Трудовая книжка традиционно считается главным документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию гражданина. Именно записи в ней формируют будущие пенсионные права, а ошибки могут грозить не только уменьшением размера пенсии, но и потеркой стажа. Однако на практике часто возникают ситуации, когда работодатель или сам сотрудник задаются вопросом: обязательно ли вносить запись в трудовую книжку? Давайте разберем этот вопрос подробно, опираясь на актуальные требования закона и разъяснения специалистов.
Общее правило: работодатель обязан вести записи
По общему правилу, трудовое законодательство строго обязывает работодателей вносить записи о приеме на работу, переводах и увольнении в трудовые книжки сотрудников. Если должностное лицо пренебрегает этой обязанностью, оно может быть привлечено к дисциплинарной, а в предусмотренных законом случаях — к иной ответственности.
Как напоминают эксперты, записи о приеме на работу должны вноситься собственником или уполномоченным им органом после издания приказа, но не позднее недельного срока, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Таким образом, по умолчанию отсутствие записи является правонарушением.
Исключения из правил: когда запись не делается
Несмотря на строгое правило, существуют законные ситуации, когда работодатель не только может, но и не должен делать запись в трудовой книжке. К ним относятся:
- Краткосрочная работа (до 5 дней). Роструд неоднократно разъяснял: если специалист исполнял обязанности в компании 5 дней или меньше и решил уволиться, то трудовую книжку ему следует вернуть без записей. ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) не является полным аналогом бумажной трудовой книжки, поэтому правила для них различаются. Интересно, что внести запись о работе продолжительностью менее 5 дней не запрещено под страхом наказания, но прямой обязанности делать это нет.
- Работа по совместительству. По основному месту работы запись о совместительстве делается только по желанию самого работника. Если сотрудник не просит об этом, работодатель ничего не вносит.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). Для работников, впервые поступивших на работу после 1 января 2021 года (по некоторым данным, с учетом переходных периодов — после г.), бумажная трудовая книжка вообще не заводится. В таком случае сведения о стаже ведутся только в электронном виде, и хранить бумажную трудовую книжку работодатель не обязан.
Спорные и особые ситуации
Мобилизованные работники
Среди специалистов Роструда нет единого мнения по вопросу о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку мобилизованного работника о приостановлении или возобновлении действия трудового договора. Одни считают, что такие записи вносить не нужно, другие, напротив, утверждают, что это необходимо. На данный момент этот вопрос остается на усмотрение кадровика или решается согласно локальным нормативным актам.
Военная служба по призыву или контракту
Если у гражданина имелась трудовая книжка до поступления на военную службу, прямой обязанности у должностных лиц органов военного управления по внесению записей о прохождении службы не имеется. Следовательно, внесение таких записей можно рассматривать не более чем как акт доброй воли со стороны командования. Как правило, этот специальный стаж автоматически учитывается Социальным фондом России (СФР) при оформлении страховых пенсий.
Отсутствие записи об увольнении с прошлого места работы
Частая проблема кадровых служб: новый сотрудник приносит трудовую книжку, в которой нет записи об увольнении с предыдущего места работы. Законодательство о труде не обязывает нового работодателя делать какие-либо записи, связанные с предыдущим работодателем. Принимать такого сотрудника можно, однако новому работодателю следует быть внимательным: формально человек может все еще числиться на прежнем месте работы.
Чем грозит отсутствие записи для работника?
Некоторые сотрудники сами просят «не делать запись», ошибочно полагая, что так они избегут проблем, или работая по трудовому договору без записи. Как отмечают эксперты, это глупости, ведь трудовые книжки никто не отменял.
Последствия отсутствия записей могут быть серьезными:
- Проблемы при оформлении пенсии. Если Социальному фонду России понадобиться информация о том, где и сколько работал человек, а данных в ЭТК не хватит, придется разыскивать организации для подтверждения стажа. Отдельные периоды трудовой биографии могут существенно повлиять на размер пенсионных выплат, и потеря стажа из-за пустой трудовой обойдется очень дорого.
- Вопросы при трудоустройстве. Если записи нет несколько лет, у нового работодателя обязательно возникнут вопросы о том, чем занимался кандидат. Это вызовет подозрения и создаст ненужные проблемы.
- Исправление ошибок. Если запись была сделана с ошибкой, зачеркивать, замазывать или подделывать ее категорически запрещено. Неверные записи аккуратно признаются недействительными. Если работник не согласен с увольнением, он может обратиться в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке.
Ответственность работодателя
Отступление от правил ведения трудовых книжек является правонарушением. Однако на практике есть нюансы. Например, к административной ответственности за отсутствие в трудовых книжках записей о специальности могут не привлечь, если суд признает такое правонарушение малозначительным. Тем не менее, внимательная проверка документов и своевременное внесение записей позволяют избежать лишних рисков.
Трудовая книжка — это прямой путь к будущей пенсии. В большинстве случаев работодатель обязан делать запись, и уклонение от этой обязанности незаконно. Не делать запись можно лишь в строго определенных случаях: при работе менее 5 дней, при работе по совместительству (по желанию работника) или если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку. Если вы столкнулись с незаконным отказом от внесения записи, вы имеете полное право пожаловаться в трудовую инспекцию.