С 2021 года бумажная трудовая книжка (ТК) перестала быть обязательной для новых сотрудников. Однако в некоторых случаях её отсутствие может вызвать вопросы при приёме на работу, при оформлении документов и при проверках инспекций труда. В этой статье разберём, что делать, если трудовая книжка не представлена, какие права сохраняются, как оформить новый документ и как избежать конфликтов с законом.

Правовая база

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет порядок предоставления сведений о трудовой деятельности, если бумажная трудовая книжка отсутствует.
• Федеральный закон № 439-ФЗ от  – регулирует вопросы электронных трудовых книжек (ЭТК) и их использования.
• Постановление Правительства РФ от  – уточняет порядок оформления новой трудовой книжки при отсутствии старой.

Согласно статье 66.1, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в письменной форме. Это может быть справка, выписка из ЕТК или иной документ, подтверждающий стаж и условия работы.

Когда бумажная трудовая книжка не нужна

С 2021 года при приёме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится. Вместо неё работодатель может:

• выдать сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1;
• использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), если работник имеет запись о предыдущих местах работы в системе.

Таким образом, отсутствие бумажной ТК не является препятствием для трудоустройства, но требует соблюдения определённых процедур.

Что делать работодателю, если работник не принес ТК?

1. Запросить у работника письменное заявление о причинах отсутствия ТК. В заявлении работник указывает, что не имеет бумажной трудовой книжки, и просит оформить новую.
2. Провести проверку в системе ЕТК (если работник ранее работал в РФ). Если запись о предыдущих местах работы есть, можно использовать её в качестве подтверждения стажа.
3. Если запись в ЕТК отсутствует, выдать справку о трудовой деятельности по статье 66.1. В справке указываются даты начала и окончания работы, должность, размер заработной платы и другие сведения.
4. Если работник желает получить бумажную ТК, подаётся заявление в отдел кадров о выдаче новой трудовой книжки. Работодатель оформляет новый экземпляр в соответствии с приказом о выдаче ТК.
5. В случае, если работник не желает оформлять бумажную ТК, но хочет подтвердить стаж, передаётся копия справки о трудовой деятельности в кадровый отдел и в органы социального страхования.

Как работник может получить новую трудовую книжку?

1. Подготовить заявление о выдаче новой трудовой книжки. В заявлении указывается причина отсутствия старой (например, потеря, уничтожение);
2. Собрать документы, подтверждающие личность (паспорт, ИНН).
3. Подача заявления в отдел кадров работодателя или в местный орган ЗАГС (если работник не имеет трудовой книжки в системе).
4. Получить дубликат трудовой книжки в течение 30 дней с момента подачи заявления. В случае отсутствия бумажной ТК, работодатель может выдать электронную трудовую книжку.

Как оформить трудоустройство без трудовой книжки?

Если работник не имеет бумажной ТК и не оформил её в системе, но желает начать работу, работодателю необходимо:

• Подготовить договор о найме с указанием всех условий работы.
• Провести оформление в системе ЕТК (если работник ранее работал в РФ). Для этого требуется согласие работника и предоставление всех необходимых данных.
• В случае, если запись в ЕТК отсутствует, выдать справку о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1.
• Соблюдать требования инспекции труда: хранить все документы в течение 10 лет, а в случае проверки – предоставить копии.

Что делать, если при приёме работника нет бумажной ТК и в ЕТК нет выбора электронной формы?

В такой ситуации работник может:

• Попросить работодателя выдать справку о трудовой деятельности по статье 66.1.
• Подать заявление о выдаче новой трудовой книжки в отдел кадров.
• Если работник не хочет оформлять бумажную ТК, но хочет подтвердить стаж, получить справку о трудовой деятельности и использовать её при дальнейшем трудоустройстве.

Практические рекомендации

• Всегда проверяйте наличие записи в ЕТК перед приёмом на работу.
• Если работник не имеет бумажной ТК, выдавайте справку по статье 66.1 и храните её в личном деле сотрудника.
• При оформлении новой трудовой книжки проверьте правильность всех данных (дата рождения, ФИО, место работы).
• Не забывайте обновлять данные в ЕТК после каждого изменения условий работы.
• В случае конфликтов с инспекцией труда сохраняйте копии всех документов и предоставляйте их по требованию.

Судебная практика (пример)

В 2026 году Второй кассационный суд общей юрисдикции вынес решение по делу № 8Г-36824/2025, в котором подтвердили недопустимость установления трудового стажа без подтверждения в бумажной ТК или ЕТК. Суд подчеркнул, что работодатель обязан предоставить справку о трудовой деятельности, если бумажная ТК отсутствует.

Отсутствие бумажной трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства, но требует соблюдения определённых процедур. Работодатель должен предоставить справку о трудовой деятельности, а работник может получить новую ТК или электронную форму. Соблюдение законодательства гарантирует защиту прав обеих сторон и предотвращает возможные юридические риски.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.