Вопрос отсутствия трудовой книжки у соискателя – один из самых частых в практике кадровых служб. С 2021 года в России вводятся электронные трудовые книжки, однако бумажный документ всё ещё остаётся обязательным для большинства работников. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, типичные причины отсутствия книжки и конкретные действия, которые должен предпринять работодатель, чтобы оформить сотрудника без нарушения законодательства.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66‑71.
• Постановление Правительства РФ от № 1026‑6 «Об образцах форм трудовых книжек» (Роструд).
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑3682 – разъяснение порядка приёма на работу соискателя без трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 199н – ввод электронных трудовых книжек (ЭТК).

Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку работника, если только работник не находится в системе электронных трудовых книжек. При отсутствии бумажного документа работодатель обязан оформить новую книжку по заявлению сотрудника.

Почему у соискателя может не быть трудовой книжки?

Основные причины

• Утеря или кража книжки (самый распространённый случай).
• Повреждение (потеря страниц, отсутствие печати).
• Работник ранее получил несколько книжек (например, после утери первой была выдана новая, а потом найдена первая).
• Работник впервые устраивается на работу после 2021 года и не имеет бумажной книжки, потому что планирует вести её в электронном виде.
• Работник находится в отпуске по уходу за ребёнком, в течение которого книжка могла быть оставлена в архиве предыдущего работодателя.

Что говорит закон?

Трудовой кодекс не требует от работника предъявлять книжку при приёме, однако работодатель обязан зафиксировать отсутствие документа и оформить новую книжку или перевести запись в электронный реестр.

Что делает работодатель? Пошаговый алгоритм

1. Получить письменное заявление сотрудника

   Сотрудник обязан подать заявление о невозможности предоставить трудовую книжку с указанием причины её отсутствия (утрата, уничтожение, наличие нескольких книжек и т.п.). Образец заявления можно оформить в виде простой формы:

    Заявление
    Я, ______________________ (ФИО), прошу оформить новую трудовую книжку
    в связи с тем, что моя трудовая книжка __________ (утеряна/повреждена/не найдена).
    Подпись: __________
    

2. Проверить наличие электронного варианта

   Если у соискателя есть электронная трудовая книжка (ЭТК), работодатель может оформить запись в ней. Для этого требуется:

   • Получить согласие работника на ведение ЭТК.
   • Внести запись о приёме в систему «Госуслуги» через портал работодателя.

3. Оформить новую бумажную трудовую книжку

   Если электронный вариант не используется, работодатель обязан выдать новую книжку. Действия:

   • Закупить книжку, соответствующую образцу Постановления № 1026‑6.
   • Записать в ней сведения о приёме (дата, должность, тариф, условия труда).
   • Поставить печать организации и подпись ответственного лица.
   • Вручить книжку сотруднику и получить его подпись в графе «Работник принял».

   Согласно письму Минтруда от , заявление сотрудника считается достаточным основанием для выдачи новой книжки, даже если у него уже есть другая (например, найденная после утери).

4. Оформить акт о потере (при необходимости)

   Если у работника есть подтверждение утери (полис, заявление в полицию), рекомендуется оформить акт о потере трудовой книжки. Это поможет избежать претензий в будущем.

5. Уведомить органы государственной статистики (при необходимости)

   В случае, когда у сотрудника одновременно находятся две книжки (первая найдена, вторая выдана), необходимо:

   • Сделать запись в обеих книжках о текущем месте работы.
   • Внести в одну из книжек отметку «дубликат» и указать, что первая книжка найдена.
   • Сообщить в отдел кадров о наличии дубликата, чтобы избежать двойного учета стажа.

Специальные ситуации

У сотрудника две трудовые книжки

Ситуация, когда после утери была выдана новая книжка, а затем найдена первая, описана в письме Роструда от № 1026‑6. Действия работодателя:

• Сохранить обе книжки, но в одной из них (обычно в более старой) сделать отметку «дубликат» и указать дату выдачи второй книжки.
• В новой книжке оформить запись о приёме и указать, что у работника имеется также первая книжка.
• Обеспечить, чтобы в обеих книжках не возникало конфликтных записей о периодах работы.

Сотрудник не имеет печати на титульном листе старой книжки (до )

Если в первой книжке отсутствует печать организации, текущий работодатель не имеет права ставить свою печать на титульный лист. В такой ситуации следует:

• Оформить новую книжку и вести запись в ней.
• В старой книжке сделать запись о прекращении её использования (примечание «не используется»).

Работник впервые устраивается после 2021 года

С 2021 года в России вводится система электронных трудовых книжек. Если работник согласен, можно:

• Не выдавать бумажную книжку, а сразу оформить запись в ЭТК.
• При этом в договоре необходимо указать пункт о ведении электронного реестра трудовой истории.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Обязан ли работодатель платить за новую трудовую книжку?

   Да. Стоимость бумажной книжки и её оформление полностью ложится на работодателя.

2. Можно ли продолжать работу без любой трудовой книжки?

   Работник может приступать к работе, но без книжки запись о приёме должна быть сделана в течение 5 рабочих дней после начала работы (ТК РФ, ст. 66). Иначе работодатель нарушает закон.

3. Что делать, если сотрудник отказывается подписать заявление о потере?

   Работодатель может оформить акт о невозможности получения подписи в присутствии свидетелей и продолжить оформление новой книжки.

4. Можно ли использовать одну трудовую книжку для нескольких работодателей?

   Да, трудовая книжка передаётся от одного работодателя к другому. При этом каждый работодатель вносит запись о приёме и увольнении.

5. Какие сроки у работника на восстановление утерянной книжки?

   Восстановить утерянную книжку невозможно; вместо этого оформляется дубликат. Поэтому работодатель обязан выдать новую книжку по заявлению сотрудника.

Практический чек‑лист для HR‑специалиста

Отсутствие у нового сотрудника трудовой книжки – не препятствие к законному трудоустройству, если работодатель соблюдает установленный порядок:

• Получает письменное заявление о причине отсутствия книжки;
• Оформляет новую книжку или вносит запись в электронный реестр;
• Соблюдает сроки (не более 5 рабочих дней с момента начала работы);
• Ведёт корректный учёт, если у работника одновременно находятся две книжки.

Тщательное документирование и знание актуальных разъяснений Минтруда (письма от 2022 г., постановления 1026‑6) позволяют избежать штрафов и конфликтов с контролирующими органами.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в региональное отделение Федеральной службы по труду.