Отсутствие записи об приеме на работу или увольнении в трудовой книжке – одна из самых частых кадровых проблем. Она может возникнуть по разным причинам: ошибка при оформлении, потеря документов, ликвидация предыдущего работодателя и др. В статье разберём, как правильно поступить, какие нормы Трудового кодекса и разъяснения Роструда, КонсультантПлюс и судебной практики к этому относятся, а также какие формы и сроки заполнения entries требуются в 2026 году.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону № 103-ФЗ «О трудевых книжках», работодатель обязан в течение трёх дней со дня приема (или увольнения) внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника. Запись должна быть заверена печатью организации (если она имеет право её использовать) и подписью руководителя.

• Приём на работу – запись в графе 2 (дата приема), графе 4 (номер и дата приказа) и графе 5 (должность).
• Увольнение – запись в графе 6 (дата увольнения), графе 8 (причина увольнения) и графе 9 (номер приказа об увольнении).

Если запись пропущена, она считается недействительной и может привести к проблемам при расчёте стажа, назначении пенсии и выплате компенсаций.

Что говорит Роструд

В разъяснениях Роструда от 12 марта 2026 г. указано:

1. При приёме сотрудника на декретную ставку по срочному трудовому договору запись о приёме обязана быть внесена в трудовую книжку.
2. Если запись об увольнении внесена с ошибкой (например, указана повторяющаяся дата и номер приказа), её можно признать недействительной.
3. В случае, когда запись об увольнении была произведена неправильно, работник имеет право требовать её исправления.

Судебная практика

Верховный Суд РФ в 2026 году подтвердил, что отсутствие записи об увольнении делает её недействительной, если работодатель не предоставил доказательства иного факта увольнения. Поэтому при восстановлении сотрудника на прежней работе или при изменении причины увольнения необходимо внести корректирующую запись.

Как правильно оформить запись, если её нет

Ниже – пошаговая инструкция, основанная на рекомендациях КонсультантПлюс и типовых образцах заполнения трудовой книжки 2026 года.

Приём на работу без записи

1. Собрать документы: копию трудового договора, приказ о приёме, документ, подтверждающий должность.
2. Сформировать запись в соответствии с образцом:
• Графа 2 – дата приёма.
• Графа 4 – номер и дата приказа (например, «Приказ № 156 от »).
• Графа 5 – должность.
3. Закрыть запись подписью руководителя и печатью организации.
4. При необходимости – внести исправление в уже существующую запись, оформив её как «исправление записи» с указанием даты и причины.

Увольнение без записи

1. Определить причину увольнения (по статье 81 ТК РФ, по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.).
2. Сформировать приказ об увольнении с указанием даты, причины и номера приказа.
3. Внести запись в трудовую книжку:
• Графа 6 – дата увольнения.
• Графа 8 – причина увольнения.
• Графа 9 – номер приказа.
4. Если запись была пропущена, оформить её как дополнительную запись с пометкой «исправление записи об увольнении».
5. Закончить оформление подписью руководителя и печатью.

Пример готового оформления

Запись о приеме на работу
Графа 2: 
Графа 4: Приказ № 156 от 
Графа 5: Инженер-технолог

Запись об увольнении
Графа 6: 
Графа 8: По соглашению сторон
Графа 9: Приказ № 210 от 

Что делать, если запись полностью отсутствует

Если в книжке сотрудника нет ни одной записи о приёме, ни одной о увольнении, работодатель вынужден действовать в следующих случаях:

• Обратиться в ГИТ (Государственный инспектор по труду) с запросом о внесении недостающих записей.
• Подать заявление в суд с требованием признать запись недействительной и обязать предыдущего работодателя внести её.
• Восстановить сведения на основании копий договоров, приказов, справок и иных подтверждающих документов.

Важно помнить, что в отсутствие записи работник может оспорить факт работы у предыдущего работодателя, что может привести к спорам о стаже и правах на пенсию.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли вносить запись о временно отсутствующем работнике?
   
   Да. По разъяснениям Онлайн‑инспекции, запись о временном отсутствии (например, по болезни) оформляется в графе 10 с указанием даты начала и окончания отсутствия.
2. Можно ли оформить запись без печати?
   
   Согласно Федеральному закону № 82‑ФЗ , печать не обязана ставиться, если иное не предусмотрено уставом организации. Однако запись должна быть подписана руководителем.
3. Как оформить исправление записи?
   
   В графе 1 (или в отдельный лист) делается отметка «Исправление записи», указывается дата исправления, номер и дата приказа, а также подпись руководителя.
4. Какие сроки у работодателя на внесение исправлений?
   
   Согласно практике КонсультантПлюс, исправление должно быть выполнено в течение 10 рабочих дней с момента выявления ошибки.

Отсутствие записи об приеме или увольнении в трудовой книжке – не просто формальная ошибка, а потенциальный риск для обеих сторон. Правильное оформление, своевременное внесение исправлений и соблюдение требований Роструда и судебной практики позволяют:

• Избежать споров о стаже и правах на пенсию.
• Сохранить юридическую чистоту кадровых документов.
• Своевременно устранить недостающие записи без обращения в суд.

Для этого рекомендуется:

1. Вести учёт всех приказов и договоров.
2. Регулярно проверять заполненность трудовой книжки.
3. При выявлении пробелов сразу оформлять дополнительные записи или исправления с подписью и печатью.
4. При необходимости обращаться в ГИТ или в суд для официального признания записей недействительными.

Соблюдение этих рекомендаций поможет как работодателю, так и сотрудникам избежать недоразумений и обеспечить корректное оформление трудовых отношений в соответствии с действующим законодательством РФ.