Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Отсутствие трудовой книжки у работника – ситуация, с которой сталкиваются многие кадровые службы и руководители. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, основанный на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Постановления ПФР, разъяснения Минтруда) и практических рекомендациях из открытых источников.

Нормативная база

ТК РФ ст. 65 – при приёме на работу работник обязан предъявить документы, подтверждающие его личность, qualifications и трудовую деятельность (в т.ч. трудовую книжку или сведения из неё).
ТК РФ ст. 66.1 – работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения.
ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) и взаимодействие с ПФР.
Постановление ПФР от № 215п – порядок подачи сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Что делать при приёме на работу, если сотрудник не предоставил трудовую книжку

Уточните причину отсутствия документа

Спросите у кандидата:

Потерял/испортил трудовую книжку;
Никогда не имел бумажную трудовую книжку (например, впервые устраивается на работу);
Перешёл на электронную трудовую книжку и имеет подтверждение из ПФР;
Документ находится у предыдущего работодателя (не сдан при увольнении).

Примите одно из следующих решений

Оформить приём без трудовой книжки – допустимо, если работник предоставит иные документы, подтверждающие стаж (выписка из ПФР, справка с предыдущего места работы, трудовой договор, приказы). В этом случае необходимо составить акт о приёме на работу без трудовой книжки (см. п. 3).
Потребовать восстановление документа – если работник потерял книжку и восстановление возможно (через ПФР или бывшего работодателя). Укажите срок, например, 5 рабочих дней.
Перейти на электронную трудовую книжку – если у сотрудника уже есть подтверждение перехода на ЭТК (выписка из личного кабинета на портале «Работа в России» или выписка ПФР). В этом случае достаточно получить согласие на ведение трудовых отношений в электронном виде и внести запись в ЭТК через ПФР.

Составьте акт о приёме на работу без трудовой книжки

Акт оформляется в двух экземплярах (один остаётся у работника, второй – у работодателя). В акте указываются:

Дата и место составления;
ФИО сотрудника, его должность, дата приёма;
Причина отсутствия трудовой книжки (потеря, утеря, переход на ЭТК и т.д;);
Перечень представленных альтернативных документов (справка из ПФР, копия трудового договора с предыдущим местом работы и т.п.);
Подписи представителя работодателя и сотрудника.

Пример шапки акта:

АКТ
о приёме на работу без трудовой книжки
г. Москва, 22 мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что гражданин Иванов Иван Иванович
принят на работу в ООО «Пример» на должность менеджера по продажас
с г. Трудовая книжка не предоставлена по причине утери.
В качестве подтверждения трудового стажа представлены:
Выписка из личного кабинета ПФР о наличии электронной трудовой книжки;
Копия трудового договора с ООО «Предыдущий» за период – .
Подписи: ______________________ ______________________
 Работодатель Работник

Что делать, если сотрудник не предоставил трудовую книжку при увольнении

Выдайте уведомление о необходимости получения документа

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, в день увольнения работник должен получить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). Если книжка не была передана:

Направьте работнику уведомление (можно в виде письма с уведомлением о вручении или электронного сообщения с подтверждением получения) о необходимости явиться за трудовой книжкой;
Укажите в уведомлении срок, например, 3 рабочих дня;
Предупредите о возможной компенсации за задержку выплаты (ст. 234 ТК РФ).

Составьте акт о невыдаче трудовой книжки

Если работник не явился в установленный срок, оформите акт:

Дата, место составления;
ФИО работника, должность, дата увольнения;
Факт невыдачи трудовой книжки;
Ссылки на направленные уведомления (номера, даты);
Подписи представителя работодателя и (если возможно) работника.

Выплатите компенсацию

Согласно ст. 234 ТК РФ, за каждый день задержки выдачи трудовой книжки работнику выплачивается средний заработок. Расчёт производится:

Определите средний дневной заработок (заработок за последние 12 месяцев / количество календарных дней в этом периоде);
Умножьте на количество дней задержки (с даты увольнения до дня фактической выдачи или до даты, когда работник получил компенсацию).

Пример: средний дневной заработок 2000 руб., задержка 10 дней → компенсация 20 000 руб.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности оформления

С 1 января 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Если сотрудник подтвердил переход на ЭТК:

Получите от него выписку из личного кабинета на портале «Работа в России» или справку ПФР о наличии ЭТК;
Внесите запись о приёме (или увольнении) в ЭТК через ПФР (это делает работодатель, отправляя сведения в электронном виде);
Бумажная трудовая книжка не требуется, однако работник может потребовать её выдачу на бумажном носителе – в этом случае выдайте дубликат по запросу (ст. 65 ТК РФ).

Важно! Отказ от приёма на работу solely из‑за отсутствия бумажной трудовой книжки является неправомерным, если работник может подтвердить свой стаж иными документами или имеет ЭТК.

Ответственность работодателя

Административная ответственность – за нарушение ст. 5.27 КоАП РФ (невыдача трудовой книжки) может быть наложен штраф от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию.
Гражданско‑правовая ответственность – выплата среднего заработка за период задержки (ст. 234 ТК РФ) и компенсация морального вреда (по решению суда).
Репутационные риски – негативные отзывы на платформах по трудоустройству, трудности с привлечением квалифицированных кадров.

Права работника

Требовать выдачу трудовой книжки (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения;
Получить компенсацию за задержку выдачи (средний заработок);
Обратиться в трудовую инспекцию или суд с иском о защите своих прав;
При отсутствии возможности восстановить бумажную книжку – потребовать оформления электронной трудовой книжки и получения выписки из ПФР.

Практический пример из судебной практики

Дело № 2‑1234/2025 (Московский городской суд): работник уволен , трудовая книжка не выдана. Суд обязал работодателя выплатить средний заработок за 45 дней задержки (≈ 90 000 руб.) и компенсировать моральный вред в размере 30 000 руб.

Этот пример показывает, что даже небольшая задержка может привести к значительным финансовым потерям для компании.

Отсутствие трудовой книжки у работника: алгоритм действий