Ситуация, когда соискатель или сотрудник не имеет при себе трудовой книжки (ТК), является распространённой․ Причины могут быть разными: утрата, кража, отсутствие необходимости вести бумажный документ (например, при первом трудоустройстве или при использовании электронной трудовой книжки, ЭТК)․ Законодательство РФ (Трудовой кодекс) чётко регламентирует действия работодателя в таких случаях, защищая интересы обеих сторон․
Приём на работу без трудовой книжки: законно ли это?
Да, абсолютно законно․ Согласно части 1 статьи 65 ТК РФ, при заключении трудового договора представление трудовой книжки не является обязательным условием для приёма на работу․ Работодатель не вправе требовать её предъявления как документа, без которого трудоустройство невозможно․
Однако есть важные исключения и нюансы:
- Если у работника уже есть стаж, и он ранее работал по трудовому договору, то он обязан представить сведения о трудовой деятельности (в виде самой ТК или выписки из неё) для правильного учёта стажа․
- Для отдельных категорий граждан (например, работников, у которых стаж учитывается для назначения пенсии) наличие или отсутствие ТК критически важно․
- При отсутствии бумажной ТК работодатель вправе запросить сведения о трудовой деятельности через межведомственный электронный запрос (если они есть в системе ПФР)․
Обязанность работодателя: оформить новую трудовую книжку
Если работник не имеет трудовой книжки (утеряна, уничтожена, никогда не велась), работодатель обязан по его письменному заявлению оформить новую (часть 5 ст․ 65, часть 1 ст․ 84․1 ТК РФ)․
Ключевые моменты:
- Инициатива и заявление от работника․ Работодатель не может самолично решить завести новую книжку․ Необходимо письменное заявление от сотрудника с указанием причины отсутствия ТК (утрата, кража и т․д․)․
- Содержание новой книжки․ В новую трудовую книжку вносятся сведения о работнике и его трудовом стаже на основании документов, имеющихся у работодателя (приказы о приёме, переводе, увольнении, справки с предыдущих мест работы, если они есть)․ Если документов о предыдущем стаже нет, в новой книжке будут отражены только периоды работы в данной организации․
- Предупреждение работника․ Работодатель обязан разъяснить работнику правовые последствия оформления новой ТК, в т․ч․ о том, что:
- Стаж, не подтверждённый документами, не будет учтён․
- Процентная надбавка к пенсии (за непрерывный стаж) начнёт начисляться с первого дня работы в этой организации, а не с более ранней даты․
Особенности с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей․ Если у работника ранее была бумажная ТК, а теперь он трудоустраивается в организацию, использующую ЭТК:
- Работник вправе не передавать бумажную книжку, а предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности в электронном виде (через портал Госуслуг или личный кабинет в системе ПФР)․
- Работодатель обязан принять эти сведения и завести электронную трудовую книжку․
- Если у работника нет ни бумажной, ни электронной ТК (первое трудоустройство), работодатель заводит ЭТК автоматически․
Что происходит при увольнении, если работник не забрал свою ТК?
Это самая рискованная ситуация для работодателя․ Невыдача трудовой книжки после увольнения влечёт административную и гражданско-правовую ответственность․
Обязанность работодателя
По части 4 статьи 84․1 ТК РФ, при увольнении работника, имеющего трудовую книжку (бумажную или электронную), работодатель обязан:
- Внести в неё запись об увольнении (для бумажной — проставить штамп, для электронной, внести сведение)․
- Выдать её работнику в день увольнения (если это бумажная версия)․
- Направить сведения об увольнении в ПФР (для ЭТК это происходит автоматически)․
Если работник не явился за бумажной книжкой в день увольнения, работодатель должен:
- Направить работнику уведомление (заказным письмом с уведомлением или иным способом, подтверждающим факт и дату получения) с предложением явиться за ТК или дать согласие на её отправку по почте․
- Выдать книжку не позднее трёх рабочих дней с даты обращения работника (если он обратился позже) или с даты, когда работодатель мог её выдать (если уведомление было направлено, но работник не отреагировал)․
Ответственность за невыдачу
Если задержка выдачи произошла по вине работодателя, он может быть привлечён к:
- Административной ответственности (штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Гражданско-правовой ответственности — взысканию компенсации за задержку выдачи ТК (ст․ 234 ТК РФ)․
Важно! Компенсация — это средний заработок за всё время задержки․ Однако, как показывает судебная практика (из предоставленной информации), работник должен доказать, что именно отсутствие ТК стало непреодолимым препятствием для трудоустройства и получения дохода․ Просто факт невыдачи не автоматически даёт право на компенсацию за весь период․ Суды часто отказывают в иске, если истец не предоставил доказательств (например, отказы от работодателей из-за отсутствия ТК, факты реальных предложений о работе и т․д․)․
Практические рекомендации для работодателя
Чтобы минимизировать риски, следуйте этому алгоритму:
- При приёме на работу:
- Не требуйте ТК как обязательный документ․
- Если ТК есть, примите её, внесите запись о приёме․
- Если ТК нет — попросите письменное заявление с причиной и предложите оформить новую (бумажную или ЭТК)․ Объясните последствия для стажа․
- При увольнении:
- Внесите запись об увольнении в ТК (бумажную или электронную) в день увольнения․
- Если работник не забирает бумажную книжку — немедленно направьте ему письменное уведомление с предложением забрать её или дать согласие на почтовую отправку․ Сохраните доказательства направления (почтовая квитанция, опись вложения)․
- После получения уведомления от работника (или по истечении разумного срока после вашего уведомления) выдать книжку в течение 3 рабочих дней․
- Все действия фиксируйте в кадровом делопроизводстве․
Отсутствие у работника трудовой книжки — это не препятствие для трудоустройства, но ситуация, требующая от работодателя правильных и законных действий․ Ключевое правило: все взаимодействия по поводу ТК должны быть документально оформлены (заявления, уведомления, акты)․ Это защитит компанию от необоснованных претензий и штрафов․ Приоритет — переход на электронную трудовую книжку, которая минимизирует риски утери и невыдачи бумажного документа․