В 2021‑2026 годах в России активно переходят на электронные формы ведения трудовой деятельности․ При этом работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда новый сотрудник не подаёт заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․ Ниже – подробный разбор того, что подразумевает отсутствие такого заявления, какие последствия это влечёт и как правильно действовать․
Что говорит закон
По части 6 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от работник, который не определился с выбором формы ведения трудовой книжки и не отказался от ведения бумажной, не подпадает под обязательные требования к выбору формы․ Иными словами, отсутствие заявления не является основанием для принудительного перехода на электронную форму․
Таким образом, Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя получать заявление работника о согласии или отказе от электронного ведения трудовой книжки в момент приёма на работу․
Последствия отсутствия заявления
Отсутствие заявления может привести к следующим ситуациям:
- Неоднозначность в документообороте – работодатель не знает, в каком виде вести трудовую книжку․
- Риски при проверках – инспекторы могут задать вопросы о выборе формы, однако закон позволяет продолжать ведение бумажной книги, если работник её не отверг․
- Недостаток информации для сотрудника – в случае увольнения работник может не получить копию своей трудовой книжки в требуемом виде․
Как действовать работодателю
Если в процессе приёма на работу вы обнаружили, что кандидат не подал заявление о способе ведения трудовой книжки, выполните следующие шаги:
- Уведомьте сотрудника о возможности выбора формы (бумажная или электронная) и о том, что в случае отсутствия заявления будет продолжено ведение бумажной трудовой книжки․
- Получите письменное подтверждение от сотрудника о том, что он согласен с продолжением бумажного ведения․ Это может быть простое подписанное заявление․
- Запишите решение в кадровых документах – в личном деле сотрудника отметьте, что заявление о выборе формы не получено, но ведётся бумажная форма․
- Обеспечьте доступ к электронной системе (если компания использует её) – в случае, когда сотрудник позже захочет перейти на электронную форму, необходимо оформить новое заявление․
Как действовать работнику
Если вы приняли на работу, но не успели (или не хотели) подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, помните, что:
- Вы имеете право продолжать вести бумажную трудовую книжку, если работодатель не потребовал иного․
- При желании перейти на электронную форму в любой момент можно подать заявление о её начале․
- Важно сохранять копию всех документов, подтверждающих ваш выбор формы, чтобы избежать недоразумений при смене работодателя․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку и не могу её предоставить?
Ответ: По части 6 статьи 2 закона № 439‑ФЗ отсутствие оригинала не является основанием для отказа в ведении трудовой деятельности․ Работодатель может оформить вторую бумажную книжку или перейти на электронную форму, но для этого потребуется ваше заявление о выборе способа․
Вопрос: Обязан ли работодатель уведомить меня о возможности выбора формы?
Ответ: Да․ По практике Трудового права (см․ разъяснения Минтруда от ) работодатель обязан уведомить сотрудника о возможности выбора формы ведения трудовой книжки․ Однако отсутствие уведомления не освобождает от обязанности оформить заявление, если работодатель требует его предоставления․
Вопрос: Можно ли сразу перейти на электронную форму без заявления?
Ответ: Нет․ Переход на электронную форму требует письменного заявления работника о согласии на её ведение․ Без такой записи работодатель не может официально перенаправить данные в электронный формат․
Примеры из практики
Пример 1․ В январе 2021 г․ в организацию был принят сотрудник, который предоставил бумажную трудовую книжку с отметкой об увольнении ․ Поскольку заявление о выборе формы не было подано, компания продолжала вести его в бумажном виде․
Пример 2․ В марте 2021 г․ работник, потерявший оригинал книжки, не смог её восстановить․ Работодатель, согласно разъяснениям ГАРАНТ․РУ, продолжил вести трудовую деятельность в бумажном виде, но в дальнейшем предложил сотруднику перейти на электронный формат после подачи заявления․
Отсутствие заявления о способе ведения трудовой книжки не является препятствием для начала трудовых отношений․ Главное – соблюдать требования закона и документировать все действия:
- Уведомить сотрудника о возможности выбора формы․
- Получить письменное подтверждение (или отказа) от сотрудника․
- Записать решение в кадровых документах․
- Обеспечить возможность перехода на электронную форму в будущем․
Соблюдая эти простые правила, вы минимизируете риски при проверках и обеспечите прозрачность отношений с сотрудниками․
Автор: кадровый консультант, 23 мая 2026 г․