Отсутствие у соискателя трудовой книжки (бумажной или электронной) не является основанием для отказа в приёме на работу‚ но требует соблюдения определённой процедуры‚ предусмотренной Трудовым кодексом РФ‚ КоАП и УК РФ. Ниже представлен подробный алгоритм действий‚ актуальный на май 2026 года‚ с учётом последних изменений законодательства и практики кадровых служб.

Нормативная база

• ТК РФ – ст. 65 (оформление трудовой книжки при приёме)‚ ст. 66 (ведение трудовой книжки)‚ ст. 312.2 (дистанционный труд).
• КоАП РФ – ст. 5.27 (нарушение правил ведения трудовых книжек)‚ ст. 15.11 (невыдача дубликата трудовой книжки).
• УК РФ – ст. 235 (подделка‚ уничтожение или сокрытие трудовых документов).
• Федеральный закон от № 748684‑7 – проект замены бумажных трудовых книжек на электронные (вступил в силу с ).
• Постановления Минтруда и соцзащиты РФ (2024‑2026 гг.) о порядке выдачи дубликатов и ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).

Важно: если работник ранее не подавал заявление о переходе на ЭТК‚ новый работодатель обязан оформить ему новую бумажную трудовую книжку либо оформить запись в реестре застрахованных лиц (ЭТК) по заявлению сотрудника.

Последовательность действий при приёме на работу без трудовой книжки

1. Получить заявление о приёме на работу
   • Заявление подаётся сотрудником в произвольной форме‚ но должно содержать:
   • ФИО‚ дату и место рождения;
   • Паспортные данные (или иной документ‚ удостоверяющий личность);
   • Просьбу оформить трудовые отношения и выдать трудовую книжку (бумажную или электронную);
   • Подпись и дату.

   Пример: «Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт № 1234 567890‚ прошу оформить меня на должность менеджера по продажам и выдать трудовую книжку».

2. Получить резолюцию руководителя
   • Руководитель организации ставит резолюцию о приёме на работу (например‚ «Согласен. Принять с »).

3. Принять и проверить документы‚ подтверждающие личность и право на работу
   • Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность (ВНЖ‚ вид на жительство‚ удостоверение беженца и т.д.).
   • Документ‚ подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта в ПФР (СНИЛС).
   • Если сотрудник утверждает‚ что у него есть электронная трудовая книжка‚ требуется выписка из реестра застрахованных лиц (можно получить через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя‚ если у предыдущего работодателя была ЭТК).

4. Оформить трудовой договор
   • В договоре указываются все обязательные условия (должность‚ оклад‚ режим работы‚ испытательный срок‚ права и обязанности сторон).
   • В разделе о трудовой книжке делаем пометку: «Трудовая книжка будет оформлена в течение 3 рабочих дней после приёма на работу» (или «Сотрудник переходит на электронную трудовую книжку – запись будет внесена в реестр застрахованных лиц»).

5. Выдать дубликат трудовой книжки или оформить запись в ЭТК
   • Если у сотрудника нет ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки:
   • Оформляем новую бумажную трудовую книжку по форме ТД‑2 (или ТД‑2‑Э‚ если используется электронный вариант).
   • Вносим запись о приёме на работу (дата‚ должность‚ номер приказа‚ наименование организации).
   • Ставим подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печать организации.
   • Если сотрудник предоставил выписку из ЭТК:
   • Делаем запись в трудовой книжке (если она ведётся бумажно) о переходе на электронный вид трудовой книжки.
   • Или сразу вносим запись в реестр застрахованных лиц через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» (требуется согласие сотрудника).

6. Уведомить органы государственной статистики и фонды
   • В течение 5 рабочих дней после приёма на работу подаём сведения в ПФР (форма СЗВ‑ТД) и в ФСС (если требуется).
   • Если оформлена бумажная трудовая книжка – направляем копию первой страницы в архив организации.

7. Хранить документы
   • Заявление о приёме‚ резолюцию руководителя‚ копию паспорта‚ СНИЛС‚ выписку из ЭТК (если была)‚ трудовой договор и приказ о приёме – хранить в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Особенности оформления в зависимости от ситуации

Утрата или порча трудовой книжки

Согласно ст. 65 ТК РФ‚ при утере или порче трудовой книжки сотрудник должен подать заявление о выдаче дубликата. Новый работодатель обязан:

• Принять заявление;
• Выдать дубликат трудовой книжки (форма ТД‑2) в течение 3 рабочих дней;
• Внести в дубликат все предыдущие записи‚ основанные на предоставленных сотрудником документах (трудовые договоры‚ приказы‚ справки с предыдущих мест работы).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С года бумажная трудовая книжка сохраняется только в двух случаях:

• Работник сам выбрал бумажный ведение;
• Работник ещё не подал заявление о переходе на ЭТК.

Если сотрудник уже имеет ЭТК‚ достаточно получить выписку из реестра застрахованных лиц и внести запись о приёме на работу в электронном виде. При этом бумажная книжка не ведётся.

Дистанционная работа

При заключении дистанционного трудового договора (ст. 312.2 ТК РФ) документы‚ подтверждающие личность‚ могут быть переданы в электронном виде. Трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется по тем же правилам‚ что и при обычном приёме на работу.

Ответственность за нарушения

Административная ответственность (КоАП РФ)

• Статья 5.27 – штраф от 1 000 до 5 000 рублей за неправильное ведение или отсутствие трудовой книжки.
• Статья 15.11 – штраф от 2 000 до 5 000 рублей за невыдачу дубликата трудовой книжки при её утере или порче.

Уголовная ответственность (УК РФ)

Статья 235 УК РФ предусматривает наказание за подделку‚ уничтожение или сокрытие трудовых документов:

• Штраф до 200 000 рублей или до 180 часов обязательных работ;
• Или арест на срок до 4 месяцев;
• Или лишение свободы на срок до 2 лет (в случае тяжких последствий).

Важно: ответственность наступает только при умышленном действии. Неосторожное упущение (например‚ забыть запросить СНИЛС) обычно рассматривается как административное нарушение.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Создайте чек‑лист при приёме на работу без трудовой книжки (заявление‚ резолюция‚ документы‚ трудовой договор‚ выдача дубликата/ЭТК‚ уведомление фондов).
• Используйте электронный документооборот для ускорения получения выписок из ЭТК и подачи сведений в ПФР (через личный кабинет работодателя на «Госуслуги»).
• Обучите сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (проект № 748684‑7‚ постановления Минтруда 2024‑2026 гг.).
• Храните копии всех документов в электронном архиве с ограниченным доступом (соответственно требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»).
• При сомнении в подлинности предоставленных документов запрашивайте справки из предыдущих мест работы или из ПФР (форма СЗВ‑ТД).

Оформление сотрудника без трудовой книжки полностью законно при соблюдении установленной процедуры. Ключевые моменты:

1. Получить письменное заявление о приёме на работу и резолюцию руководителя.
2. Проверить документы‚ удостоверяющие личность и СНИЛС;
3. Оформить трудовой договор с указанием порядка ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).
4. Выдать дубликат трудовой книжки или внести запись в электронный реестр застрахованных лиц.
5. Уведомить государственные фонды и сохранить всю документацию в личном деле сотрудника.

Следуя этим шагам‚ вы минимизируете риски административных и уголовных санкций‚ обеспечите прозрачность кадрового учёта и создадите комфортные условия для сотрудника‚ который по тем или иным причинам не обладает бумажной трудовой книжкой.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется сверять информацию с официальными источниками (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ официальный сайт Минтруда РФ).