Согласно действующему трудовому законодательству РФ, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на работодателя, однако непосредственное исполнение этих функций поручается конкретному сотруднику, которого назначает руководитель организации. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок назначения, обязанности и последствия несоблюдения требований.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести и хранить трудовые книжки.
• Правила ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 320н от ) – пункт 45 регламентирует порядок учета, хранения и выдачи документов.
• Приказ о назначении ответственного лица – внутренний документ работодателя, оформляемый в соответствии с пунктом 45 Правил.
• Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе» (в части ведения кадровой документации) – уточняет требования к учету и сохранности трудовых книжек.

Кто может быть назначен ответственным?

Обычно ответственным за трудовые книжки назначают:

1. Сотрудника отдела кадров (кадровик, специалист по работе с персоналом).
2. Начальника отдела кадров – в крупных организациях, где функции распределены между руководителем и исполнителем.
3. Секретаря/ассистента руководителя – в небольших фирмах, где нет выделенного кадрового подразделения.
4. Другое уполномоченное лицо – по решению руководителя, если у сотрудника есть необходимая квалификация и доступ к документам.

Важно, чтобы выбранное лицо обладало:

• знанием трудового законодательства и внутренних нормативных актов;
• навыками работы с документооборотом (прием, выдача, заполнение, учет);
• умением обеспечивать сохранность бумажных носителей ( условия хранения, защита от повреждений, пожара и т.д.).

Обязанности ответственного лица

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения трудовых книжек и внутренними приказами, ответственный сотрудник выполняет следующие функции:

1. Прием и выдача трудовых книжек сотрудникам при приеме на работу, увольнении, переводе и других кадровых мероприятиях.
2. Заполнение и оформление записей о работе, профессии, квалификации, наградах и вкладышей.
3. Учет и хранение трудовых книжек в специально оборудованном месте (сейф, металлический шкаф, архив с контролируемым доступом).
4. Контроль за сохранностью – periodic inspection, проверка состояния обложек, страниц, отсутствие повреждений.
5. Ведение журнала учета (или электронного реестра) движения трудовых книжек: дата приема, выдачи, фамилия сотрудника, номер книжки.
6. Обеспечение конфиденциальности – доступ к документам только уполномоченным лицам.
7. Подготовка и хранение приказов о назначении ответственного лица, а также внутренних инструкций по работе с трудовыми книжками.
8. Взаимодействие с контролирующими органами (Государственная инспекция труда, Пенсионный фонд) при запросах и проверках.

Процедура назначения ответственного лица

Назначение оформляется внутренним приказом руководителя предприятия. Типовой порядок:

1. Инициатива – отдел кадров или юридическая служба готовит проект приказа, ссылаясь на пункт 45 Правил и ст. 66 ТК РФ.
2. Согласование – проект направляется на согласование руководителю подразделения, где будет работать ответственный, а также юристу для проверки соответствия законодательству.
3. Утверждение – руководитель организации подписывает приказ.
4. Ознакомление – приказ доводится до сведения назначенного сотрудника под роспись; копия хранится в личном деле и в отделе кадров.
5. Регистрация – приказ вносится в журнал приказов по личному составу (или в электронную систему документооборота).

Примерный приказа:

Приказ № ___ от «__» __________ 2026 г.
О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Пример приказа (образец заполнения)

ПРИКАЗ
№ 123 от 22 мая 2026 г.
г. Москва

О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденными Приказом Минтруда России № 320н от , и ст. 66 ТК РФ:

Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек:
 Иванова Петра Сергеевича, специалиста отдела кадров (табельный номер 4567).

Возложить на указанного сотрудника следующие обязанности:
 ⎻ прием и выдачу трудовых книжек;
 ⎻ заполнение и оформление записей;
 ⎻ учет и хранение в условиях, обеспечивающих их сохранность;
 ⎻ ведение журнала движения трудовых книжек;
 ⸺ обеспечение конфиденциальности и доступности документов для уполномоченных лиц;
 ⎻ взаимодействие с контролирующими органами.

Настоящий приказ вступает в силу с дня его подписания.

Контроль за исполнением приказа возлагается на генерального директора ООО «Пример».

Генеральный директор ______________/И.И. Иванов/

Ответственность за нарушение требований

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет:

• Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций.
• Дисквалификацию на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
• Гражданско-правовые последствия – возмещение ущерба работнику (например, утеря трудовой книжки приводит к сложностям при подтверждении стажа и выплате пенсии).
• Репутационные риски – потеря доверия сотрудников и контролирующих органов.

Поэтому назначение ответственного лица и строгое соблюдение инструкций по хранению трудовых книжек – не только юридическая обязанность, но и элемент эффективного управления персоналом.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определить место хранения – сейф или металлический шкаф с ограниченным доступом, расположенный в сухом, защищенном от света помещении.
2. Ввести журнал учета – бумажный или электронный, где фиксируются все операции с трудовыми книжками.
3. Проводить периодические инвентаризации (не реже одного раза в год) и акты о состоянии книжек.
4. Обеспечить обучение ответственного сотрудника – внутренние инструкции, семинары по трудовому праву и работе с документами.
5. Разработать внутреннюю инструкцию по ведению трудовых книжек, утвердить её приказом и довести до всех сотрудников отдела кадров.
6. Использовать защитные средства – папки с плотной обложкой, антикоррозийные покрытия для металлических шкафов, системы пожарной сигнализации в архиве.
7. Документировать все действия – копии приказов, журналы, акты приема‑передачи хранятся не менее 50 лет (согласно требованиям к кадровой документации);

Ответственность за хранение трудовых книжек лежит на работодателе, но фактическое исполнение возлагается на конкретное уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя. Четкое соблюдение нормативных требований, грамотное оформление приказа, надлежащее обучение и контроль позволяют избежать штрафов, защитить права работников и обеспечить надежное ведение кадровой документации в организации.

Если вам необходим образец приказа или инструкции по работе с трудовыми книжками – обращайтесь в отдел кадров или юридическую службу вашей компании; они подготовят документы, соответствующие актуальному законодательству на 2026 год.