Отсутствие печати в записи об увольнении в трудовой книжке – частая ситуация‚ особенно в небольших компаниях или при переходе сотрудника в новую организацию. Однако закон допускает заверение такой записи и без печати‚ при условии соблюдения определённых формальностей. В этой статье разберём‚ какие нормы регулируют процесс‚ как правильно оформить запись без печати и какие шаги предпринять‚ чтобы избежать спорных ситуаций.

Нормативная база

Основными документами‚ регулирующими порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ являются:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Пункт 36 указанного Приказа‚ который прямо предусматривает‚ что запись об увольнении заверяется подписью работодателя (или ответственного лица) и его печатью (при наличии);
• Пункт 35 и абзац четвёртый пункта 41 Правил‚ утверждённых Приказом Минтруда России от № 589н‚ где говорится‚ что проставление печати осуществляется при наличии печати;
• Судебная практика (например‚ решения судов‚ указывающих‚ что отсутствие печати не является препятствием для признания записи об увольнении действительной‚ если есть подпись и иные доказательства).

Что говорит закон о печати?

Согласно п. 36 Приказа № 320н‚ запись об увольнении в трудовой книжке заверяется подписью работодателя и его печатью (при наличии). Если же печати нет‚ то запись может быть заверена только подписью‚ но в таком случае необходимо соблюсти дополнительные требования:

1. Подпись должна быть поставлена ответственным лицом‚ уполномоченным вести кадровый учёт;
2. В запись должно быть включено указание на основание увольнения (например‚ «по соглашению сторон»‚ «по инициативе работодателя» и т.д.);
3. При отсутствии печати в книжке работодатель обязан предоставить сотрудникам копию записи с подписью и‚ при необходимости‚ отдельный документ‚ подтверждающий факт увольнения (например‚ приказ об увольнении).

Как оформить запись об увольнении без печати

Если в момент увольнения у работодателя нет возможности поставить печать в книжку‚ следуйте этим шагам:

1. Подготовьте запись в установленном образце (см. пример ниже). В запись укажите:
   • Номер записи;
   • Дата увольнения;
   • Причину увольнения;
   • ФИО работодателя (или ответственного лица) и его должность;
   • Подпись ответственного лица.
2. Поставьте подпись ответственного лица (например‚ руководителя или руководителя отдела кадров). Подпись должна быть расшифрована (фамилия‚ имя‚ отчество).
3. При необходимости приложите к книжке отдельный документ – приказ об увольнении или акт увольнения‚ где также указана дата и основание увольнения. Этот документ подписывается и ставится печатью (если она есть) организации.
4. Сохраните копию записи и сопроводительных документов в кадровом деле сотрудника.

Пример оформления записи без печати:

Запись № 18
Дата увольнения: г.
Причина увольнения: По соглашению сторон
Подпись: _____________________ (Иванов Иван Иванович‚ директор)

Что делать‚ если в книжке уже нет места для подписи и печати?

В некоторых случаях записи об увольнении не помещаются в уже заполненные страницы. По п. 36 Приказа № 320н в таких ситуациях допускается:

• Записать данные в свободное поле на той же странице;
• Использовать отдельный лист‚ который затем вклеивается в книжку;
• Внести запись в добавочный лист (при наличии) и проставить подпись и печать (при наличии) на этом листе.

Важно‚ чтобы в любой из этих вариантов была указана дата‚ основание увольнения и подпись ответственного лица.

Как оформить акт увольнения‚ если печати в книжке нет

Если в книжке нет места для печати‚ но требуется подтверждение факта увольнения‚ оформите отдельный акт. В акте укажите:

1. Наименование организации;
2. ФИО сотрудника;
3. Дата увольнения;
4. Основание увольнения (по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.);
5. Подпись руководителя и/или ответственного лица;
6. При наличии – печать организации (если она есть).

Такой акт может быть приложен к трудовой книжке как подтверждающий документ.

Судебная практика: когда отсутствие печати не является препятствием

Судьи часто рассматривают споры‚ связанные с отсутствием печати в записи об увольнении. В ряде решений (например‚ решения Санкт-Петербургского городского суда) отмечается‚ что:

• Отсутствие печати не может быть основанием для оспаривания записи‚ если она подписана уполномоченным лицом;
• Суд учитывает иные доказательства (приказ об увольнении‚ трудовой договор‚ справку о расчёте и т.д.)‚ которые подтверждают факт увольнения;
• Если в книжке есть подпись и указание основания увольнения‚ то запись считаеться действительной‚ даже без печати.

Это значит‚ что при правильном оформлении подписи и наличии подтверждающих документов риск оспаривания записи минимален.

Что делать‚ если работник требует подтверждения факта увольнения?

Если сотрудник запрашивает подтверждение‚ выдайте ему:

• Копию записи об увольнении с подписью и‚ при необходимости‚ с отметкой о факте увольнения;
• Копию приказа или акта об увольнении;
• Справку о расчёте (если она ещё не выдавалась).

Эти документы подтверждают‚ что трудовые отношения действительно прекратились‚ и позволяют избежать дальнейших юридических споров.

Краткое резюме действий

Для успешного оформления увольнения в отсутствие печати в трудовой книжке выполните следующие действия:

1. Убедитесь‚ что запись об увольнении полностью заполнена (дата‚ основание‚ ФИО работодателя‚ подпись);
2. Поставьте подпись ответственного лица и расшифруйте её;
3. Если есть возможность‚ приложите к книжке отдельный документ‑акт увольнения с подписью и (при наличии) печатью;
4. Сохраните копии всех документов в кадровом деле;
5. При необходимости выдайте сотруднику копии записей и актов.

Соблюдая эти рекомендации‚ вы сможете законно оформить увольнение даже без возможности поставить печать в трудовой книжке‚ а также защитить свою организацию от возможных юридических споров.

Автор: кадровый консультант‚ 2025 год.