Ситуация, когда новый работодатель не внес запись о вашем приеме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную), — серьезное нарушение. Оно может создать проблемы при будущем трудоустройстве, расчете пенсии или получении других социальных гарантий. Данная статья объясняет, почему это происходит, кто и как должен исправлять ситуацию, и какие шаги необходимо предпринять работнику.
Почему запись может отсутствовать? Основные причины
Отсутствие записи о приеме на работу — это не просто халатность кадровика. Причины могут быть следующими:
- Ошибка при оформлении: Кадровый сотрудник забыл или пропустил этот обязательный шаг.
- Работник перешел на электронный формат (СТД): Это самая частая причина путаницы в последние годы. Если работник ранее подал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде, его бумажная трудовая книжка перестает вестись. При новом трудоустройстве он должен предъявить новому работодателю и бумажную книжку (с записью о подаче заявления на СТД), и форму СТД-Р (выданную прежним работодателем при увольнении). Новый работодатель вносит запись не в бумажную книжку, а в вашу электронную трудовую.
- Работодатель — ИП или малая организация: В небольших компаниях кадровое делопроизводство может вестись неформально, что приводит к упущениям.
- Намеренное уклонение: К сожалению, иногда отсутствие записи используется работодателем для сокрытия реального стажа или для нелегального использования труда.
Кто и как должен исправить отсутствующую запись?
Законодательство четко определяет порядок исправления ошибок в трудовой книжке.
Общее правило: исправляет тот, кто ошибся
Согласно Приказу Минтруда РФ № 320н (с изменениями) и разъяснениям, исправление неточных или неправильных записей, а также внесение недостающих обязательных записей вносит работодатель, который их должен был сделать. Это значит:
- Если вы устроились в компанию «А», а запись о вашем приеме в нее отсутствует, исправлять это должен работодатель «А».
- Если запись отсутствует в вашей электронной трудовой, информацию должен внести в систему ваш текущий (или предыдущий) работодатель через СЗВ-ТД.
Как происходит исправление?
Процедура регламентирована:
- Запрос от работника: Вы должны письменно (заявление) обратиться к работодателю, который допустил ошибку, с просьбой внести недостающую запись.
- Порядок исправления: Ошибочная запись (если она есть) зачеркивается одной чертой, правильная вносится в той же строке. Если места нет, исправление вносят сверху. На внутренней стороне обложки делается отметка о внесении изменений с указанием даты и подписью ответственного лица (п.8 Приложения 2 к Приказу № 320н).
- Если предыдущий работодатель прекратил деятельность: В этом случае исправление вносит новый работодатель по месту последней записи или по месту текущей работы, но на основании документов из ликвидированной организации (например, из архива).
Что делать работнику, если работодатель отказывается исправлять?
Если ваш работодатель (предыдущий или текущий) уклоняется от внесения записи, действуйте по следующему плану:
Шаг 1: Письменное обращение (заявление)
Направьте руководителю организации или в отдел кадров заявление в двух экземплярах с просьбой внести запись о приеме на работу (или исправить ошибку). На вашем экземпляре должен стоять входящий номер и дата приема. Это будет доказательством ваших действий.
Шаг 2: Обращение в государственные органы
Если ответа нет или он отрицательный, подайте жалобу:
- В Государственную инспекцию труда (ГИТ): Они проводят проверки и выдают обязательные для исполнения предписания. Это основной орган, контролирующий соблюдение ТК РФ.
- В Прокуратуру: Как надзорный орган, она может направить протест или представление об устранении нарушений.
- В суд: Подайте исковое заявление о восстановлении трудовых прав, внесении correct записи в трудовую книжку и взыскании компенсации за задержку выплат (если есть). Суд постановит решение, которое будет обязывать для работодателя.
Шаг 3: Проверка через портал «Работа в России» или МФЦ
Для случаев с электронной трудовой книжкой:
- Зайдите на портал «Работа в России» (rabota.ru) или «Госуслуги» в раздел «Сведения о трудовой деятельности». Проверьте, поступила ли от работодателя информация о вашем трудоустройстве.
- Посетите МФЦ. Сотрудники центра могут помочь с запросом информации в ФНД (Фонд пенсионного и социального страхования) или дать консультацию по дальнейшим действиям.
Особенности при работе с электронной трудовой книжкой (СТД)
С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном формате становится обязательным для большинства работодателей. Здесь нюансы:
- Если вы отказались от бумажной книжки и перешли на СТД, то при увольнении вам должна быть выдана форма СТД-Р (справка с данными о работе). Это ваш основной документ.
- При приеме на новую работу вы должны сообщить работодателю о наличии у вас электронной трудовой и предоставить СТД-Р. Работодатель обязан запросить ваши сведения из ФНД и внести в них запись о приеме.
- Если запись в электронном формате не появилась, действуйте по схеме выше: заявление -> ГИТ/суд.
- Важно: Бумажная трудовая книжка, в которую уже внесена запись об увольнении, не заполняется заново. Она остается у вас как архивный документ.
Ответственность работодателя за невнесение записи
Невнесение обязательной записи о приеме на работу, это административное правонарушение. По ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо (директор, главный бухгалтер, кадровик) может быть привлечено к ответственности в виде:
- Предупреждения или
- Штрафа от 1 000 до 5 000 рублей.
Кроме того, работодатель по решению суда может быть обязан:
- Внести недостающую запись.
- Взыскать с вас компенсацию за задержку выплат (если из-за отсутствия записи вы не получили зарплату или другие выплаты вовремя).
- Возместить моральный вред (в редких случаях).
Краткая памятка для работника
- Определите формат: У вас бумажная или электронная трудовая книжка? Посмотрите, есть ли у вас форма СТД-Р от прошлого работодателя.
- Обратитесь к виновнику: Напишите заявление тому работодателю, который должен был внести запись (чаще всего — последнему или предпоследнему).
- Проверьте электронный формат: Если у вас СТД, проверьте запись на портале «Работа в России».
- Жалоба в ГИТ/суд: При отказе или бездействии подавайте жалобы. ГИТ — быстрый способ, суд — наиболее эффективный, но длительный.
- Сохраняйте все документы: Копии заявлений, ответов (или отсутствия ответа), трудовой договор, расчетные листки, СТД-Р — все это ваши доказательства.
Отсутствие записи о трудоустройстве — это не приговор. Закон на стороне работника. Главное — действовать последовательно: начать с письменного обращения к работодателю, а затем, при необходимости, привлекать контролирующие органы и суд. Не стоит игнорировать эту проблему, так как последствия могут сказаться на вашем пенсионном обеспечении и трудовых правах в будущем.
Статья составлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н, КоАП РФ) и разъяснений контролирующих органов. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.