся в отделе кадров).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оставить запись без номера, если она относится к разделу «Сведения о награждении»?: Нет. Нумерация в разделе «Сведения о награждении» также ведётся сквозно, начиная с единицы, независимо от нумерации в разделе «Сведения о работе».
Что делать, если обнаружилась ошибка в уже архивной трудовой книжке (работник уволен более 5 лет назад)?: Исправление всё равно вносит бывший работодатель, если он известен. Если организация ликвидирована, исправление может быть сделано текущим работодателем на основании справки от бывшего работодателя или через суд.
Нужно ли заверять исправления нотариально?: Нет. Достаточно подписи уполномоченного лица и, при наличии, печати организации. Нотариальное заверение требуется только при оформлении дубликата трудовой книжки.
Можно ли исправить нумерацию, просто добавив пропущенный номер в пустую строку?: Да, если строка полностью пустая (нет никаких данных). В этом случае в графе 1 ставим пропущенный номер, а остальные поля заполняем согласно факту события.
Какая ответственность грозит работнику, если он сам внес исправления без согласия работодателя?: Самостоятельные исправления работником считаются недействительными и могут привести к признанию трудовой книжки недостоверной. Работник обязан обратиться к работодателю для официального внесения исправлений.

Отсутствие нумерации в трудовой книжке – серьёзное нарушение, которое может повлечь как административные санкции для работодателя, так и практические трудности для работника при подтверждении трудового стажа, получении социальных выплат и трудоустройстве. Однако исправить такую ошибку вполне возможно, если следовать требованиям Инструкции о трудовых книжках и действовать оперативно.

Главное – своевременно выявлять ошибки, документировать их, вносить корректировки согласно установленному порядку и вести профилактическую работу, чтобы подобные ситуации не повторялись. Соблюдение простых правил ведения трудовой книжки обеспечит её юридическую силу и защитит интересы обеих сторон трудовых отношений.