В современных условиях трудового права особое внимание уделяется оформлению и хранению документов, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника. Одним из ключевых документов является трудовая книжка (или её электронный аналог). Ниже рассмотрим, что происходит, если работник не предоставляет свою трудовую книжку работодателю, какие последствия могут наступить и как правильно действовать в такой ситуации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – обязывает работника предоставить трудовую книжку при приёме на работу и при её выдаче при увольнении.
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) и взаимодействие с Пенсионным фондом РФ.
• Постановление Правительства РФ от № 439 – определяет порядок сдачи формы СЗВ-ТД в ПФР с .
• Постановление Правительства РФ от № 1587 – завершает переходный период по внедрению ЭТК с .

С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде.

Почему работник может не предоставить трудовую книжку?

• Потеря или повреждение документа.
• Наличие электронной трудовой книжки и незнание необходимости предоставления выписки из неё.
• Умышленное утаивание информации (например, скрытие предыдущих мест работы).
• Споры с предыдущим работодателем о выдаче документа.

Независимо от причины, отсутствие трудовой книжки создаёт риски для обеих сторон трудового отношения.

Последствия для работника

• Отказ в приёме на работу – работодатель вправе отказать в заключении трудового договора, если не представлен документ, подтверждающий трудовую стаж (ст. 65 ТК РФ).
• Задержка выплаты заработной платы – при отсутствии сведений о стаже может возникнуть сложность с начислением отпускных, больничных и пенсионных отчислений.
• Проблемы при оформлении пенсии – отсутствие записи в трудовой книжке (или ЭТК) может привести к отказу в назначении страховой пенсии по старости.
• Административная ответственность – в случае умышленного сокрытия данных работник может привлечься к ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ (непредоставление сведений, необходимых для осуществления государственных функций).

Последствия для работодателя

• Нарушение трудового законодательства – приём работника без трудовой книжки (или выписки из ЭТК) считается нарушением ст. 65 ТК РФ и может повлечь штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Риски при проверках ПФР и ФСС – отсутствие данных о стаже приводит к ошибкам в отчётах СЗВ-ТД, что может вызвать доначисления и штрафы.
• Возможные гражданские иски – если из-за отсутствия трудовой книжки работник не получит положенные выплаты (например, компенсацию за отпуск), он вправе потребовать их через суд.

Как правильно действовать, если работник не предоставил трудовую книжку?

1. Запросить документ в письменной форме – направить работнику официальное требование (можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или вручить под расписку). В запросе указать срок предоставления (например, 3 рабочих дня).
2. Проверить наличие электронной трудовой книжки – запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в ПФР (с согласия работника).
3. В случае отсутствия документа оформить внутренний акт – составить акт о невозможности предоставления трудовой книжки, подписать его работником и представителем работодателя. Этот акт служит основанием для дальнейших действий.
4. При невозможности получения документа рассмотреть альтернативные способы подтверждения стажа – справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приёме/увольнении, трудовые договоры, выписки из ПФР о периодах страхования.
5. Оформить трудовой договор с оговоркой – в договоре можно указать, что работа начинается при условии предоставления трудовой книжки (или выписки из ЭТК) в течение определённого срока, иначе договор может быть расторгнут.
6. Уведомить ПФР о недостающих данных – при сдаче формы СЗВ-ТД указать, что сведения о стаже отсутствуют, и приложить подтверждающие документы (акт, справки). Это снизит риск штрафов.

Практические советы для работников

• Храните трудовую книжку в безопасном месте; при утере немедленно обращайтесь в последний работодатель за дубликатом или в ПФР для восстановления данных.
• Если у вас электронная трудовая книжка, регулярно проверяйте её выписку в личном кабинете на портале «Госуслуги» и при необходимости распечатывайте её для предоставления работодателю.
• При переходе на новую работу заранее подготовьте копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК) и заверьте её у предыдущего работодателя (при наличии печати).
• В случае спора с предыдущим работодателем о выдаче документа обращайтесь в трудовую инспекцию или суд – закон защищает ваше право получить трудовую книжку.

Не предоставление трудовой книжки работником работодателю является серьёзным нарушением трудового законодательства, которое может привести к отказам в приёме на работу, штрафам, задержкам выплат и проблемам с пенсионным обеспечением. С переходом на электронные трудовые книжки важно помнить, что обязанность подтверждать трудовой стаж остаётся у обеих сторон: работник должен предоставить документ (или выписку из ЭТК), а работник – принять его и правильно оформить в кадровом учёте и отчётности в ПФР.

Своевременное взаимодействие, использование доступных сервисов (Госуслуги, личный кабинет ПФР) и чёткое документирование всех действий помогут избежать конфликтов и обеспечат законное оформление трудовых отношений.

Автор статьи: юрист по трудовому праву, 2026 год.