Важное напоминание: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты формирование сведений о трудовой деятельности в подавляющем большинстве случаев будет осуществляться исключительно в электронном виде. Однако многие работники, перешедшие на ЭТК ранее, сталкиваются с проблемой: в их бумажной трудовой книжке отсутствует обязательная запись об этом переходе.

Почему эта запись так важна?

Отсутствие записи о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в бумажном документе — это не просто формальность. Это серьезное нарушение, которое создает риски для работника на каждом этапе его трудовой жизни.

Невозможность официального трудоустройства

Новый работодатель при приеме на работу обязан запросить в Пенсионном фонде РФ (ПФР) актуальные сведения о трудовой деятельности кандидата. Если в бумажной трудовой книжке работника нет закрывающей записи о том, что он подал заявление о ведении его трудовой книжки в электронном виде, ПФР может не предоставить полную информацию.

Нарушение допустил предыдущий работодатель, не внесший эту запись. В результате у нового работодателя нет юридически значимого подтверждения, что стаж предыдущего работника учтен, что может привести к отказу в приеме на работу или задержке.

Риск потери или некорректного учета трудового стажа

Все сведения о трудовой деятельности, включая стаж, теперь хранятся в базе ПФР. Отсутствие корректирующей записи в бумажном носителе может вызвать расхождение данных между бумажным документом и электронной выпиской. Это чревато ошибками при назначении пенсии, пособий или иных льгот, зависящих от стажа.

Что говорит закон? Нормативная база

Ключевые документы, регулирующие этот вопрос:

• Федеральный закон от № 439-ФЗ (ст. 2, ч. 3) — обязывает работодателя при выдаче работнику на руки его бумажной трудовой книжки в связи с переходом на ЭТК сделать в ней соответствующую запись.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1), устанавливает общий порядок учета сведений о трудовой деятельности.

Важный нюанс: В «Книге учета движения трудовых книжек» порядок внесения записи при выдаче бумажного документа на руки в связи с переходом на ЭТК не нормативно предусмотрен. Однако, как разъяснил Роструд, это не снимает обязанности с работодателя сделать саму запись в самой трудовой книжке работника.

Кто и как должен исправить ситуацию?

Для работника (бывшего сотрудника)

Если вы обнаружили, что в вашей бумажной трудовой книжке нет записи о переходе на ЭТК, действуйте по следующему алгоритму:

1. Обратитесь к последнему работодателю. Напишите заявление (можно в свободной форме) с просьбой внести в вашу трудовую книжку запись в соответствии с ч. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ. В заявлении укажите, что вы подавали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, и просите сделать соответствующую отметку. Обязательно сослайтесь на статью закона.
2. Требуйте дубликат справки о трудовой деятельности в электронном виде. После внесения записи попросите у работодателя или в отделе кадров выдать вам дубликат справки из ПФР (или доступ к ней через личный кабинет на портале Госуслуг), которая подтверждает, что ваши сведения ведутся в электронном виде. Этот документ станет вашим главным доказательством для нового работодателя.
3. Если работодатель отказывается: Вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения к исполнению обязанности.

Для нового работодателя (при приеме на работу)

Если вы нанимаете человека, у которого в бумажной книжке нет записи о переходе на ЭТК, но он утверждает, что ведет ЭТК:

• Вы можете (и должны) самостоятельно внести запись в его бумажную трудовую книжку, если старый работодатель этого не сделал. Руководствуйтесь буквальным содержанием ст; 2 ФЗ № 439-ФЗ. Запись должна содержать ссылку на заявление работника о переходе на ЭТК.
• Обязательно запросите у работника дубликат справки о трудовой деятельности в электронном виде из ПФР. Это главный документ для подтверждения его стажа.
• Примите работника на работу, но уведомите предыдущего работодателя о необходимости исправления ошибки.

Как должна выглядеть правильная запись?

В бумажную трудовую книжку вносится запись следующего содержания (пример):

«[Дата] Работник [ФИО] подал(а) заявление о ведении его(ее) трудовой книжки в электронном виде. Сведения о трудовой деятельности работника подлежат внесению в электронную трудовую книжку в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»

Запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации.

Типичные ошибки и мифы

• Миф: «Если у меня уже есть ЭТК, бумажная книжка не нужна».
  Реальность: Бумажная книжка с корректной «последней» записью остается юридическим документом до конца вашей карьеры. Ее необходимо хранить.
• Ошибка: Внесение записи «Уволен. Переход на ЭТК».
  Правильно: Запись должна быть о подаче заявления о переходе, а не об увольнении. Увольнение отражается отдельной записью.
• Миф: «ЭТК — это только для новых работников».
  Реальность: Любой работник, состоящий в трудовых отношениях, может перейти на ЭТК по своему заявлению.

Проверьте свою бумажную трудовую книжку. Найдите в ней последнюю запись. Если после записи об увольнении с предыдущего места работы нет записи о подаче заявления на ЭТК, это проблема.

Действуйте быстро. Обратитесь к прошлому работодателю с требованием внести пропущенную запись. Сделайте это до того, как вам понадобится трудоустраиваться.

Получите дубликат справки из ПФР. Это ваш главный страховочный документ в цифровом формате.

Храните бумажную книжку бережно. Даже после перехода на ЭТК она остается важным документом, подтверждающим историю вашего трудоустройства до перехода.

Напоминайте новому работодателю о необходимости запроса данных в ПФР. Это его обязанность, но ваша задача, иметь на руках все подтверждающие документы.