Прием на работу нового сотрудника всегда сопряжен с определенными бюрократическими процедурами. Однако иногда кадровики сталкиваются с нестандартной ситуацией: человек принят, а трудовой книжки у него нет. Эта ситуация вызывает множество вопросов: законно ли это, как правильно оформить такие трудовые отношения и что делать, если документ был утерян? В этой статье мы подробно разберем все нюансы данной проблемы.
Основные причины отсутствия трудовой книжки
Прежде чем предпринимать какие-либо действия, необходимо выяснить причину, по которой у нового работника отсутствует этот важный документ. От этого будет зависеть дальнейший алгоритм действий отдела кадров.
- Трудовая книжка утеряна. Сотрудник мог потерять документ по пути на новое место работы или во время переезда. В этом случае он обязан заявить об этом работодателю.
- Это первое место работы. Если человек ранее нигде не работал официально, то и трудовой книжки у него быть не может.
- Совместительство. Если сотрудник устраивается по совместительству, он не обязан приносить трудовую книжку, так как она хранится по основному месту работы.
- Иностранный гражданин. Работники из других стран могут не иметь российской трудовой книжки.
- Переход на электронный формат (ЕФС-1). С 2021 года бумажные трудовые книжки оформляются только тем, кто впервые устраивается на работу. Остальные перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК), однако бумажный дубликат у них должен был остаться на руках.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Как было отмечено в актуальной информации, в случае потери трудовой книжки есть несколько способов подтвердить свой стаж на работе. Если новый сотрудник сообщает об утере, работодатель не имеет права отказать ему в приеме на работу по этой причине.
Оформление дубликата
Согласно законодательству, если работник устраивается на работу и заявляет о том, что трудовая книжка им утеряна, работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить ему новую трудовую книжку. При этом вносится запись: «Трудовая книжка утеряна, стаж подтверждается иными документами».
Как подтвердить стаж?
Для подтверждения предыдущего стажа работник может предоставить:
- Справки от предыдущих работодателей.
- Выписки из архивов. Если прежняя компания ликвидирована, данные можно запросить в государственных архивах.
- Сведения о трудовой деятельности из СФР (ранее ПФР). Это самый надежный и современный способ, так как электронная база содержит всю информацию о официальном стаже с 1998 года.
- Трудовые договоры и справки о доходах (2-НДФЛ).
Если это первое место работы
Если сотрудник устраивается на работу впервые, бумажную трудовую книжку ему оформлять уже не нужно. С 2021 года все данные о его стаже сразу передаются в электронном виде.
Оформление сведений о трудовой деятельности
Работодатель обязан подать в Социальный фонд России (СФР) отчет по форме ЕФС-1. В этом отчете отражается факт приема на работу нового сотрудника. Данные автоматически попадут в его электронную трудовую книжку. При желании работник может запросить у вас выписку из электронной трудовой книжки, но бумажный бланк выдавать не требуется.
Прием совместителя
При приеме на работу по совместительству предоставление трудовой книжки не требуется. По желанию работника, он может принести копию трудовой книжки (заверенную по основному месту работы), чтобы подтвердить свою квалификацию или стаж для определенных должностей, но это не является обязательным условием для заключения трудового договора.
Пошаговая инструкция для кадровика
Чтобы избежать штрафов и нарушений трудового законодательства, действуйте по следующему алгоритму:
- Получите заявление. Если книжка утеряна, попросите сотрудника написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку (или указать, что это первое место работы).
- Заключите трудовой договор. Отсутствие трудовой книжки не препятствует подписанию договора.
- Издайте приказ о приеме на работу.
- Оформите бумажную трудовую книжку (если применимо). Если это утерянный документ, купите чистый бланк и внесите запись о приеме на работу. Предыдущий стаж вносите только на основании предоставленных подтверждающих документов.
- Подайте отчет ЕФС-1. Сделайте это не позднее следующего рабочего дня после приема сотрудника.
Ответственность работодателя
Важно помнить, что:
- Отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки является нарушением Трудового кодекса РФ и может повлечь за собой административные штрафы.
- Если работник принес утерянную трудовую книжку позже, работодатель не имеет права отказать во внесении записей или требовать вернуть выданную новую книжку.
- За несвоевременную подачу отчета ЕФС-1 предусмотрены штрафы от СФР.
Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника — это не повод для паники и не основание для отказа в трудоустройстве. Главное, четко установить причину отсутствия документа и действовать в соответствии с Трудовым кодексом РФ. В современных реалиях переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает жизнь работодателям, позволяя быстро и точно подтверждать стаж работника через базы данных СФР.