Ситуация, когда в отделе кадров обнаруживается отсутствие трудовой книжки сотрудника, в 2026 году стала особенно актуальной. Сегодня, 22 мая 2026 года, Россия окончательно завершила переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), который стартовал еще несколько лет назад. Бумажный формат уходит в прошлое, но вопросы, связанные с отсутствием записей, ошибками в стаже и восстановлением данных, никуда не делись.

В этой статье мы подробно разберем, почему может не оказаться записи о стаже, как действовать, если «потерялись годы», и какие новые правила действуют для работодателей и работников.

Почему «нет трудовой книжки»: основные причины

Фраза «в кадрах нет трудовой книжки» может означать несколько разных ситуаций, каждая из которых требует своего решения:

• Полный переход на ЭТК. С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки больше не ведутся для тех, кто впервые поступает на работу. Для остальных они хранятся у работодателей только по заявлению работника, но юридическую силу имеет именно электронный реестр Социального фонда России (СФР).
• Ошибки и «слепые зоны» в стаже. Как отмечают эксперты, многие граждане сталкиваются с тем, что их бумажные книжки заполнены с нарушениями: смазанные печати, отсутствие записей о переименовании организаций, пропущенные годы. Раньше Социальный фонд мог отказать в учете такого стажа для пенсии.
• Отсутствие книжки у иностранных граждан. При приеме на работу граждан стран СНГ (например, Узбекистана) часто возникает вопрос: бумажной трудовой нет, а электронная еще не велась. Нужно ли заводить новую?

Что говорит закон о бумажных и электронных форматах

Цифровизация коснулась всех сфер, и трудовые отношения не стали исключением. Кандидат юридических наук Ирина Сивакова и другие эксперты неоднократно предупреждали: главным документом теперь является информация в базе СФР.

Если работодатель утверждает, что «в кадрах нет вашей трудовой», это может означать, что:

1. Данные не были своевременно переданы в Социальный фонд.
2. Произошла техническая ошибка при оцифровке архивов.
3. Работодатель игнорирует обязанность по ведению учета (что грозит штрафами).

Председатель комитета по вопросам финансов, налоговой и таможенной политики Даниил Гетманцев подчеркивал важность прозрачности данных для корректного расчета пенсий. Отсутствие записи в системе приравнивается к отсутствию стажа, пока не доказано обратное.

Проблемные ситуации и пути их решения

Печать отдела кадров вместо печати организации

Частый вопрос, который задавали Роструду: можно ли ставить печать отдела кадров? Ответ положительный: Роструд считает, что можно. Если в трудовой книжке (бумажной) стоит печать кадровой службы, она признается действительной, и требовать замены на круглую печать организации не нужно. Это упрощает жизнь кадровикам и работникам, чьи документы оформлялись с такими нюансами.

Граждане иностранных государств

При приеме на работу гражданина Республики Узбекистан (или другой страны), у которого нет бумажной трудовой книжки российского образца, работодатель должен:

• Завести новую бумажную трудовую книжку (если работник ранее не выбрал электронный формат и это его первое место работы в РФ).
• Либо, что более актуально в 2026 году, сразу формировать сведения в электронном виде в СФР.

Важно: стаж, полученный за рубежом, учитывается только при наличии международных договоров и надлежаще заверенных документов. Просто так «вписать» годы работы в Ташкенте без документов нельзя.

«Потерянные годы» и судебная практика

История знает примеры (в т.ч. из судебной практики Украины и регионов России), когда люди оставались без пенсии из-за нечитаемых записей или отсутствия архивных данных. Шестой кассационный суд общей юрисдикции (КСОЮ) в своих решениях указывал: бремя доказывания стажа лежит на работнике, но работодатель обязан хранить документы.

Если в 2026 году вы обнаружите, что в электронном профиле на портале «Госуслуги» или в выписке СФР отсутствуют периоды работы:

1. Обратитесь к бывшему работодателю за справкой или выпиской из приказов.
2. Если организация ликвидирована — ищите документы в архиве региона.
3. Подавайте запрос в СФР для проведения проверки и включения стажа на основании сохранившихся документов.

Региональный опыт: пример Вологодской области

В Вологодской области более 530 тысяч электронных трудовых книжек уже ведет ОСФР. Электронный вариант содержит те же сведения, что и бумажный, но защищен от потери и порчи. Статистика показывает: там, где внедрение ЭТК прошло активно, количество споров о стаге при выходе на пенсию сократилось в разы.

Что делать прямо сейчас?

Не ждите выхода на пенсию, чтобы проверить свой стаж; Алгоритм действий для каждого работника в 2026 году:

• Проверьте данные. Зайдите в личный кабинет на портале СФР или Госуслуг и закажите выписку о трудовой деятельности.
• Сравните с бумажным вариантом. Если у вас на руках бумажная книжка, убедитесь, что все записи внесены в электронный реестр.
• Требуйте исправлений. Если работодатель допустил ошибку или не передал данные, пишите заявление на имя руководителя с требованием исправить сведения и отправить корректирующий отчет в СФР.
• Сохраняйте документы. Приказы о приеме, увольнении, повышении, копии трудовых договоров храните дома. В случае спора они станут главным доказательством.

Помните: в эпоху цифрового кадрового делопроизводства фраза «в кадрах нет трудовой книжки» не должна становиться поводом для паники, но требует немедленного внимания. Ваша пенсия и социальный статус зависят от точности каждой записи в системе.