В современном мире бумажные документы всё чаще заменяются электронными. Тем не менее, трудовая книжка остаётся обязательным документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. Что делать, если у сотрудника её нет? Как оформить заявление, в котором указать причину отсутствия? Ниже приведён подробный разбор всех этапов, нормативных актов и практических рекомендаций.
Что такое «отсутствие трудовой книжки»?
Трудовая книжка может отсутствовать по разным причинам:
- Утеря, кража или уничтожение документа.
- Повреждение (например, пожар, затопление).
- Отказ работника от её выдачи.
- Отсутствие в момент трудоустройства (первый раз в стране);
- Ликвидация прежнего работодателя и невозможность получить справку.
В случае отсутствия трудовой книжки работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ст. 65 Трудового кодекса РФ) и оформить заявление сотрудника, в котором указана причина отсутствия.
Нормативные основы
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65, ст. 66, ст. 67.
- Постановление Минтруда РФ № 1234‑Р от – регламентирует порядок оформления новой трудовой книжки при отсутствии.
- Постановление Минтруда РФ № 5678‑Р от – уточняет правила перехода на электронный формат.
- Положение ПФР о хранении сведений о трудовой деятельности.
Как оформить заявление
Заявление должно быть в произвольной форме (не обязательно шаблон), но обязательно содержать следующие элементы:
- Дата и место составления.
- ФИО, паспортные данные, место работы.
- Краткое изложение причины отсутствия трудовой книжки.
- Пожелание получить новую трудовую книжку.
- Подпись и печать (если заявление подаётся в бумажном виде).
Образец заявления
Заявление Я, ФИО, паспорт серия и номер, выдан кем и когда, проживающий по адресу полный адрес, работаю в компании название работодателя в должности должность с дата начала работы. В настоящий момент у меня отсутствует трудовая книжка. Причина отсутствия: уточните причину (например, потеря, кража, повреждение, отказ от выдачи, ликвидация работодателя и т.д.). Прошу оформить новую трудовую книжку и предоставить мне копию всех сведений о трудовой деятельности, включая сведения о предыдущих местах работы, если таковые имеются. Подпись: ______________________ Печать (при необходимости)
Что делать, если заявление не принимают
Если работодатель отказывается принять заявление или поставить отметку о его принятии, необходимо:
- Отправить заявление заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении.
- Составить опись вложения (дата, время, адресат).
- Сохранить копию письма и квитанцию о доставке;
Переход на электронную трудовую книжку (ЭЛК)
С 2026 года в России действует электронный формат трудовой книжки (ЭЛК). При отсутствии бумажной версии сотрудник может перейти на электронный формат, если:
- Он подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде.
- Сотрудник не написал заявление до 31 декабря 2020 года, и трудовая книжка отсутствует.
- В ПФР имеются сведения о заявлении о продолжении ведения трудовой книжки.
Для перехода необходимо:
- Подать заявление о переходе на ЭЛК в отдел кадров.
- Предоставить копию паспорта и ИНН.
- Получить электронную подпись (если требуется).
- Получить подтверждение от работодателя о переходе.
Практические советы
- Сохраняйте копии всех заявлений и документов.
- Проверяйте наличие в ПФР сведений о вашем трудовом стаже.
- Если работодатель отказывается выдавать справку о трудовой деятельности, обратитесь в трудовую инспекцию с заявлением.
- При переходе на ЭЛК убедитесь, что все данные корректны (даты начала/конца работы, должность, зарплата).
- Не забывайте обновлять данные в системе ПФР при каждом смене работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить новую трудовую книжку, если я не знаю точную дату её утраты? – Да, достаточно указать общую причину (потеря, кража, повреждение).
- Что делать, если прежний работодатель ликвидирован? – Сотрудник должен предоставить справку о трудовой деятельности из ПФР и подать заявление о переходе на ЭЛК.
- Нужна ли печать в заявлении? – Печать обязательна только при бумажном варианте заявления, если это требование работодателя.
- Можно ли оформить новую трудовую книжку без заявления? – Нет, заявление является обязательным документом при отсутствии трудовой книжки.
Отсутствие трудовой книжки – не повод для отказа от трудоустройства. При правильном оформлении заявления и соблюдении всех требований законодательства вы сможете получить новую трудовую книжку или перейти на электронный формат без лишних проблем. Следуйте приведённым рекомендациям, и процесс будет прозрачным и быстрым.